Fem tips til at opnå Executive Support til dit projekt

Projektledere har et svært arbejde. Af deres rolle er de ansvarlige for at danne et effektivt team til at forfølge og lykkes med nye initiativer. Fordi projekter omfatter alt arbejde udført i et firma, herunder midlertidige og unikke initiativer såvel som rutinen for den daglige drift, er hvert projekt et nyt eventyr.

Tilføj i virkeligheden, at projekter er, hvordan vi nyskaber; hvordan vi udfører strategien og hvordan vi udbygger vores organisations infrastruktur og kapaciteter, er det tydeligt, at ledende ledere skal gøre alt for at støtte deres virksomheds projektledere.

En af de vigtigste faktorer, der fremmer projektsucces er tilstedeværelsen af ​​en effektiv, engageret executive sponsor. Denne position har længe været forbundet med projektsucces i industristudier, men en gennemgang af litteraturen, der beskriver den faktiske praksis omkring sponsorering, tyder på, at vi har en lang vej at institutionalisere tilstedeværelsen og praksis i sponsorrollen i vores organisationer. En smule kontekst er passende. Lad os først se på sponsorens primære ansvar.

Primære ansvarsområder for et projekts eksekutiv sponsor:

• Antag ansvaret for resultatet af et projekt. (Dette punkt beskrives ofte som et fælles ansvar med projektlederen.)
• Tilrettelægge projektet og give autoritet til projektlederen og kerneholdets medlemmer.
• Støtte projektteamet for ressourcer og synlighed.
• Sikre tilstedeværelse af og støtte til effektive holdværdier, herunder ansvarlighed og gennemsigtighed.

• Støtte holdet i lyset af ekstraordinære vanskeligheder.
• Træn projektlederen.
• Forsvar projektgruppen mod organisatorisk indblanding.

Hvad sker der, når den administrerende sponsor er ude af billedet:

I mangel af en støttende executive sponsor falder alle ovenstående ansvar over for den allerede overbelastede projektleder, som typisk mangler båndbredde og politisk hæft at opfylde disse opgaver.

Manglen på en effektiv sponsor øger risikoen for projektproblemer, herunder men ikke begrænset til: fiasko, suboptimal ydelse imod tid, omkostninger og kvalitetsmål og øget team uro.

Det er blot sagt, at tilstedeværelsen af ​​en effektiv executive sponsor er en positiv forskelmager for det komplekse arbejde med at bringe vores vigtigste midlertidige og unikke initiativer til en vellykket afslutning. I lyset af rollens indlysende betydning kan det være rimeligt at antage, at de fleste organisationer tager deres arbejde med executive sponsorer alvorligt. Desværre foreslår lidt tid i den virkelige verden ellers.

Et glimt af, hvordan vores organisationer behandler den rolle, som Executive Sponsor spiller.

Som ledende lederinstruktør i projektledelse har jeg held og lykke til regelmæssigt at lære om projektledelsespraksis for mine elever i en storby . Fra Fortune 100 virksomheder til små, iværksætteropstart og ikke-for-profit er de repræsenterede organisationer et tværsnit af vores økonomi. Selvom det ville være rimeligt at forvente i denne æra, hvor projektledelsespraksis er veletableret, at de fleste virksomheder vil udvise modne praksis omkring executive sponsors rolle, er situationen i virkeligheden nøjagtigt den modsatte .

Et par ikke-videnskabelige resultater fra min årlige uformelle undersøgelse af MBA-studerende om den rolle, som den øverste sponsor i deres firmaer er:

• I gennemsnit beskriver mere end halvtreds procent af eleverne deres firma uden at have nogen formel praksis omkring ledende sponsorering.
• Få virksomheder har nogen formaliseret træning eller standardiseret beskrivelse af sponsorens rolle og ansvar.
• Jeg har endnu ikke haft en elevrapport, at hans / hendes firma giver træning til deres executive sponsorer.
• Der er lidt konsekvent aftale om sponsorens ansvar for projektsucces.
• Når eleverne interviewer projektledere i deres firmaer om deres tilfredshed med deres sponsors ydeevne og støtte, udtrykte et flertal af de undersøgte frustration.

En gennemgang af mere formaliserede undersøgelser fra brancheforeninger og private konsulentfirmaer styrker den generelle gyldighed af input fra mine studerende.

Og selv om den nuværende situation i praksis med ledelsessponsorering kan give plads til forbedringer, har projektledere ikke andet valg end at fortsætte med deres initiativer. Der er dog nogle skridt, projektledere kan tage for at rekruttere meget tiltrængt executive support.

Fem tips til at opnå Executive Support til dit projekt:

1. Rekruttere en sponsor. Hvis dit projekt har strategiske konsekvenser for din virksomhed, enten direkte for kunder eller indirekte ved at muliggøre mere effektive og effektive interne aktiviteter til støtte for kunder, skal du rekruttere en sponsor. Arbejd direkte med din rapport-til-leder eller lederen af ​​dit projektstyrings kontor for at styrke projektets betydning og bede om hjælp. Understrege sponsorens rolle og ansvar som angivet ovenfor og pege på industriforskning, der korrelerer projektsucces og effektiv sponsorering.
2. Træn din sponsor. Fremhæv rollen som strategisk, ikke taktisk eller som figurhoved. De fleste ledere kommer til rollen som sponsor uden formel uddannelse eller endog kontekst for deres ansvar. Mens du er i den noget akavede rolle at uddanne en leder, vil de fleste af disse individer sætte pris på din kontekst og vejledning. Spørgsmålet om ansvarlighed, værdier forstærkning og beskyttelse af holdet bør være dit primære fokus, når du går ombord på din executive sponsor.
3. Aktivt engagere og involvere din sponsor. Den bedste projektleder / executive sponsor relationer er meget interaktive. Det er vigtigt for de to parter at etablere en klar kommunikationsprotokol til opdatering af projektaktiviteter samt flagring og reaktion på nødsituationer. Projektlederen bør opfordre den administrerende sponsor til at deltage i status- eller holdmøder fra tid til anden for at vise ægte interesse og at tjene som en aktiv cheerleader til organisationen for holdsucces.
4. Bede om coaching support fra din sponsor. Det er altid nyttigt at have en person med mere erfaring end at observere og tilbyde konstruktiv og positiv feedback og coaching på din ydeevne. Lad din sponsor vide, at du velkommen denne indgang i dit drev for at forbedre, og når den modtages, accepterer den yndefuldt.
5. Udnyt sponsoren omhyggeligt for de store problemer . Pas på ikke at se eller behandle din sponsor for meget på taktiske problemer. Din sponsors højeste og bedste brug er at hjælpe sikre ressourcer. tjener som talsmand for projektgruppen til den bredere ledelsesgruppe og hjælper dig med at styrke vigtige holdværdier. Der er en balancehandling, som projektlederen skal respektere, når han overvejer at tegne sponsoren i teamaktiviteter.

Den nederste linje for nu:

Den rolle, som den øverste sponsor er, er et af de vigtige stykker i puslespillet til succes for projektinitiativer. Succesfulde projektledere forstår, hvor vigtig denne rolle er, og arbejdet med at opnå executive support på det rette niveau og intensitet. Hvis sponsorens rolle er fraværende eller vag, så tag det på dig selv at rekruttere og træne dine executive sponsorer for at støtte dig, dit team og din virksomhed for succes.