Skat År til årets slut Medarbejderbetaling

Hvilket skatteår skal en lønmodtager indgå i løn?

Spørgsmål: Er årslønnen skattepligtige i året for lønningen eller året for lønsedlen?

Reglen er: Lønsedoen betragtes som skattepligtig indkomst i det år, hvor lønsedlen er udstedt (dateret) , selvom arbejdet var færdigt og lønnen blev optjent i et andet år ( men læs undtagelsen nedenfor).

For eksempel:

Du betaler medarbejdere den 2. januar 2018 for arbejde udført i den sidste uge af december 2017.

Bruttolønnen er skattepligtig i 2018, ikke 2017. Hvis Du betaler medarbejdere på den sidste december i forbindelse med dette arbejde. Betalingsdatoen den 31. december 2017 betyder, at lønnen er skattepligtig indkomst i 2017.

Hvorfor er året for en medarbejders betalingscheck vigtigt?

Det år, hvor lønsedlen er beskattet, påvirker medarbejderens skattepligtige indkomst. Hvis en medarbejder havde en stor ultimo bonus, kunne det for eksempel påvirke medarbejderens skatteprocent. I nogle år er der en ekstra lønperiode, der kan få medarbejdere til at modtage, hvad der synes at være en "ekstra" lønseddel. At informere medarbejderen om forskellen, før den er betalt, giver medarbejderen tid til at ændre personens W-4-formular for at tilføje mere tilbageholdenhed til den pågældende lønseddel.

Problemet opstår, når en betalingsperiode ikke slutter på den sidste dag i året. Hvis lønperioden slutter inden årets udgang, er der få dage i det første år, der vil blive betalt i det næste år.

Hvis lønperioden slutter efter årets udgang, er der et par ekstra dage i det næste års løn.

En undtagelse: Konstruktiv kvittering

Hvis du laver lønsedler til rådighed for medarbejdere inden årets udgang - f.eks. Ved direkte indbetaling - skal betalingen betragtes som modtaget (og skattepligtig) i det pågældende år, selv om Den direkte indbetalingskontrol er dateret i det følgende år.

IRS siger, at medarbejderne skal have adgang til lønsedlen "uden væsentlig begrænsning eller begrænsning". Dette kaldes "konstruktiv kvittering". Konstruktiv kvittering er en regnskabsmæssig betegnelse, der refererer til, når indkomst anses for at være i besiddelse af nogen, og når den er tilgængelig til at blive brugt. Det vil sige, hvornår har personen kontrol over pengene?

Post-dateret checks og konstruktive kvitteringer

Når en person modtager betaling via post, kan det generelt anses for at personen har en konstruktiv modtagelse af midlerne. Men det er ikke altid sandt. En check kan være post-dateret. En post-dateret check er en check, der har en fremtidig dato på den. Hvis du modtager en check in 2017, der er dateret 2018, kan du ikke betale det til næste år. Bare fordi du har checken i din hånd, fordi den er dateret i det næste år - og ikke kasseres indtil da - vil checken blive inkluderet i det kommende års skat.

Hvordan påvirker denne regel medarbejder W-2 formularer?

W-2-blanketter er de formularer, du giver medarbejdere i januar, for at give oplysninger om deres løn og beløb tilbageholdt for føderale indkomstskatter og FICA-skatter (social sikring og Medicare).

Den sidste paycheck dateret i december er inkluderet i det årets W-2 indtjening.

Den første paycheck i januar er inkluderet i det nye års W-2 indtjening.

Når du har udarbejdet disse W-2 Forms, skal de distribueres til medarbejdere og arkiveres hos Social Security Administration. Her er datoerne for at huske: W-2-formularer skal gives til medarbejdere inden udgangen af ​​januar for det foregående års løn. Du skal også indsende W-2-formularer hos Social Security Administration senest den 31. januar (ikke 28. februar som i tidligere år. Denne nye tidligere W-2 ansøgningsdato begynder i 2017, for 2016 skatter.) Hvis du bruger lønningsregnskab software , skal softwaren tage sig af skatteproblemet for medarbejderen W-2s.

Hvordan håndterer Payroll Software dette problem?

Patriot Software siger, "Brugeren [det er dig, virksomheden] ville vælge betalingsdatoen, som vil omfatte dag, måned og år. Men for at være klar, er betalingsdagens indbetalingsdato typisk også" betalingsdato ". "Hvis der nogensinde er en forsinkelse af en eller anden grund i depositum af midlerne, vil medarbejderen W2 stadig afspejle betalingsdatoen i lønnen."

Hvordan håndterer jeg dette problem?

Nogle forslag:

1. Gå ikke foran dig selv og prøv ikke at over-think dette. Uddel lønsedler, når de typisk distribueres. Hvis du forsøger at beregne lønningsafgift selv, kan det være klogt at overveje at få lønningsprogrammer.

2. Informere medarbejdere. Lad medarbejderne vide, hvilket skatteår deres sidste lønseddel vil være i. Det er altid bedre at advare medarbejdere end at få dem til at finde ud af senere og blive forstyrret.

3. Du kan få hjælp fra din CPA eller anden skattefaglig. Hvis du virkelig er forvirret, kan du overveje at få en lønningstjeneste til at hjælpe med sådanne problemer.