Skatteopgaver for arbejdsgivere for arbejdsgivere

Spørgsmål: Hvilke årlige lønsedler skal jeg tage sig af?

Foruden skatteplanlægning er december også på tide at afslutte regnskabsårets lønseddel og udarbejde det nye lønningsår. Her er et par påmindelser, der hjælper dig med at lukke din lønning for dette år og gør dig klar til næste års lønningsskat.

Medarbejder W-4 Formular - Medarbejdernes tilbageholdelsescertifikat

Medarbejdere kan til enhver tid udfylde W-4-formularer, og slutningen af ​​kalenderåret er en god tid til at minde dem om at gennemgå deres W-4 for at sikre, at oplysningerne er korrekte og mængden de ønsker tilbageholdt fra føderale indkomstskatter er nøjagtige.

Hvis din stat kræver indkomstskat, skal medarbejderne også kontrollere deres stats indkomstskat tilbageholdelsesskema for ændringer og tilbageholdelsesbeløb. Bare en påmindelse om, at medarbejdere kan ændre deres W-4-formularer så ofte som de vil gennem hele året, selvfølgelig ikke mere end en gang for en enkelt lønseddel.

Ikke-ansat W-9-formular - Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og -certificering

En W-9-formular svarer til W-2-formularen, men det er for ikke-ansatte. W-9-formularen bruges til at verificere personens adresse og skatteidentifikationsnummer. Skat ID-nummer er den mere vigtige information, fordi IRS bruger dette til at matche 1099s indgivet af skatteydere med 1099s indgivet af arbejdsgivere.

Bestil W-2 Formularer og 1099-MISC Formularer

Hvis du sender dine egne W-2-formularer (årsskatteoversigt for medarbejdere) og 1099-MISC-blanketter (årsslutt skat sammendrag for uafhængige entreprenører), nu er det tid til at bestille formularer for dette skatteår.

Hvis du har en lønningstjeneste, skal du kontrollere, at de har det, de har brug for til at forberede disse formularer i januar. Husk, at W-2-formularer og 1099-MISC-formularer skal indsendes til enkeltpersoner inden udgangen af ​​januar.

Du kan få W-2-formularer fra kontorforretningsbutikker eller fra IRS. Du kan ikke bruge en W-2-formular, du downloader fra internettet, fordi det røde blæk på Copy A er specielt og ikke kan kopieres.

Du skal bruge den officielle formular.

Læs mere om W-2s og 1099s

Bekræft medarbejdernavne og Social Security Numbers (SSN'er)

Inden du forbereder W-2-formularer, skal du kontakte Social Security Administration for at være sikker på medarbejdernavne og Social Security Numbers match og er nøjagtige. Se SSAs sektion for Business Services Online for mere information.

Bekræft ikke-medarbejderinformation, inden du sender 1099-MISC-formularer.

Inden du sender en ikke-medarbejder, skal du, som en entreprenør eller virksomhed, du har betalt, bekræfte skatte-id-nummeret for den pågældende person. Som nævnt ovenfor skal du sende en W-9-formular for at få adressen og skatte-id-nummeret.

Andre årsskatopgørelser til skattepligtige skatter

• Husk medarbejderlønninger registreres i det korrekte år. Brug af regnskabskonceptet med konstruktiv kvittering som den dato, hvor personen har ubegrænset adgang til midlerne, er, hvad der tæller. Så så sæt løn i det korrekte år ved at bruge lønsedelsdatoen. Hvis du betaler medarbejderløn for den sidste uge i december, men lønsedlen er dateret i januar, tæller denne indkomst til januar. Undtagelsen er, hvis du af en eller anden grund forvalter løn i december for lønmodtagere til løn, de skylder i januar. Læs mere om timing af medarbejderlønninger ved årets udgang samt andre indtægts- og omkostningstidsudstedelser.
• Bestem, hvordan du vil håndtere medarbejderløn, der ikke er blevet indbetalt i lang tid. Du skal gøre en oprigtig indsats for at finde medarbejderen (brug certificerede breve, så du kan vise, at brevet ikke kunne leveres). Hvis du ikke kan finde medarbejderen, er du pålagt i henhold til lovgivningen at veksle uindbetalte lønsedler til din statlige indtægtsafdeling. De vil fortsætte med at arbejde for at finde den enkelte. Du skal også oplyse lønsumsansvaret for den ikke-indbetalte lønseddel i dit regnskabssystem. Den måde, den håndteres på afhænger af sandsynligheden for, at medarbejderen vil kontrollere kontoen.
• Bestem skattepligtige beløb for medarbejder W-2s for visse fordele, herunder procentsatser til personlig brug af firmakøretøjer og mobiltelefoner af ejere og ansatte samt arbejdsgiverbetalt uddannelsesudgifter, der kan være skattepligtige. Tjek med din skatterådgiver om rapporteringskravene til disse fordele.