Nøgler til Business Phone Greetings

Tal om første indtryk; telefonhilsner er kritiske. Udsigterne afgør, om du skal gøre forretninger eller ej. Irate kunder beslutter, hvor hjælpsomme og kompetente du er. Alligevel er der mange virksomheder, der møder telefonhilsen til det punkt, at medarbejderne hader at sige det og kunder og udsigter frygter at lytte til det.

Når det kommer til telefonhilsner, er der strøm i enkelhed. For at opnå de bedste resultater indarbejder du tre nemme elementer i din virksomheds telefonhilsner: behagelig, kortfattet og oprigtigt.

Telefonhilsner skal være behagelige

En behagelig telefonhilsen er afgørende for et vellykket opkald, fordi det sætter scenen følelsesmæssigt. Generelt har lyttere tendens til at spejle eller "fange" de følelsesmæssige tilstande af højttalere. Dette er et kommunikationsprincip, der gælder om man taler til en gruppe på 1000, et lille møde på 10 eller en enkelt kunde over telefonen.

Med andre ord svarer folk i naturalier. Hvis vi besvarer telefonen gruffly, er chancerne for, at den, der ringer op, bliver gruff. Hvis vi besvarer telefonen behageligt, er chancerne for, at den, der ringer op, vil være behageligt, og vi ved alle, hvilken opkaler der er lettere at arbejde med.

Forestil dig at du er kunde, der ringer til et forretningssted. Den professionelle i den anden ende af telefonen lyder irriteret. Hvad er dit svar på en telefonhilsen?

Når jeg er kunde, har mit svar tendens til at være irritation. Jeg begynder at tænke på mig selv: "Nå, du tror du er irriteret nu?" Vent, indtil du er færdig med mig, så vil du vide, hvad irritation er! " Jeg var ikke engang irriteret, da jeg ringede til virksomheden. Jeg har simpelthen fanget den professionelle irritation.

Jeg har også haft den modsatte oplevelse som kunde. Jeg er irriteret, meget irriteret. Jeg vil virkelig lade nogen have det. Jeg ringer til virksomheden, men den person, der svarer telefonen er så flot og professionel, at jeg ikke kan bringe mig til at råbe på dem.

Jeg hader, når det sker. Denne gang har jeg fået deres professionalisme.

En af de nemmeste måder at nå frem til en følelsesmæssig tilstand, som at være behagelig, er at bruge kropssprog. Forskning udført af John Grinder og Richard Bandler antyder, at kropssprog hjælper med at skabe følelsesmæssige tilstande. Hvis vi bærer os med nedtonede skuldre, frowning ansigt, bøjet hoved, afvende øjne og lavt vejrtrækning, vil vi nok føle sig deprimerede. Hvis vi smiler, trækker vejret dybt, trækker vores skuldre tilbage og ser lige frem, vil vi nok føle os godt. Hvordan bærer du dig selv hele dagen på arbejde?

Jeg anbefaler, at fagfolk etablerer et ritual, før du besvarer telefonen. For at lyde behageligt skal vi bære os i overensstemmelse hermed. Min telefon hilsen ritual er at sidde op på kanten af ​​mit sæde, træk skuldre tilbage, tag en dyb indånding, smil, lad telefonen ringe to gange, så svar.Jeg svarer aldrig på min telefon, medmindre jeg har gennemgået mit ritual. Min forretning er for vigtig.

Nogle gange vil jeg endda stå, før jeg svarer på telefonen, hvis jeg har brug for en ekstra energibesparelse. Stå på hovedet. Gør jumping jacks. Gør det, der er nødvendigt for at opnå en behagelig tilstand, før du besvarer telefonen. (Inden for grænserne selvfølgelig.)

Telefonhilsner skal være oprigtige

Ingen scripts. Jeg er imod at skribere telefonhilsener, fordi de lyder uigenkaldeligt, irriterer opkald og afskrækker medarbejdere. Skriftede hilsner indeholder normalt en slags slogan. "Hej. Det er en smuk dag her hos XYZ Company."

Nu er jeg ligeglad med, hvor du arbejder. Det kan ikke være så godt hele dagen. På et tidspunkt siger, "Det er en smuk dag …" vil være en strækning eller ubegrænset. Den anden risiko er, at den, der ringer op, er irat. En medarbejder fra et møbelfirma betroede mig, at hun hadede at svare på telefonen, "Det er en smuk dag …" fordi irate callers ville snappe tilbage: "Nå det er ikke en smuk dag hvor jeg er og kommer her og reparer denne ting!" Er det underligt, hvorfor medarbejdere og kunder hader skripte hilsner?

Du vil have hilsen til at være naturlig, hvilket også gør det nemmere at lyde behageligt konsekvent.

Nøgleelementerne af en telefonhilsen er din afdeling eller firmanavn, dit navn og et tilbud om hjælp, som i disse præsentations telefonhilsener.

Et eksempel på en telefonbordshilsen på telefonbordet lyder måske som dette, "XYZ Company. Dette er Bob. Hvordan kan jeg foretage dit opkald? "

En hilsen fra en person i regnskabsafdelingen lyder måske som denne," Regnskab. Dette er Bob. Hvordan kan jeg hjælpe dig? "

Angiv firmanavnet eller afdelingens navn, så kunder og kundeemner ved, at de er på det rigtige sted. Hvor mange gange har du været fem minutter i en Opkald kun for at indse, at opkalderen ville blive bedre tjent i en anden afdeling?

Angiv altid dit navn, fordi det er et tegn på autoritet. Hvis du angiver dit navn, betyder det at du er ansvarlig. telefonhilsen med et spørgsmål, der udtrykker dit ønske om at betjene den, der ringer op. (Se 8 regler for god kundeservice.)

Telefonhilsner skal kortfattes

Hold det kort . Jeg har hørt telefonhilsner, der er så lange, jeg frygtede, at den person, der reagerede på telefonen, ville hyperventilere og gå i hjertestop og forsøge at få det ud i et åndedrag.

Overdreven hilsener er uprofessionelle af mange grunde. Det lyder ikke godt eller oprigtigt, fordi det teknisk set er umuligt at udføre. Medarbejdere hader dem a da disse følelser kommer igennem. Opkaldere hader dem, fordi de spilder deres tid. Heldigvis er kortfattet sikkerhed ved at følge retningslinjerne ovenfor.

Sammenfatning

Telefonhilsner er en vigtig del af forretningen. For at få succes, behold telefonhilsnerne enkle. Øv et rituelt at være behageligt. Bliv uscripted. Vær kortfattet.

Se også Time Management Tips til udgående telefonopkald og tidshåndteringstips til indgående telefonopkald.