Arbejdsgivervejledning til skattepligtig medarbejderkompensation

Når det drejer sig om at finde skattepligtige indtægter for vores medarbejdere, kan det være svært at afgøre, hvad der er skattepligtigt for medarbejderne, og hvad der ikke er. Det ser ud til, at enhver form for indkomst er skattepligtig, men det er ikke nødvendigvis sandt. Denne artikel omhandler de typer af betalinger, som en virksomhed gør til medarbejdere, hvilken af ​​disse betalinger er skattepligtige og eventuelle undtagelser. Det svarer også spørgsmål om værdien af ​​ydelser og tilbageholdelse af ydelser.

Ansattes løn og ydelser, der er skattepligtige, skal medtages på Form W-2, medarbejderens Løn- og Skatteerklæring. Form W-2 er en kompliceret form, og mange typer indkomst er inkluderet.

Denne diskussion er generel, og det er ikke meningen at give dig alle detaljer i specifikke situationer. IRS regler for skattepligtige medarbejderers løn og fordele er komplicerede, og der er mange begrænsninger og udelukkelser. Se oplysningerne i slutningen af ​​denne artikel, hvis du vil grave ind i detaljerne i nogen af ​​disse elementer.

Skattepligtige løn og fordele

Alle betalinger, som din virksomhed giver til ansatte til arbejde, er skattepligtige, herunder lønninger, lønninger, gebyrer, provisioner og gebyrer, ydelser og aktieoptioner. Derudover er alle fordele, du giver medarbejdere. Her er nogle flere detaljer

Medarbejdernes bruttoindkomst er skattepligtig over for medarbejderen, herunder overarbejde for ikke-fritagne medarbejdere og visse fritagede ansatte.

Alt tip indkomst. Tipindtægt er inkluderet i al anden indkomst i de relevante rubrikker på Form W-2. Bemærk, at tildelte tips (dem, der bestemmes af en formel for alle tippede medarbejdere) skal vises i rubrik 8, men ikke i andre indtægtsposter.

Medarbejderudgifter indgår i skattepligtig indkomst. Hvis en medarbejder modtog forskudsprovisioner for ydelser, der skal udføres i fremtiden, er disse provisioner i de fleste tilfælde skattepligtige, når de modtages af medarbejderen.

Hvis en medarbejder bruger en firmabil til erhvervsmæssige formål, er den personlige kilde, der drives af medarbejderen, skattepligtig som en fordel. Du kan give medarbejderen en godtgørelse for erhvervsmæssig brug af bilen, og denne godtgørelse er ikke skattepligtig.

Aktieoptioner kan beskattes til medarbejdere, når optionen er modtaget, eller når den udnyttes, eller når lagerbeholdningen bortskaffes. Læs mere om, hvordan aktieoptioner beskattes.

Skattepligtige ydelser og andre betalinger

Alle Personaleydelser er skattepligtige, undtagen de dele af ydelser, som medarbejderen betaler. For eksempel, hvis din virksomhed og medarbejderen deler omkostningerne ved sundhedsydelser, er medarbejderdelen af ​​kostprisen ikke skattepligtig for medarbejderen.

Bonusser, priser og gave til medarbejdere er generelt skattepligtige for medarbejderen.Dette inkluderer gavekort og varer på ferie. Undtagelsen er de minimisbetalinger (små) betalinger til medarbejdere i sjældne tilfælde.

Nogle ikke-skattepligtige poster

Arbejdsgiverens erstatning ydelser er ikke skattepligtige for medarbejdere.

Pendler og transportfordele fra virksomheder til deres ansatte er typisk udelukket fra at blive beskattet. Der er undtagelser og grænser, så læs mere om, hvordan disse pendling og transport fordele arbejde, herunder cykling, parkering og masse transit fordele.

Måltider leveret til medarbejdere er muligvis ikke skattepligtige, hvis de er små og sjældent leveret. IRS har komplicerede regler om, hvilke arbejdsgiver-leverede måltider er og ikke er skattepligtige.

