Hvordan man planlægger en virksomhedsmøde

Tillykke! Din virksomhed afholder et møde for en gruppe medarbejdere udvalgt fra alle niveauer i virksomheden. VD har givet dig ansvaret for projektleder for arrangementet. Disse tips og prøveprojektplan viser på en måde, at en projektleder kunne henvende sig til at opbygge projektplanen for et selskabsmøde eller tilsvarende komplekst projekt.

Planlæg projektet

Dit første skridt er at planlægge planen.

Du starter med at diskutere arrangementet med interessenterne. Hvis dette blev gjort sidste år, hvad gik der rigtigt? Hvad gik galt? Hvem lykkedes projektet og kan de hjælpe dig med at undgå faldgruber i år? Siden administrerende direktør har tildelt projektet til dig, hvad ønsker han / hun ude af begivenheden? Hvornår vil begivenheden være? Hvor? Hvad er budgettet?

Saml så mange oplysninger som muligt. Dette bliver det skelet, som du opbygger projektplanen på.

Byg teamet

Hvilke andre ressourcer har du brug for for at gøre dette projekt til en succes? Er der mennesker i andre afdelinger, der kan hjælpe dig med at gøre denne begivenhed til en succes? Hvad skal du gøre for at komme derhen hjælp? Kan du bare spørge eller skal du få formel godkendelse fra deres chef? Hvor meget tid har du brug for fra dem? Hvilke specifikke færdigheder har du brug for dem til at levere? Kan nogen anden give den færdighed, hvis den person, du ønsker, ikke er tilgængelig?

Hvordan kan HR hjælpe, da dette er et firma-bredt møde?

Har du brug for hjælp fra afdelingen for faciliteter? Hvad med marketingafdelingen? Har du brug for hjælp i dette område?

Planlæg dagsordenen

Når du ved, hvor længe mødet vil vare, begynder du at udfylde tidsblokkene. Har du brug for en åbnings højttaler? Hvem vil det være? Skal du holde deltagerne sammen eller vil du bryde dem ind i mindre grupper for en del af programmet?

Hvor mange andre højttalere skal du bruge? Hvem arrangerer de mindre sessioner, hvis du bryder ud?

Vil begivenheden tage mere end en dag? Hvordan lukker du Day One? Hvordan vil du genåbne på dag to?

Hvordan vil du pakke op i slutningen? Har du brug for en afsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistik hos personer, der tjekker ud af hotellet, hvis du bestiller en?

Find rummet

Find ud af, hvor mange mennesker der kommer. Derefter bestemme hvor stor en plads du har brug for. Hvor vil arrangementet afholdes? Er der plads på firmaets kontor eller har du brug for et større rum? Ønsker administrerende direktør mødet holdt off-site, så folk kan koncentrere sig, eller vil han / hun have det på kontoret for at minimere omkostningerne?

Hvilke egenskaber i dit område kan give det rum, du har brug for? Er et hotel i nærheden af ​​lufthavnen et godt valg for at minimere rejsetiden for folk, der ankommer fra byen, eller skal du finde noget ud af byen, der bliver roligere?

Hvad opkræver de forskellige steder for deres faciliteter? Hvad omfatter de og hvad skal du købe og har bragt i? Vil de tildele en person til dig at arbejde med? Hvad er deres politik vedrørende materiale og mennesker udefra?

Træk det af

Efter at have samlet svarene på mindst de fleste af disse spørgsmål, kan du begynde at sammensætte projektplanen.

Husk at det, vi viser her, er listen over projektopgaver, kun arbejdsopdelingsstrukturen (WBS). Det omfatter ikke nogen af ​​afhængighederne mellem opgaver eller tidslinjerne. Disse vil blive tilføjet senere.

