Opdaterede EEOC retningslinjer for arbejdsplads wellness programmer

En af måderne, hvorpå medarbejdere kan begynde at arbejde på personlige sundhedsmål, som at tabe sig og reducere dårlige vaner, er at deltage i virksomhedens wellness-programmer. Corporate wellness-programmer er populære, fordi de har vist sig at forebygge sygdom, reducere omkostningerne ved sundhedsydelser, og tilskynde medarbejderne til at lede en sundere livsstil.

Arbejdsgiverne skal imidlertid være opmærksomme på en lovmæssig opdatering vedrørende retningslinjer for lige muligheder for beskæftigelse (EEOC), der har betydning for arbejdsprogrammet for wellness-programstyring.

Fordi arbejdspladsen wellness-programmer ofte involverer brug af medicinske spørgeskemaer, biometrisk screening, sundhedsrisikovurderinger og andre værktøjer til måling af medarbejdernes sundhed; de kan udgøre en juridisk risiko for mishandling af disse personlige sundhedsoplysninger.

Pas på at beskytte alle personlige sundhedsoplysninger

Hidtil er den eneste acceptable brug af personlig information om sundhedsinformation under wellnessprogramaktiviteter, når den håndteres af en autoriseret tredjepart, som f.eks. Sundhedsforsikringsselskabet.

Problemet starter, når et medlem af human resource-teamet eller en anden i virksomheden, der potentielt kan identificere en medarbejder, får adgang til fortrolige medarbejdernes sundhedsdata - enten med vilje eller uheld. Dette kan skabe anledning til et krav i henhold til flere antidiskriminerende arbejdslove, herunder HIPAA, Americans with Disabilities Act (ACA) eller Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA).

Hvis personlige oplysninger om sundhedssygdomme (PHI) kommer i de forkerte hænder, overføres ved hjælp af usikre metoder (f.eks. E-mail) eller bruges til at træffe enhver beslutning om at medtage eller diskvalificere ethvert individ for beskæftigelse , forfremmelse, opsigelse eller berettigelse til bestemte former for gruppesundhedsplandækning - organisationen vil blive holdt juridisk ansvarlig.

Skader, der løber ind i titusindvis af dollars, kan være resultatet af denne form for brud på data.

Undgå overtrædelser over wellnessincitamenter

Et nyt problem med wellness-programmer er kommet for nylig over brugen af ​​incitamenter til medarbejdere til at deltage i corporate-sponsorerede programmer. EEOC fastslog, at når incitamenter er bundet til wellness-programmer, for medarbejdere enten at deltage i dem eller for at nå visse wellness-mål, diskriminerer programmet dem, der vælger ikke at deltage eller ikke opfylder deres tilsigtede mål. Incitamenter anvendt på denne måde diskriminerer på baggrund af handicap og genetisk information - faktorer, som medarbejderne ikke kan kontrollere.

Et eksempel var et selskab, der tilbød en kontantbonus for dem, der var enige om obligatorisk biometrisk testning.Dette selskab ulovligt truede med at opsige forsikringsdækningen eller udstede andre disciplinære tiltag for medarbejdere, der afviste den biometriske test. Andre virksomheder er for nylig blevet udsat for at hæve præmierne for medarbejdere, der har visse sygdomme, er overvægtige, røg eller ikke deltager i wellness-programmer.

Det er vigtigt at bemærke, at velværeprogrammer, der giver incitamenter til medarbejdere på frivillig basis, såsom bonusser og gavekort og andre frynsegoder, ikke er diskriminerende i deres tilgang.

Virksomheden skal dog gøre det muligt for alle medarbejdere at deltage i wellness-programmer, hvis de ønsker det. Programmerne kan ikke tvinges, og medarbejdere, der har visse sundhedsmæssige bekymringer, bør heller ikke være fokus for wellness-programmer. Et eksempel på en EEOC-overtrædelse ville være at gøre det obligatorisk for alle overvægtige medarbejdere at deltage i et fitnessrelateret program for at forblive ansat eller modtage sundhedsdækningstjenester.

EEOC-regler til vejledning af arbejdsgivere til virksomheders velværeplaner

EEOC udstedte nogle endelige regler for at ændre regeringsbestemmelserne og give yderligere vejledning til arbejdsgiverne. Disse regler er designet til at give mere information og værdi vedrørende virksomhedens wellnessplaner. Ved at følge disse regler omhyggeligt bør en arbejdsgiver kunne undgå eventuelle retssager eller krænke ACA-, ADA-, GINA- eller EEOC-reglerne.

1. Medarbejdere må aldrig blive tvunget til at deltage i firma-sponsorerede wellness-programmer.

Alle arbejdsgivere kan opmuntre, markedsføre og dele information om virksomhedens wellness-program. Men det kan ikke tvinges på nogen medarbejder, og heller ikke skal medarbejderne gøres følte chikaneret over at deltage. Selvom de skal deltage på grund af sundhedsmæssige bekymringer, skal medarbejderne frivilligt deltage hele tiden.

2. Hvis medarbejderne nægter at deltage, kan de ikke nægtes sundhedsdækning eller evnen til at vælge fra de tilgængelige gruppepensionsplaner, som deres arbejdsgiver tilbyder.

Ingen arbejdsgiver har ret til at nægte gruppens sundhedsydelser i henhold til Affordable Care Act, simpelthen baseret på en medarbejders valg at deltage eller ikke deltage i et wellness-program. Dette omfatter rygestopprogrammer, vægttabsprogrammer og andre wellnessinitiativer, der påvirker medarbejdernes sundhed. Derudover skal en arbejdsgiver tilbyde de samme koncernplaner til alle berettigede medarbejdere.