Omkostningerne på op til $ 50, 000 af koncernens livsforsikringsdækning til medarbejderne er ikke medtaget i deres indkomst. Livsforsikringsomkostninger betalt af din virksomhed på over $ 50, 000 er skattepligtige for medarbejderne. Denne pris er inkluderet i boks 1 og i rubrik 12 som en af ​​mulighederne.

Uddannelseshjælp fordele under $ 5, 250 betalt til ansatte i et kalenderår er ikke skattepligtige til medarbejderen, hvis der leveres som en del af et kvalificeret uddannelsesassistentprogram. For mere information om uddannelsesprogrammer, se IRS-publikation 971.

Arbejdsvilkår fordeler er generelt ikke skattepligtige. Det drejer sig om produkter eller tjenester, som arbejdsgiveren tilbyder for medarbejderne, til at hjælpe dem med at arbejde.

Disse fordele omfatter f.eks. Værktøjer og udstyr og uniformer.

Arbejdsgiverbidrag til en IRS-kvalificeret pensionsplan for medarbejdere er ikke skattepligtig over for medarbejderen på det tidspunkt, hvor bidraget er foretaget. Men udbetalinger fra 401 (k) eller IRA pensionsordninger er skattepligtige (både arbejdsgiverbidrag og medarbejderbidrag).

Tilbageholdelse af skattepligtige medarbejderpenge og fordele

For at gøre tingene mere komplicerede skal du afholde føderale og statslige indkomstskatter fra skattepligtige løn og fordele. Derudover skal du afholde FICA skatter (Social Security og Medicare) fra nogle, men ikke alle disse fordele. IRS-publikation 15-B indeholder en liste over alle gældende fordele, og hvad tilbageholdelse skal tages.

Hvor meget er disse fordele værd?

Betalingsværdien er ret let at bestemme, men hvad med værdien af ​​en gave eller et måltid eller en transportydelse? Det er vanskeligt at vurdere nogle af disse fordele, der er skattepligtige for medarbejderne. IRS har en generel værdiansættelsesregel, som bruges til at bestemme værdien af ​​de fleste frynsegoder. Værdien er typisk fair markedsværdi; det vil sige, hvad er prisen i en armlængde-transaktion.

Her er et eksempel? Hvad er værdien af ​​en medarbejders brug af firmaets fitnessfaciliteter? Det er sandsynligvis prisen på et medlemskab, hvis anlægget fungerede for profit.

Er disse betalinger fradragsberettigede for min virksomhed?

De fleste betalinger til medarbejdere og medarbejderfordele er fradragsberettigede forretningsomkostninger til din virksomhed.Dette er en afvejning mellem med betalinger og ydelser, der er fradragsberettigede for virksomheden og skattepligtig for medarbejderen. For eksempel, hvis du leverer en bærbar computer til en medarbejder, er erhvervsmæssig brug af denne vare fradragsberettiget for dig som arbejdsgiver. Enhver personlig brug er skattepligtig for medarbejderen.

Hvem er en ansat til disse skatteformål?

Disse oplysninger skal hjælpe virksomhedsejere med at forstå skattepligtige lønninger og fordele for medarbejderne. Det omfatter ikke betalinger til uafhængige entreprenører med undtagelse af direkte betaling for tjenester.

Visse virksomhedsaktionærer i underkapital S betragtes ikke som medarbejdere med henblik på beskatning af løn og ydelser. IRS siger:

En 2% aktionær er en person, der direkte eller indirekte ejer (på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af året) mere end 2% af selskabets aktier eller aktier med mere end 2% af stemmerettighederne. Behandle en aktionær på 2%, som du ville være en partner i et partnerskab med henblik på ydelse af ydelser, men ikke behandle ydelsen som en nedsættelse af udlodningerne til aktionæren på 2%.

For mere information

Du kan finde mere detaljerede oplysninger om skattestatus for forskellige medarbejderfordele i IRS-publikation 15-B, og IRS-publikation 525 indeholder flere detaljer om medarbejderkompensation og skat.