Prøve møde dagsorden til en første rådgivende bestyrelsesmøde

Efter at have fundet folk til at tjene på dit rådgivende udvalg, udsender invitationsbreve og vælger bestyrelsesmedlemmerne, er det på tide at starte planlægningen af ​​det første rådgivende bestyrelsesmøde. Nøglen til at få dit rådgivende udvalg ud til den rigtige start er at starte som du mener at fortsætte.

Du har allerede tænkt meget på, hvad du håber at få fra at have et rådgivende udvalg og ser frem til de råd og ekspertise, som dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer kan tilbyde i forskellige aspekter af din virksomhed som ledelse, marketing , bogføring, bemanding, kundeservice, teknologi mv.

Så du vil være sikker på, at du ved dette første møde kan lade dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer bidrage.

Planlæg mødet omkring et problem eller diskussionsemne

Dit første møde skal derfor ligesom alle dine rådgivende bestyrelsesmøder planlægges om et spørgsmål eller et problem. Du kan finde det nemmest at angive problemet som et mål. For eksempel, "Vi vil øge vores salg med 25% i næste kvartal. Hvordan kan vi gøre det?" Eller du kan angive emnet til diskussion mere generelt: "Hvordan kan vi reducere vores forretningsomkostninger?" eller "Hvordan kan vi øge produktiviteten, eller hvordan kan vi forbedre kundeservice?"

Saml de relevante baggrundsmaterialer

Når du har besluttet dig for diskussionsemnet, er det tid til at samle de materialer, som dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer har brug for.

Fordi dette er det første rådgivende bestyrelsesmøde, skal du inkludere en forretningsplan og andre dokumenter, der er relevante for diskussionsemnet, såsom diagrammer, grafer og faktablade, der illustrerer baggrunden for diskussionsemnet.

Hvis det er muligt, skal du sende en kopi af disse dokumenter til alle rådgivende bestyrelsesmedlemmer to uger i forvejen sammen med en kopi af dagsordenen.

Opret mødedagsorden

Nedenfor er et eksempel på en Dagsorden (med kommentarer til at køre mødet effektivt), som du måske vil bruge til dit første rådgivende bestyrelsesmøde.

Bemærk, at hver dagsorden er tidsbestemt; opbygge en tidsplan i dit møde og holde sig til det sikrer, at dit møde ikke bliver rammet ned og stimulerer diskussion på emnet.

Lav ordninger til optagelse af mødet minutter

Du vil også gerne lave nogle ordninger for optagelse af mødereferatet. Forsøg ikke at gøre det selv; du skal kunne deltage fuldt ud og lytte og bidrage godt er et fuldtidsjob. Hvis du ikke har nogen, der kan deltage og fungere som sekretær, bedes du få tilladelse fra dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer til at optage mødet.

Gør Forfriskninger til rådighed

At have forfriskninger til rådighed er en god ide.Kaffe, te, vand, juice og sunde snacks som frugt eller muffins er et godt præg og altid velkommen på møder. Efter dit første møde vil du have en følelse af deltagernes præferencer for drikkevarer og snacks og kan planlægge i overensstemmelse hermed til næste møde.

Slap!

Frem for alt bekymre dig ikke om din præsentation. Du er der for at dele din vision og håb for din virksomhed og søge råd, for ikke at imponere nogen med multimediepræsentationseffekter.

Dit langsigtede mål er at etablere et tillidsforhold med dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer, så fokuser i stedet på at sikre, at dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer går væk og føler at de er blevet hørt, og at de har bidraget til ledelsen af din virksomhed - og ser frem til det næste møde i bestyrelsen.

Jeg har medtaget kommentarer i denne mødeprøve til rådgivende bestyrelsesmøde for at lede dig igennem mødeprocessen. Du er velkommen til at udskrive denne dagsorden og tilpasse den til dine behov - du kan kopiere den direkte til et Word-, Excel- eller lignende kontorsdokument ved at vælge teksten og bruge kopi / indsæt (ved hjælp af Windows, skitserer teksten der skal vælges med musen , og tryk CTRL-C for at kopiere og CTRL-V til at indsætte).

Dit firmanavn - (udfyld)

Dagsorden

Dato - (udfyld)

Placering - (udfyld)

Begyndelses- / sluttidspunkt	Aktivitet
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introduktioner (Hvis du antager, at dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer ikke har mødt, introducer dig selv og alle bestyrelsesmedlemmerne, og giv dem en kort oversigt over deres ekspertise.)
10: 05-10: 10 a. m.	Hvorfor et rådgivende udvalg? (En kort redegørelse for, hvordan du ser rådgivende bestyrelsen i drift og de bidrag, du håber rådgivningsrådet kan gøre for din virksomhed. Inkluder detaljer såsom hvor ofte bestyrelsen mødes.)
10: 10-10: 20 a. m.	Spørgsmål (Hvis der er noget, så spørg dine bestyrelsesmedlemmer, hvordan de ser rådgivningsorganet i drift, og hvordan de håber at bidrage.)
	Diskussion Emne: (Indsæt dit spørgsmål / problem statement her.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Præsentation af diskussionsemnet (En oversigt over emnetes historie og hvordan det på nuværende tidspunkt påvirker virksomheden; afstå fra at give dine synspunkter / løsninger på dette tidspunkt.)
10: 25-11: 35 en. m.	Diskussion (Du vil beholde ideerne flyder på dette stadium, ikke afvise eller afvise ideer på dette tidspunkt. Du kan også bidrage med dine ideer / synspunkter.)
11: 35-11: 50 en. m.	Forslag / Beslutninger (Evaluering af de ideer, gruppen har hørt og vælger de bedste "løsninger".)
11: 50-11: 55 a. m.	Sammendrag (Summarer emnet, diskussionen og resultaterne for gruppen og fortæl dem hvad du planlægger at gøre.)
11: 55 a. m.	Afbrydelse

Dato for næste møde - (Udfyld)

Hvis du bruger denne tidsplan, er det et godt tidspunkt at tage dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer ud til en god frokost (især hvis snacks har ikke blevet serveret under mødet). Husk at mødet er overstået, og frokosten skal primært være en social lejlighed!

Hold møderne korte

Du bør aldrig have et rådgivende bestyrelsesmøde, der løber længere end to timer. To timer er lange nok til, at de fleste mennesker kan give deres uddelte opmærksomhed til opgaven ved hånden.

Start fremtidige møder med en gennemgang af tidligere emner af diskussion

I fremtidige møder skal du begynde med en gennemgang af, hvad du har gjort om det emne, der blev drøftet sidste møde, og invitér dine rådgivende bestyrelsesmedlemmers kommentarer om din virksomheds handlinger.

Fordi "møde og hilse" er ude af vejen, kan du have to diskussionsemner på fremtidige møder i dit rådgivende udvalg. Du kan endda have tre, hvis du tror, ​​at de passer komfortabelt ind i to-timers formatet. Men du bør aldrig have mere end tre.

Se også:

Hent styrken i et rådgivende udvalg

Forretningsplanens ledelsessektion

Forøg din virksomheds succes med daglig forretningsplanlægning