Hvad er der i en medarbejderlønningsfil?

Medarbejderlønningsfilen er opbevaringsstedet for alt, der har at gøre med en medarbejders lønseddel. Hovedårsagen til at oprette en lønningsfil er at begrænse adgangen til resten af ​​de fortrolige oplysninger, der er placeret i personalepilen.

Lønningsfilen gør det muligt for regnskabspersonalet at betale medarbejderen uden at få adgang til medarbejderens fortrolige oplysninger. Regnskabspersonale kan holde lønregister hvor det giver mening for at betale medarbejderen.

I tilfælde, hvor lønning og regnskab er outsourcet, er dette en endnu mere anbefalet praksis for medarbejderens lønregister.

Lønningsfilen begrænser tilgængeligheden til fortrolige medarbejderoplysninger. Medarbejderlønningsfilen gør det muligt for regnskabs- og økonomipersonalet at få de oplysninger, de har brug for til at betale medarbejderen på en praktisk placering. Placeringen skal være sikker og utilgængelig for alle andre medarbejdere.

Du skal imponere på regnskabspersonalet, at oplysningerne i lønlistefilerne er fortrolige og ikke bør deles uden tilladelse og fraskrivelse fra HR-medarbejdere. Ligeledes bør regnskabspersonale dele oplysninger om medarbejderpriser, kampagner, bonusser og andre oplysninger, der er fortrolige for medarbejderne.

Menneskelige ressourcer behøver ikke at overvåge regnskabernes adgang til medarbejderlønningsfilerne. Som det anbefales til relaterede medarbejderfiler såsom personale og medicinske filer, bør du begrænse adgangen til lønlistefilen.

Kun personer, der skal have oplysningerne til at udføre deres arbejde, bør se indholdet.

Indholdet i en medarbejderlønningsfil

Dette er en foreslået, men ikke fuldstændig omfattende, en liste over, hvad der tilhører en medarbejderlønningsfil.

• Tilbudsbrev underskrevet af ansættelsesleder, Human Resources og medarbejder
• Betalingsgodkendelse underskrevet af Human Resources og ansættelseslederen, når der findes en medarbejderkontrakt.
• W-4 Form
• Papirarbejde og autorisation vedrørende enhver medarbejder fordel, der indebærer et lønseddel
• Direkte indbetalingstilladelsesblanket
• Lønnede tidsregnskabsskemaer
• Ugentlige tidsskemaer per time
• Tidskortregistre, hvor de anvendes
• Tilstedeværelsesdokumenter
• Forespørgselsgebyr, herunder dokumentation og kvitteringer for rejse- og andre autoriserede udgifter
• Undervisningsskemaer og kvitteringer for betaling, bøger mv.
• Betal på forhånd ansøgningsskemaer
• Selskabslånsdokumenter og betalingsplan
• Bestillingsordrer og -registre
• Tilladelse til udgivelse af privat information
• Papirarbejde vedrørende hver medarbejders rejse
• Papirarbejde relateret til bonus, fortjeneste deling eller anerkendelsespris
• W-2 formularer
• Godkendelse til andre lønningsaktioner, der Din virksomhed tillader

Yderligere dokumenter relateret til personalets filer er tilgængelige.

• Personelfiloversigt
• Personalefiladgangspolitik

Også kendt som medarbejderfiler, medarbejderposter, personalematerialefiler, dokumentation

Susan Heathfield gør alt for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning på denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat. Indholdet på webstedet må ikke fortolkes som juridisk rådgivning.

Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så artiklerne kan ikke være endelige på dem alle for din arbejdsplads. Når du er i tvivl, søg altid advokat. Oplysningerne på webstedet er kun vejledende.