Administrer Business Expense Records

Hvis du tog dig tid til at lave en liste over alle de opgaver, du skal gøre for at administrere din virksomhed og derefter bestilte dem i forhold til hvor meget du kunne lide at gøre dem, hvor ville regningen rekordstyring komme i? To hundrede og halvfjerds? Eller endnu lavere?

Men mens de fleste af os overhovedet betragter virksomhedsregistrering for at være scut arbejde og har en tendens til at give det en lav prioritet, gør god rekordstyring ikke kun vores arbejdsliv lettere, men kan vi give os reel stress relief på skatte tid.

Her er hvad du kan gøre for at gøre rekordstyring nem:

1. Hold dine forretnings- og personlige udgifter adskilt.

Lyder nemt, gør det ikke? Men det er den del af rekordstyring, der rejser de fleste mennesker op. Hvis du tager en potentiel klient ud for en runde golf, er det for eksempel en personlig udgift eller en forretningsomkostning? (Svaret er personligt, fordi grønne gebyrer ikke er fradragsberettigede forretningsomkostninger.) Køretøjer, som du bruger til både personlige og forretningsmæssige grunde, er et andet stødigt problem. Du skal vide, hvad der kvalificerer som legitime forretningsomkostninger, og hvad der ikke gør det, og sørg for, at dine forretningsrekorder afspejler dette præcist (se Hvilke forretningsomkostninger kan jeg kræve).

2. Få tilstrækkelig dokumentation for alle forretningsomkostninger.

Mange forretningsfolk gør fejlen ved at tro, at "lister" er gode nok til rekordhensyn. For eksempel har de en liste over køb på deres kreditkortopgørelser og tror, ​​at det er godt nok med hensyn til at hæve disse køb som forretningsomkostninger.

Desværre er CRA (Canada Revenue Agency) mere krævende. De accepterer ikke kreditkortopgørelser eller annullerede checks som tilstrækkelig dokumentation for udgifter, når en faktura eller kvittering normalt udstedes. Se Kan jeg kræve forretningsomkostninger uden kvitteringer. IRS er mere tilgivende, og i mangel af en kvittering accepterer generelt kreditkortopgørelser og annullerede checks som bevis for udgiftskrav.

Med hensyn til at registrere optegnelser er der to punkter at huske på:

a) Få altid en kvittering . Bliv vant til at anmode om en kvittering, når du foretager et køb - uanset hvor lille. Der er også små udgifter, og du har brug for dokumentationen til dine forretningsrekorder.

b) Mærk dine kvitteringer, om nødvendigt . Der er stadig virksomheder omkring de handout kvitteringer, der ikke har noget på dem undtagen datoen varen blev købt og hvor meget det kostede - hvilket ikke er meget nyttigt, når du stirrer på en kvittering forsøger at finde ud af, hvad det pågældende emne var, og hvilken forretningsomkostningskategori det passer ind i.

Når du modtager en kvittering, skal du se på den og skrive de manglende / relevante oplysninger om den, som f.eks. Kvitteringen er for og omkostningskategorien.Se 4 tips til håndtering af kvitteringer for mere om, hvordan du gør dine kvitteringer lettere lettere.

3. Få en separat bankkonto til din virksomhed - og brug den.

Selvom gebyrerne for bankkonti for virksomheden er notorisk høje i forhold til personlige konti, er en virksomheds bankkonto absolut nødvendig for god forretningsregistrering. En virksomheds bankkonto hjælper dig med at holde dine forretnings- og personlige udgifter adskilt. Du vil indbetale alle dine indtægter fra virksomheden til virksomhedskonto og trække kun forretningsmæssige omkostninger eller betalinger fra virksomhedskonto.

Hvilken slags virksomhedskonto skal du få? En checkkonto - helst en, der leverer månedlige udsagn og returnerer dine annullerede checks til dig.

Forretningskontroller hjælper med at gøre din rekordstyring let, fordi du kan bruge notatlinjen på forsiden af ​​hver check for at dokumentere virksomhedens formål med udgifterne.

