Forstå de fem etaper af et projekt

Mens nogle projektmetoder såsom agile tilgange komprimerer eller gentager følgende trin i hurtigere iterative cykler, er arbejdet i hvert trin synligt og tydeligt i hvert projekt.

Formelle projekter Følg en femstedsproces som følger

1. Initiation: projektteamdannelse, projektoverdragelse og kick-off.
2. Planlægning: færdiggørelse af projektets omfang, definering af detaljeret arbejdsopdeling, vurdering af risiko, identifikation af ressourcekrav, færdiggørelse af tidsplanen og forberedelse til det egentlige arbejde.

1. Udførelse: udfører det egentlige arbejde, der kræves af projektets definition og anvendelsesområde.
2. Monitor og kontrol: Den faktiske forvaltning, rapportering og kontrol af ressourcer og budgetter i løbet af gennemførelsesfasen.
3. Projekt Luk: Levering af projektet, vurdering af erfaringer, afbrydelse af projektteamet.

Traditionel projektstrøm

Uanset projektets størrelse er bevægelsen gennem stadierne den samme. Projektet er initieret eller sparket af med et charter, der identificerer projektlederen og beskriver projektets betydning.

Når projektet er igangsat, flyttes det til planlægningsfasen. Her identificerer kerne- og arbejdsholdene det nødvendige arbejde, der skal gennemføres for at nå projektets omfang og udvikle estimater og vurderinger for tid, omkostninger, ressourcer og risici.

Efter planlægningsfasen begynder arbejdet og forekommer i en defineret rækkefølge, der er nødvendig for at flytte fra forgængeren eller foregående aktiviteter til efterfølgende aktiviteter.

Projektafhængigheder spiller en vigtig rolle i denne fase.

Mens udførelsen foregår projektlederen og holdmedlemmerne overvåger, rapporterer og styrer det overordnede projekt med vægt på kritiske baneaktiviteter. Dette arbejde fortsætter, indtil gennemførelsesfasen er færdig, og projektet leveres til kunden.

Den afsluttende fase, tæt på projektet, indebærer indpakning af leveringen, vurdering af erfaringerne og afbrydelse af projektgruppen, så medlemmerne kan fortsætte til deres næste initiativ.

For fleksible eller iterative udviklingstypeprojekter foregår planlægning og udførelse kortfattet spurts eller sprints, hvor stadierne gentages, indtil projektet er afsluttet til kundens tilfredshed.

Detaljeret forklaring for hvert trin

Initiation: Et solidt projektinitiativ vil ikke kun sætte dit projekt op for succes, men det vil ligeledes danne grundlag for alle fremtidige stadier. Under initieringen får du projektgruppemedlemmerne tildelt, kortlægger dem om de overordnede projektmål og beder kunden eller projektets ejer så mange spørgsmål som muligt, så du kan planlægge projektet effektivt.Det er også en god tid at opbygge holdets entusiasme om projektet og indsamle alle sidste minuts detaljer, der kan påvirke projektplanlægningen. Yderligere skridt omfatter:

• Stakeholderanalyse
• Tildeling af en executive sponsor
• Charterdokumentudvikling og kommunikation
• Formelt kick-off møde

Planlægning : Når du har startet projektet og samlet Alle relevante oplysninger, så begynder du at planlægge dit projekt. Planlægningsfasen afhænger af projektets størrelse, hvor meget information du skal organisere og hvor stor dit team er.

Slutresultatet af planlægningen skal være en klar projektplan eller -plan, hvorfra alle vil følge deres tildelte opgaver. Brug af et projektplanlægningsprogram som Microsoft Project eller Basecamp er yderst nyttigt, når du planlægger et projekt. Hvis du ikke har adgang til et af disse programmer, skal du gøre en generel søgning online for gratis projektplanlægning. Selvom det er nyttigt at bruge et projektplanlægningsprogram, er det ikke altid nødvendigt. Brug Excel og Word til at oprette din plan og kommunikere den til holdet er lige så effektiv. Specifikke opgaver i planlægningsfasen omfatter:

• Oprettelse af en kommunikationsplan for de forskellige interessenter
• Udvikling af en detaljeret arbejdsopdelingsstruktur.
• Identifikation af den kritiske vej.
• Prøve ressourcer på projektplanen og raffinere sekvenseringen af ​​arbejdet baseret på projektafhængigheder og ressourcebegrænsninger.
• Udvikling af en detaljeret tidsplan.
• Vurdering af risici og udvikling af en risikoprioritering og afhjælpningsplan.

Udførelse: Nu hvor du har en solid projektplan, kan teamet begynde at udføre projektet mod deres tildelte opgaver. Det er scenen hvor alle faktisk begynder at gøre arbejdet. Du vil officielt kick-off eksekveringsfasen med personlige møder for at sikre, at alle har det, de har brug for til at begynde at udføre deres del af projektet. At få holdet startet på rette spor er integreret i projektsucces, så formulere planen og kommunikationsplanen tydeligt.

Monitor og kontrol: Mens projektet er i eksekveringsfasen, begynder du at overvåge og kontrollere det for at sikre, at det bevæger sig som planlagt. Der er mange forskellige måder at overvåge og kontrollere et projekt på. Casual check-ins med teamledere, organiserede daglige "stand-ups" eller flere formelle ugentlige statusmøder er effektive. Oplysningerne, der kommer ud af disse møder eller kommunikationskanaler, informerer feedback-sløjfen og i sidste ende eventuelle planlægninger og tilpasninger, der er nødvendige for projektet. Yderligere vigtige aktiviteter i denne fase omfatter:

• Overholdelse af din forud fastlagte kommunikationsplan for at sikre interessentens opmærksomhed om projektets status.

• Overvågning af arbejdshold og arbejdsaktiviteter på den kritiske vej.

• Identificering af muligheder for at forbedre tidsplanens ydeevne ved hurtig sporing eller gennemførelse af aktiviteter parallelt eller om nødvendigt, sammenbrud af tidsplanen ved at tilføje ressourcer.

• Overvågning af faktiske versus planlagte omkostninger.

• I nogle tilfælde overvågning, beregning og rapportering af fortjent værdi for projektplanen.

• Overvåg og afbøde risici og raffinere risikoplanen efter behov.

Projekt Luk: Når alle detaljer og opgaver i dit projekt er færdige og godkendt af klienten eller projektets ejer Du kan endelig lukke dit projekt. Lukning af et projekt er lige så vigtigt som dets igangsætning, planlægning og udførelse. Du vil gerne dokumentere alle oplysninger fra projektet og organisere det pænt, så du kan gå tilbage til det, hvis det er nødvendigt. Det er også en god tid at holde en post mortem på projektet, så alle holdmedlemmer kan reflektere over, hvad der gik rigtigt eller forkert under projektet. Det skal også dokumenteres, så resultatet kan deles med andre projektmedlemmer og arkiveres i en projekthistorikmappe. Endelig er det vigtigt at formelt afbryde projektteamet, give feedback og resultater evalueringer som angivet af din virksomheds politik.

-

Opdateret af Art Petty