Small Business Contingency Planning Guide

En gennemtænkt forretnings beredskabsplan kan betyde forskellen mellem din virksomheds overlevelse og fiasko, hvis katastrofen rammer. En brand, en oversvømmelse, en harddiskfejl eller datatyveri - nogen eller alle disse kan sætte din virksomhed ude af kommission. Når du tager tid til at gøre noget for forretningsplanlægning, vil det være med til at sikre, at din virksomhed er i stand til at genoptage operationer på kortest mulig tid.

Brug nedenstående vejledning til at oprette en katastrofeplan for din virksomhed.

At oprette en virksomheds beredskabsplan:

1) Bestem, hvilke hovedrisici der er for din lille virksomhed.

Er det datatyveri? Oversvømmelser? Jordskælv? At finde ud af, hvilke typer katastrofer der er mest sandsynlige vil hjælpe dig med at fokusere din beredskabsplan og ikke spilde tid og penge på at forberede sig på noget, der meget sandsynligt ikke vil ske. Der er ikke noget ved at planlægge, hvordan man kan komme sig fra et jordskælv, for eksempel hvis din virksomhed ikke er placeret i et jordskælvszone.

2) Forbered en evakueringsplan.

Gå over det med personale og skriv det iøjnefaldende gennem dine forretningslokaler. Hvordan vil personale vide, at de skal evakuere? Hvad skal de gøre, når de bliver underrettet om evakuering? Hvilke ruter er tilgængelige ud af bygningen / bygningerne? Hvor skal folk mødes udenfor bygningen / bygningerne? Hvem er ansvarlig for at kontrollere, at alle er ude sikkert?

3) Opret et kommunikations fan-out system.

Hvis der skete noget i din virksomhed, hvem ville være ansvarlig for at underrette hver person der arbejder der? Sørg for at telefon- og e-mail-kontaktlister er opdaterede, og at de personer, der er ansvarlige for at kontakte andre, har udskrevne lister, da al teknologi fejler før eller senere og normalt på den mest ubelejlige tidspunkt.

Også beslutte, hvem der skal være ansvarlig for kommunikation med offentligheden, og hvordan (opdatering af virksomhedswebstedet, udstationering på sociale medier, pressemeddelelser, tegn i vinduerne, radiokonkurrencer mv.)

4) Sørg for at din Nødsituationerne er komplette og up-to-date.

Denne liste over nødhjælpssæt til virksomheder viser præcis, hvad førstehjælpssæt til små virksomheder skal indeholde. Afhængigt af hvilke typer katastrofer der kan opstå i dit område, kan du tilføje andre forsyninger. For eksempel er en gallon vand pr. Person pr. Dag en af ​​de anbefalede forsyninger på denne liste over nødforsyninger til detailforretningen.

5) Tag skridt nu for at beskytte dine forretningsdata.

Dine forretningsdata er dit mest værdifulde aktiv. Hvis det blev stjålet eller ødelagt, ville din virksomhed være i stand til hurtigt at komme op og køre igen eller endda fortsætte overhovedet? 6 Databeskyttelsesregler forklarer, hvordan du kan få roen i at vide, at din virksomhedsdata er beskyttet og vil være tilgængelig igen hurtigt.Databeskyttelse er en af ​​mange fordele ved at skifte din virksomhed til cloud computing.

6) Sørg for, at din virksomhed har tilstrækkelig forsikring.

Brandforsikring er den type, der kommer i vejen, men brand er bestemt ikke den eneste mulige katastrofe, som din lille virksomhed kunne opleve.

Foruden andre åbenbare fysiske katastrofer som oversvømmelse eller vindskader, skal du overveje den skade, der kan opstå som følge af tyveri. Og så er der den potentielle ansvarsfaktor, hvis din lille virksomhed er involveret i aktiviteter, der kan åbne dig for retssager.

At vælge den rigtige type forsikring til dækning af dine risici og have en god og opdateret forsikringsdækning vil gå langt for at få din lille virksomhed til at køre igen, hvis katastrofen rammer.

7) Bestem, hvad der ville være absolut nødvendigt for din lille virksomhed at begynde at fungere igen, hvis en forretningskatastrofe lukkede dig ned og tage skridt til at sikre, at disse væsentlige ville være tilgængelige hurtigt.

Når det gælder vores primære forretning, IT-udvikling, har vi stort set brug for vores forretningsdata og en computer eller to, og vi kunne komme i gang igen (se Data Backup er de bedste beskyttelses- og sikkerhedsprogrammer).

Din lille virksomhed har måske brug for flere mennesker og materialer, før det kan genåbnes. Hvilke mennesker er nøglen til dine operationer? Har du brug for særligt udstyr? Måske kan der laves en aftale med en anden virksomhed, der har det udstyr, du har brug for. Vil du have brug for visse forsyninger? Find ud af, hvem de alternative leverandører eller afskibere ville være.

8) Lær at kende dine naboer.

Åbning af kommunikationslinjerne med virksomhedsejerne omkring dig kan virkelig gavne din forretningsplanlægning. Lad dem vide, hvad du håber at gøre og se, om du kan få dem involveret. Du kan muligvis dele omkostningerne ved nogle udgifter i forbindelse med beredskabsplanlægning eller gøre tit-for-tat-ordninger til at hjælpe hinanden ud i tilfælde af katastrofer.

9) Tjek lokale programmer og ressourcer.

Din by eller by kan have beredskabsplaner eller katastrofeberedskabsplaner eller give ressourcer, der gør det lettere for dig at lave din egen plan sammen. Byen Ottawa tilbyder f.eks. Information om beredskab til Ottawa-virksomheder på sin hjemmeside og tilbyder træningsworkshops om emnet. Se, hvad der er tilgængeligt i din by, før du begynder at skrive din egen forretningsplan.

10) Sæt det hele sammen.

Når du arbejder gennem din beredskabsplan, skal du sætte alle stykker sammen i printform. (Digitale kopier er fine men ikke meget nyttige, hvis strømmen går ud og / eller digitale enheder ikke kan bruges.) Et tre-ring binder virker godt. Medtag din virksomheds evakueringsplan, kommunikationsplan, information om nødsituationskit og forsikringspolice, databeskyttelsesforanstaltninger og operationelle væsentlige forhold samt detaljer om eventuelle arrangementer, du har foretaget for at holde eller få ting i gang igen.

11) Hold din virksomheds beredskabsplan praktisk.

Sidst men ikke mindst, vil du sørge for at holde din katastrofeplan på et let tilgængeligt sted og sørg for, at alle, der har brug for at vide, hvor den er, kender dens placering. Du bør også tildele en person og et sekund at gribe forretningsplanen på vej ud, hvis forretningskatastrofen nødvendiggør at forlade lokalerne.

12) Brug din virksomheds hjemmeside og sociale medier

Din virksomheds hjemmeside og sociale medier platforme som Facebook, LinkedIn og Twitter er gode måder at kommunikere med kunder og forretningsforbindelser i tilfælde af en nødsituation. Lad ikke dine kunder spekulere på, om du er åben eller ej, når katastrofen rammer - en hurtig indlæg på Facebook kan holde dem ajour.

Erhvervsplanlægning betaler sig

Det er nemt at afskaffe forretningsplanlægning. Der er altid umiddelbare "kriser", der kræver vores opmærksomhed. Men hvor betydelige er de virkelig sammenlignet med en begivenhed, der lukker din virksomhed ned i timer, dage eller uger? Tager tid til at forberede en forretnings beredskabsplan vil have en enorm udbetaling, hvis katastrofe nogensinde rammer.