4. Har og brug et separat kreditkort til forretningsomkostninger.

Brug af dine personlige kreditkort til erhvervsmæssige formål vil hurtigt slippe dig ind i et rekordstyrings quagmire. Et virksomheds kreditkort forenkler din virksomhedsregistrering meget ved at hjælpe med at holde dine personlige og forretningsmæssige udgifter adskilt. (Det hjælper også med at gøre din virksomhed mere professionel.)

5. Hold en kilometertal log over din forretningsrejse.

Hvis du bruger et af dine køretøjer til erhvervsmæssige formål, vil en kilometertal logge en stor hjælp i rekordstyring.

Bemærk kilometertal (eller kilometer) læsning på kilometertælleren i begyndelsen af ​​året, og indtast derefter kilometertal efter hver gang du bruger køretøjet til forretningsformål. At holde din kilometertal logger ind i din bils handskerum gør det nemt. Hvis du har mere end et køretøj, som du bruger til erhvervsmæssige formål, skal du holde en kilometertal log ind hver. Se også: Motorkøretøjsudgifter (Indkomstskat i Canada).

6. Opbevar alle dine forretningsdokumenter for et bestemt skatteår sammen og på ét sted.

Hvis du har dine virksomhedsrekorder spredt overalt, er det et realtidsskifte når det gælder regnskabsføring eller forberedelse af dine skatter, og organisering af dit virksomhedsregistreringssystem i regnskabsåret vil gøre det meget nemmere at finde de forretningsrekorder, du har brug for når du har brug for dem.

Har du brug for hjælp til at oprette et arkiveringssystem? Se Mastering dit arkiveringssystem til tips.

7. Opbevar dine forretningsdokumenter for den korrekte tid.

Af en eller anden grund synes der at være meget forvirring om, hvor længe du skal holde dine forretningsdokumenter. I skattemæssig henseende, "hvis du sender dit afkast til tiden, skal du registrere dine registreringer i mindst seks år efter afslutningen af ​​det skatteår, som de vedrører" (CRA). Denne seksårige periode starter fra sidste gang, du brugte forretningsrekorderne, ikke fra tidspunktet for transaktionen. For yderligere oplysninger om at holde forretningsdokumenter for kreditvurderingsbureauet, se Hvor lang tid skal jeg holde mine virksomhedsrekorder.

For amerikanske skatteangivelser skal du holde registreringer for 3 år fra datoen du indgav dit oprindelige afkast eller 2 år fra den dato, hvor du betalte skatten, hvis det senere er, hvis Du indsender et krav om kredit eller refundering, når du har indsendt dit retur.Opbevar optegnelser for 7 år , hvis du indgiver et krav om tab af værdiløse værdipapirer eller fordringer med dårlig gæld.

8. Regnskabssoftware gør det nemt

Med deres brugervenlighed, tilgængelighed fra mobilenheder og lave omkostninger, kan dagens cloud-baserede softwarepakker til små virksomheder med høj grad forenkle registreringsadministrationen (se 6 fordele ved brug af Small Business Accounting Software). For omkring $ 10 / måned tilbyder softwareleverandører som FreshBooks og Zoho grundlæggende starter pakker egnet til freelancere og enmansvirksomheder, herunder fakturering, omkostningssporing og simpel rapportering. Tænk på fordelene ved at kunne sende en faktura direkte fra din smartphone, tage et billede af en frokostkvittering hos en klient og rekord det som en udgift eller spore betalbar tid med en indbygget timer.

Disse otte ting, du kan gøre for at gøre din rekordstyring nem, er ikke svært. Som meget af den administrative forretning i forbindelse med at køre en business, de kræver bare etablering gode vaner og vedholdenhed. Men hvis du anvender disse regler nu og følger dig igennem, vil du se en enorm forskel næste skat tid, og din regnskab vil blive lettere hele året rundt.

Se også:

7 måder at kontrollere kaos i din lille virksomhed

Spørg ikke bare din tid; Administrer det!