Hvad skal arbejdsgivere holde i medarbejderpersonale filer?

Det er en god ide for en arbejdsgiver at opretholde en personaledokument for hver medarbejder. Dokumentation af beskæftigelseshistorie, optegnelser over bidrag og præstation, disciplinære meddelelser, kampagner, præstationsudviklingsplaner og meget mere tilhører en personaledatabase. Smarte arbejdsgivere holder også mere end en personaledat.

Arbejdsgiveren har gode grunde til at beholde flere personaledokumenter - nogle juridiske og nogle til brug for bedste praksis.

Dokumentation er nødvendig, så arbejdsgiveren har et nøjagtigt billede af en ansattes beskæftigelseshistorie. Dokumentation understøtter arbejdsgiverens beslutninger og kan beskytte arbejdsgiveren i en retssag, der bevares korrekt.

Indholdet i personaledokumentet giver et historisk overblik over de vigtige begivenheder under en medarbejders karriere. De støtter de beslutninger, der træffes om medarbejderen og hans eller hendes karriere. De demonstrerer arbejdsgiverens begrundelse bag ansættelse, kampagner, overførsel, belønninger og anerkendelse og afskedigelse af beslutninger.

Forskellige retningslinjer er associeret med forskellige typer filtyper

Fordi flere typer af personalefiler anbefales, er forskellige regler og retningslinjer knyttet til hver type personaldokumenter.

• Hver type personalefil har en anden grund til eksisterende og andet indhold, baseret på den grund.
• Hver type personalefil gemmes forskelligt.

• Adgang til en personaledokument er begrænset til bestemte medarbejdere i de fleste organisationer. Forskellige personaletypetyper har forskellige adgangsretningslinjer.
• Medarbejderadgang til hans eller hendes personalefil er tilladt, men de fleste arbejdsgivere opstiller retningslinjer for medarbejderadgang med en personaletilgængelighedspolitik i medarbejderhåndbogen. (Forskellige stater og jurisdiktioner har forskellige regler, så hold dig ajour med din placering.)
  De fleste organisationer tillader ikke medarbejderens leder at få adgang til den overordnede personaledatabase. De forventer, at cheferne beholder relevant dokumentation i deres egen medarbejderfil, som ikke er den officielle medarbejderfil.
• Personaleafdelingen ejer og er ansvarlig for medarbejderpersonalfiler.

Anbefalede personalefiler

Her er de typer af personaledata, der anbefales, og hvad du behøver at vide om at arbejde med dem.

Medarbejderpersonalfil

Dette er den vigtigste personaledat, som en arbejdsgiver opretholder for hver medarbejder. Personalefilen lagrer hver medarbejders ansættelseshistorie. Dette er hvad du behøver at vide om en medarbejderpersonalfil.

Medicinsk fil

Medarbejderens medicinske fil har alvorlige juridiske begrænsninger, som arbejdsgiveren skal vide og holde sig til.Her er hvad du behøver at vide om fortroligheden og indholdet af en medarbejdermedicinsk fil.

Lønningsfil

Medarbejderadgang til medarbejderlønningsfilen er mindre restriktiv end adgang til enten medicinsk eller personalepapir. Lønningsfilen indeholder oplysninger om løn, udvælgelse af fordele, ændringer i lønnsatser, garneringer og anden juridisk dokumentation, der påvirker en medarbejders lønseddel. Forskellige regnskabsmæssige og personaleansatte har adgang til oplysningerne i lønlistefilen.

I-9 Formularer til medarbejdere

På grund af adgangsrettigheder for forskellige offentlige organer følger du bedste praksis ved at opretholde en separat fil for medarbejder I-9-formularer. Få mere at vide om lagring af I-9-formularer.

Oversigt over Personalefiler

Vil du have de hurtige og grundlæggende detaljer om medarbejderpersonalfiler? Se her for en oversigt over medarbejderpersonalfiler.

Personalefiladgangspolitik for medarbejdere

Du vil gerne gøre det muligt for hver medarbejder at vide, hvad der er i hans eller hendes personalepost, men du skal kontrollere filens integritet, fuldstændighed og grundighed. Vedligeholdelse af medarbejder- og arbejdsgiverens fortrolighed og begrænset adgang sikres ved hjælp af en personaletilgængelighedspolitik.

Hvad der ikke skal medtages i en medarbejderpersonalfil

Leder du efter retningslinjer for indhold, der aldrig skal medtages i en medarbejderpersonalfil? Her er mine bedste anbefalinger om det indhold, du vil opretholde, enten på et separat, uformelt sted eller slet ikke. Retention af unødvendig og rent opfattet dokumentation kan skade dig.

Dokumentation

Ved du, hvilken dokumentation der er? Ordet, dokumentation, opdrætter ofte i beskæftigelses- og menneskelige ressourcer. Men betydningen af ​​dokumentation og hvorfor du måske vil dokumentere særlige beskæftigelseshændelser, er grundigt dækket her. Få mere at vide om dokumentation af medarbejderhistorie og ydeevne.

Dette er den hyppigst nødvendige information om medarbejderpersonalfiler. Klik gennem til hvert emne for dybdegående information.

Ansvarsfraskrivelse: Vær opmærksom på, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er kun vejledende.