3. Alle arbejdsgivere skal klart angive de typer medicinske oplysninger, de vil kræve, hvordan oplysningerne skal bruges, hvem der vil få adgang til PHI, og hvordan offentliggørelse er begrænset.

Som tidligere nævnt kan personlige sundhedsoplysninger indsamles på en række måder, herunder personlige sundhedsvurderinger, biometriske sundhedsundersøgelser, wellness messer og endda fra medicinske påstande. Anvendelsen af ​​PHI er meget begrænset og skal klart meddeles medarbejderne ved deltagelse i ethvert wellness-program. En erklæring skal udstedes, og medarbejderne skal underskrive det og give tilladelse til tredjeparts wellness-udbyder og sygesikringsselskab til at anvende disse oplysninger til fordel for medarbejderne.

4. Arbejdsgivere må aldrig tage gengældelse mod enhver medarbejder, der vælger at afvise deltagelse i virksomhedens velværeprogram.

Dette er en ting, som arbejdsgiverne skal være forsigtige med ikke at krænke. Ingen arbejdsgiver kan tvinge, true, skræmme, chikanere, straffe, skamme eller på anden måde forsøge at tvinge enhver medarbejder eller deres pårørende til at deltage i et wellness-program. Alle medarbejdere og deres berettigede afhængige skal være fri til at deltage frivilligt, og de kan til enhver tid afslutte denne aktivitet uden forligelse fra arbejdsgiveren.

5. Et selskab må ikke give incitament til deltagende medarbejdere, der er mere end 30 procent af udgifterne til selvbetalt udgave af sundhedsplanen (baseret på et sundt 40-årigt medlem).

Her kan tingene blive lidt vanskelige, fordi mange virksomheder tilbyder en form for incitament til medarbejdere, som frivilligt deltager i virksomhedernes wellness-programmer. Incitamentet kan være kontant, en bonus, en særlig gave, en bærbar fitness enhed, et gym medlemskab eller enhver anden form for incitament - så længe det ikke overstiger værdien af ​​ovenstående retningslinjer. Med andre ord, gør wellnessprogrammet udelukkende om at få et incitament, men om at deltage og blive sunde.

Flere overvejelser i håndtering af dine wellness-programmer

Dit wellness-program skal være tilgængeligt for alle medarbejdere, uanset deres nuværende eller fremtidige sundhedstilstand. Det betyder, at du skal rumme medarbejdere på alle niveauer, herunder dem, der allerede fører sund livsstil og dem, der kæmper på grund af andre faktorer. For eksempel kan du have en medarbejder, der har en sundhedsmæssig bekymring og skal tabe sig, men medarbejderen kan ikke gå godt eller køre på en cykel endnu. Sørg for, at der er et indvendigt gangområde med støtte som rækværk eller stole for at give medarbejderen øget mobilitet.

En anden ting at passe på er, hvis medarbejdere deler deres personlige sundhedsoplysninger, måske efter en vurderingsproces eller efter at have besøgt en læge for pleje. Ikke kontakt medarbejderen med hensyn til PHI og afskrække medarbejderne fra at dele deres medicinske informationer på arbejdspladsen. Hvis du har et supportprogram, skal du dog tillade medarbejdere at dele med deres jævnaldrende i en mere kontrolleret og fortrolig indstilling. Man ved aldrig hvem der kan lytte til personlige samtaler på arbejdspladsen, og dette kan påvirke en leder til at behandle en medarbejder på en diskriminerende måde (f.eks. Med hensyn til en hæve eller forfremmelse).

Endelig skal de meget minimale oplysninger indhentes fra medarbejderne under personlige helbredsvurderinger, under fordelene for åbne tilmeldinger, og når medarbejderne deltager i biometriske skærme. En EEOC overtrædelse kan forekomme uskyldigt nok simpelthen ved at stille for meget sundhedsinformation fra en medarbejder i en beskyttet klasse. Sørg for at gennemgå EEOC's retningslinjer for at forstå, hvad tredjeparter kan spørge wellness-deltagere og informere alle medarbejdere ved brug af et wellness-programformular.Alle oplysninger skal holdes i strengt privatliv og overføres aldrig via e-mail eller andre digitale formater. Hvert år skal alle medarbejdere opdateres om wellnessprogramregler og afmelde sig på en årlig formular, der siger, at de er frivillige til at deltage.

At holde medarbejderne sunde i løbet af feriesæsonen

Hvert år ved starten af ​​en anden travl ferieperiode tænker mange arbejdsgivere på måder at hjælpe medarbejderne med at få mest muligt ud af deres resterende medarbejderfordele for året og at sparke wellness mål for det kommende år.

Din organisation er i færd med at minde medarbejderne om fordelene ved at deltage i virksomhedens velværeprogram. Dette er også en tid, hvor mange indskriver deres årlige ydelser, enten gennem arbejdsgruppenes tilbud eller markedsudvekslingen. Det kan være en god tid at dele wellness information med medarbejdere, opdatere dem om de fordele, de er berettiget til, og endda at være vært for en wellness fair. Det kan også være en god tid at yde gratis sundhedsundersøgelser og influenza skud til medarbejdere.

Under alle omstændigheder skal du sørge for at give alle medarbejdere skriftlig information og sende ugentlige påmindelser via e-mail for at hjælpe medarbejderne med at vælge det rigtige valg til deres personlige behov. Hvis du har medarbejdere, der er interesserede i wellness-programmet, skal du henvende dem til det centrale kontaktpunkt for din programadministrator. I nogle tilfælde kan dette være en tredjepartsforsikringsagent eller et uafhængigt wellnessfirma.