Eksempel på selskabsmødeprojektplan

I planlægning af et projekt ved hjælp af de grundlæggende værktøjer til projektledelse diskuterede vi tankegangen bag projektplanlægning og bruger projektledelsesfærdigheder under planlægningsprocessen. Her er hvordan en projektplan for arbejdsafbrydelsesstruktur (WBS) kan se efter et projekt til planlægning af et selskabsmøde:

1. Planlæg projektet

1. Fastlæg budgettet
2. Diskuter med CEO for at opstille projektmål
3. Kontakt tidligere projektleder (PM) for tips
4. Bestem stakeholderlisten
5. Kontakt interessenter for input.
6. Angiv foretrukket dato for begivenheden
7. Bestem, hvor mange højttalere / præsentanter der er behov for
8. Bestem, hvor mange supportpersonale der er behov for
9. Bestem, hvor mange medarbejdere der skal deltage i
10. Angiv mulige placeringer for begivenheden > 2. Bygg projektgruppen

Få rep fra Marketing

1. Få rep fra HR
2. Se om Køb vil tildele nogen til at hjælpe
3. Spørg Susan om at håndtere alle højttalernes detaljer
4. Få rep fra Faciliteter > Planlæg projekt team kick-off møde
5. 3. Udvikle dagsordenen
6. 3a Planlægningsdag

Indstil starttidspunkt

Indstil tid, ordne sted og bemanding til registrering

1. Indstil længde af morgen session
2. Indstil længden af ​​taler
3. Beregn antal højttalere brug for morgenmødet
4. Rekruttere højttalere
5. Planlægning midt på morgenen (tid og længde)
6. Arranger opdatering af konferencelokale under pause (vand, skrald osv.)
7. Plan frokostpause (tid, længde , placering, menu, hvem betaler)
8. Plan eftermiddagsession (længde, antal højttalere)
9. Rekruttere eftermiddags højttalere
10. Plan Dag 1 lukning (tid, hvem, længde)
11. 3b Plan dag to > Indstil starttid
12. Indstil længde af morgen session

Beregn antal højttalere, der er nødvendige til morgenmødet

1. Rekruttere højttalere
2. Planlæg midt på morgenen (tid og længde)
3. Arranger opdatering af konferencelokale under pause (vand, skraldespand osv.)
4. Plan frokostpause (tid, længde, sted, menu, hvem betaler)
5. Plan eftermiddagsession (længde, antal højttalere)
6. Rekruttere eftermiddags højttalere
7. PlanAfsluttende tale (tid, hvem, længde)
8. Arranger check-out timing med hotel
9. 4. Planlæg rummet
10. Bestem antallet af deltagere
11. Planlægningsarrangementer (rækker vs tabeller)

Beregn plads krævet

1. Undersøg pladser, der er tilgængelige med den mængde plads (omkostninger, placering, inkluderede tjenester) > Tæl antallet af højttalere hver dag og totalt
2. Bestem antallet og typen af ​​supportpersonale, der er nødvendige
3. Find ud af, hvor mange deltagere / medarbejdere der skal have værelser
4. Forhandle omkostninger og datoer med ledige lokationer
5. Underskrive kontrakt med valgt placering
6. 5.Offentliggør begivenheden
7. Afslut alle detaljer med begivenhedslokationen
8. Sørg for at deltagerne bliver underrettet
9. Underretning om alle emner og præsentationstidspunkt / dag

Underrette alle supportpersonale om pligter og skift

1. Få RSVP'er fra deltagere
2. Underrette ombytningsdeltagere efter behov
3. 6. Følg op
4. Få udkast til taler fra alle højttalere
5. Gennemgå de sidste taler
6. Få navnekoder til alle deltagere, højttalere, medarbejdere

Køb materiale og gaver til deltagere

1. Bekræft igen med begivenhedslokalitet
2. 7. Gennemgang og bedømmelse
3. Send tilfredshedsundersøgelse til alle deltagere
4. Send undersøgelsesundersøgelse til alle højttalere
5. Send tak til alle højttalere og medarbejdere

Hold tæt møde med projektteamet

1. Yderligere planlægning > Projektplanens arbejdsopdelingsstruktur (WBS) ovenfor viser en prøve til planlægning af et selskabsmøde. Det er bare en oversigt. Projektgruppen skal stadig arbejde på disse ting og udvide på mange af dem. Desuden skal de arbejde på den tid, der er nødvendig for hver opgave, opgavernes relative betydning og sammenhænge / afhængigheder mellem opgaver.