Sådan oprettes et dokumenthåndteringssystem

Dokumenthåndtering er processen med at håndtere dokumenter på en sådan måde, at informationer kan oprettes, deles, organiseres og opbevares effektivt og hensigtsmæssigt. Som sådan er det afgørende for virksomheder at lære at oprette et dokumenthåndteringssystem.

For mange virksomheder fokuserer dokumenthåndtering på organisation og lagring af dokumenter. De ønsker at kunne gemme dokumenter på en organiseret og sikker måde, der stadig gør det muligt at finde dokumenter nemt.

Denne artikel viser dig, hvordan du opretter et dokumenthåndteringssystem, der gør det præcist.

Hvis du skriver "dokumentstyring" til en søgemaskine, får du lange lister over "management" -håndtering, hvor mange indeholder software eller apps, der reklamerer for fordelene ved at have et papirløst kontor.

Dokumentstyringssoftware eller -apps er imidlertid designet til at forbedre din virksomheds håndtering af elektroniske filer. Problemet er, at mange små virksomheder skal beskæftige sig med blandinger af gammeldags data på papir og elektroniske filer - og i nogle tilfælde er andelen af ​​papirdata meget større.

En løsning på problemet med at have et blandet datamiljø ville være at bruge et dokument billeddannelsessystem til at konvertere alle dine virksomheds dokumenter til elektronisk form. Men det er for dyrt og tidskrævende for mange små virksomheder.

Den gode nyhed er, at du kan sætte grunde til et dokumenthåndteringssystem på plads uden at købe nogen speciel software eller gennemgive engrosdokumentation.

Systemet behøver ikke at være komplekst; du skal bare investere lidt tid i planlægning og implementering af det.

Sådan oprettes et dokumenthåndteringssystem

Oprettelse af et dokumenthåndteringssystem involverer tre trin;

• oprette en dokumenthåndteringsplan,
• implementering af dokumenthåndteringsplanen,
• og følge gennem.

Det første skridt, der skaber planen, indebærer at besvare disse fire spørgsmål:

1. Hvad er reglerne for oprettelse af dokumenter?

Fakturaer, betalingspåmindelsesbreve, salgsbrosjyrer, e-mail, balancer, regneark, rapporter - Alle virksomheder opretter en række dokumenter i løbet af arbejdet og holder øje med forretningen. Og for at holde tingene organiserede skal alle virksomheder etablere regler om oprettelse af dokumenter.

Er der f.eks. Interne skabeloner til nogle af dine standard forretningsdokumenter, f.eks. Bogstaver og fakturaer, og hvor er de placeret?

Er der en intern stil guide, der skal følges?

Skal nye dokumenter være dateret og / eller stemplet?

Hvilke procedurer skal følges for deling eller revision af dokumenter?

For nogle små virksomheder er det eneste punkt om oprettelse af dokumenter, der betyder noget, hvor skabeloner til forskellige forretningsdokumenter er placeret, og hvordan man bruger dem.Men hvis oprettelse af dokumenter inden for din virksomhed involverer forskellige mennesker, der samarbejder om, gennemgår eller opdaterer dokumenter, skal du bruge lidt tid på at beslutte, hvordan disse ting skal gøres for at sikre effektivitet og konsistens.

2. Hvordan gemmer vi dokumenter?

Der er faktisk to aspekter på dette spørgsmål.

Den første involverer de fysiske aspekter af opbevaring. Selv om din lille virksomhed opbevarer dokumenter i arkivskabe, er der omkostninger forbundet med opbevaring; ikke kun omkostningerne til arkivskaberne selv, men prisen for tid, når du og / eller dine medarbejdere arkiverer dokumenter eller går for at hente dem. Faktisk er de største omkostninger forbundet med opbevaring, for de fleste små virksomheder, sandsynligvis kostprisen for tiden spildt, når folk søger dokumenter.

Det andet aspekt ved opbevaring af dokumenter er organisatorisk; hvordan vil dokumenter blive arkiveret? Nøglen til arkivering dokumenter er at følge gode filhåndteringspraksis. Jill Chongva forklarer, hvordan man opretter et arkivsystem til hurtig og effektiv arkivering i Mastering Your Filing System, mens 10 File Management Tips forklarer, hvordan du holder filerne på dit computersystem organiseret og opdateret.

Du skal også vide, hvordan du arkiverer dokumenter. Hvordan vil du håndtere filer, der er forældede eller bare klar til at blive flyttet til backbrænderen i dit dokumentstyringssystem?

I begyndelsen af ​​hvert år går jeg igennem de forskellige arbejdsrelaterede filer på min computer og lukker de ikke længere aktuelle og opretter nye mapper mærket med år og / eller emne, flytter filer som havde brug for.

Det samme kan ske med papirfiler; Det er ikke svært at fjerne gamle (er) dokumenter fra en filmappe og etiket og oprette en ny med "Old" i titlen. Nogle software tilbyder automatiske arkiveringsmuligheder. Microsoft Outlook, for eksempel, giver dig mulighed for at arkivere gammel email.

3. Hvordan kan hentning af dokumenter forenkles?

Dette spørgsmål er hjertet af dit dokumenthåndteringssystem. I en undersøgelse foretaget af Leger Marketing for Xerox Canada sagde canadiske SMB-ejere og ledere i gennemsnit at det kostede $ 2, 152 om året at administrere og gemme dokumenter og omkring en time om dagen for at søge efter disse dokumenter (globeandmail.com).

Endnu en gang kan gode arkiveringspraksis gå langt i retning af at løse problemet. Gennemse Data Management artiklerne på dette websted vil komme i gang. Hvis du gør ting som konsekvent følg filnavnet konventioner skitseret på 10 måder at holde dine digitale filer organiseret, for eksempel dokumenter vil være meget lettere at finde.

Og om du er en enesteindehaver, der arbejder solo eller en virksomhedsejer med medarbejdere, anbefaler jeg at oprette en fillisteoversigt , som minder brugerne om, hvor bestemte typer filer går - og hvor de skal finde særlige dokumenter. Hvis din virksomhed er som de fleste, skal du huske at medtage, om filen vil være på dit computersystem, en intern server, i skyen eller hvis den er arkiveret på en fysisk placering, f.eks. Et arkivskab.Antag for eksempel at du bruger billeder, video eller endda papirbilleder i min virksomhed. En indgang i din filplaceringsliste kan være:

Digitale billeder / video: computer (eller server) - drev E: / fotos - fil i passende emnemappe
Papirbilleder: arkivskab 3 - Billeder - alpha efter emne

Delt netværk eller cloud-drev skal mærkes i overensstemmelse med indholdet, som det burde arkivere skuffer.

4. Hvordan kan vi lave / holde vores dokumenter sikre?

Den første forsvarslinje for dokumentsikkerhed sikrer fysisk forretningslokalerne selv. Alle virksomheder skal have sikkerhedssystemer, såsom alarmsystemer, installeret - selv hjemme-baserede virksomheder.

Virksomheder kan også have brug for eller ønsker at investere i andre sikkerhedsenheder, som f.eks. Vinduesbjælker / griller, sikkerhedskameraer og / eller patruljeringstjenester. Du kan bruge hele tiden, du vil oprette adgangskoder og kryptere filer i et forsøg på at beskytte dine elektroniske filer, men det er ligegyldigt, om nogen bare kan vandre ind og stjæle din computer og ledsagende harddisk.

Alle arkiver skal være låsbare og holdes låst efter åbningstid (og låst ved frokosttid, hvis ingen pålidelige vil være i nærheden).

Generelle sikkerhedsprocedurer for elektroniske dokumenter indebærer at sikkerhedskopiere dokumenter regelmæssigt og holde dokumentbackups et andet sted end den samme harddisk, hvor de originale dokumenter er placeret. Off-site er bedst at beskytte mod at få dine forretningsdata udslettet af naturkatastrofer - endnu en grund til, at skyen er ideel til forretning. Yderligere oplysninger om opsætning og brug af et effektivt sikkerhedssystem findes i Sådan opsættes et vellykket backupsystem.

Små virksomheder med kolleger eller medarbejdere, der deler det samme computernetværk, kan også begrænse nogle brugers adgang, så de kun kan bruge eller se nogle af netværkets ressourcer. For eksempel kan du have et netværk eller en cloud-delekatalog med navnet "Accounting", der kun har adgang til ledelsen Selvom en bruger har adgang til en ressource, f.eks. Et program, kan bestemte dokumenter beskyttes med adgangskode. Indholdet af dokumenter kan også krypteres, så de kun er tilgængelige for dem, der har den nødvendige krypteringsnøgle.

Ansatte tyveri er en anden trussel mod datasikkerhed. Små virksomheder med medarbejdere bør foretage résumé faktura kontrol og få baggrundskontrol af medarbejdere et spørgsmål om politik.

Implementering af dit dokumentstyringssystem

Når du har oprettet din dokumenthåndteringsplan ved at besvare ovenstående spørgsmål, er du klar til at gennemføre den og sørge for, at hele dit personale kender detaljerne i din virksomheds dokumentstyringssystem og er Følg passende procedurer, når du opretter, gemmer og henter dokumenter.

Du skal også være sikker på, at alle, der får adgang til og bruger dokumenter i din organisation, følger gennem, gør ting som navngivning og lagring af dokumenter på passende vis. Spotkontrol med jævne mellemrum for at teste om bestemte filer nemt kan findes og at beskytte mod misfiling.

Du kan oprette et dokumenthåndteringssystem på en dag, men implementere det konsekvent over tid vil være nøglen til dens succes. Belønningerne er enorme - at kunne finde det, du vil finde, når du vil have det og ro i sindet.