Hvad du skal vide om projektstyringsstrukturer

Ved du, hvad projektstyring er, og hvordan ser det ud? Eller hvad skal man gøre, hvis man arbejder i et miljø, hvor den ikke eksisterer? Lad os starte med en definition.

Projektstyring: En definition

'Governance' i projektledelsesbetingelser refererer til de politikker, processer, standarder, procedurer og retningslinjer, der bestemmer, hvordan projekter ledes, drives og kontrolleres i din organisation.

Governance kan være omfattende og "tung" med masser af bureaukrati, eller sketchy og "light" (i så fald er det sandsynligvis ineffektivt).

Ledere skal tilstræbe det rette styringsniveau for deres miljø og kultur. Sørg for, at dine styringspolitikker er egnede til formål, er en nøglefaktor for at sikre, at de er effektive.

Regeringen starter øverst. Selskabets bestyrelse bør være forpligtet til ideen om god regeringsførelse og det faktum, at projekterne skal forvaltes korrekt, inden for specifikke retningslinjer. Denne holdning og de forventede standarder vil filtrere ned til projektstyrelser og projektledere (og programhold, hvor disse findes).

Hvorfor projektstyringsspørgsmål

Din projektsponsor og andre vigtige interessenter vil gerne vide, at du bruger projektbudgettet på den rigtige måde. De ønsker at se, at du følger dine projekts fremskridt effektivt og træder ind for at styre projektrisiko efter behov.

Men begrundelsen for god regeringsførelse på projekter går længere end det.

Behov for styring af kunderne, især i den offentlige sektor.

Regeringer og tilsynsmyndigheder spørger (og i nogle tilfælde håndhæver) visse standarder for visse projekter. Governance er ikke kun et internt problem: mange virksomheder, der opererer på regulerede markeder, skal følge vejledning fra ekstern lovgivning som Sarbanes-Oxley. Projektstyring udgør en lille del af at kunne bevise, at din virksomhed fungerer effektivt og inden for de specificerede vejledninger og regler for din branche.

Projektstyring hjælper dig også:

Forbedre dit investeringsafkast og spore disse investeringer effektivt.

• Gain buy-in for projekter
• Undgå de almindelige årsager til, at projekter fejler
• Kommuniker mere effektivt
• Introducere standardisering på tværs af projekter, hvilket gør det nemmere at sammenligne ydeevne
• Minimere risiko
• Udvikle og motivere personale i en struktureret miljø
• Hvad projektstyring ser ud som

Så nu ved vi, hvad projektstyring er, hvad gør det ligner på et projekt? Her er de typer aktiviteter, der viser styring i et projektmiljø:

Der er en disciplineret projektledelses livscyklus, der indeholder definerede punkter til godkendelse.Dette er punkter, hvor projektets levedygtighed drøftes, og der træffes beslutning om, hvorvidt man skal fortsætte arbejdet eller ej.

• Projekter har en klar forretningsmæssig sag, og forretningsmæssige sager har tilstrækkelige oplysninger til at gøre det muligt for ledelsesteam at træffe de rigtige beslutninger.
• Disse beslutninger dokumenteres tilstrækkeligt og meddeles.
• Personer, der arbejder med projekter, har defineret roller og ansvar.
• Der er en kultur med kontinuerlig læring, der gør det muligt for projektteamene løbende at forbedre og at diskutere erfaringerne i et blankt miljø.
• Der er processer og procedurer, der gør det muligt for projektteam at gennemgå deres projekt og anmode om selvstændig support, hvis det kræves.
• Interessenter er involveret, og de stoler på processen.
• Projektgrupper består af enkeltpersoner, der er erfarne og kvalificerede i de relevante roller.
• Styring af projekter er forbundet med styringsstrukturerne i organisationen samlet. Hvis du mener, at hovedformålet med projektstyring er at sikre, at projekter udføres på den rigtige måde, kan du se, hvordan det knytter sig til økonomistyring på virksomhedsniveau, risikostyring af virksomheder og meget mere.

Projektstyring bør passe problemfrit inden for dine nuværende organisatoriske processer. Med andre ord, skab ikke en helt ny finansiel styringsproces, når du allerede har en, der fungerer på andre områder! Brug det, der findes i øjeblikket, og tweak virksomhedens processer for at gøre dem egnede til brug i et projektmiljø.

5 fokusområder for projektstyring

Når du begynder at se på det, vil du indse, at projektstyring er gennemgribende gennem alle elementer i projektstyring.

Der er dog nogle nøglefokusområder, hvor styring er særligt relevant.

Metoder og processer: Disse hjælper dig med at levere arbejde pålideligt og bæredygtigt.

1. Videnforvaltning: Dette er afgørende for erfaringerne og sikrer, at organisationen lærer af projektets erfaring. Videnforvaltning er afgørende, hvis du vil stoppe med at lave de samme fejl flere gange.
2. Projektledelse Modenhed: Når din organisatoriske projektstyrings modenhed stiger, vil din evne til at levere med succes.
3. Senior-Level Buy-in: Forpligtelsen til projektstyring starter øverst. Hvis du har ledelsesstøtte, vil dette kaskade ned gennem alle niveauer af virksomheden, og tilgangen til styring vil være mere bæredygtig.
4. Støttekultur: En støttekultur, der ikke skyldes, vil sikre, at projektledere har det rette miljø for at trives. En støttende kultur, ledet af projektledelsen eller projektdirektøren, vil hjælpe projektledere med at nå deres mål og projektets mål.
5. Hvad skal man gøre, hvis der ikke er nogen corporate standard

Mange projektledere i mindre organisationer finder sig i gang med at køre projekter i et miljø, der understøtter, og hvor der er buy-in til begrebet projektledelse, men uden den formelle organisationsstrukturer på plads, hvorfra man kan fodre.

I den situation - og det er ikke eksklusivt for små organisationer - designer du din projektledelsesmodel fra bunden. Hvis der ikke er en projektstyringsmetode, som du kan tage af hylderne og passe til dit projekt, skal du selv bygge.

Det er ikke så svært, som det kan synes!

Start med at oprette det grundlæggende:

Opret et roller og ansvarsdokument

• Sørg for at du har en projektsponsor
• Sørg for at have et projektstyring eller en styringsgruppe og arrangere regelmæssige møder, som du tager og distribuere minutter
• Konfigurer en risikostyringsproces
• Konfigurer en forandringsstyringsproces
• Bygg punkter i din projektplan, hvor du kontrollerer projektets levedygtighed mod de oprindelige mål for forretningssagen (slutningen af hver fase af fase er det naturlige punkt at sætte disse checks).
• Det er i sidste ende projektsponsorens ansvar at sikre, at der er tilstrækkelig styring, men projektledere kan også tage en aktiv rolle i dette.

Governance kan være et af de tørre emner i projektledelsen, men det er en af ​​de vigtigste. Det er den måde, senior management teams ved, at du laver et godt stykke arbejde, og det forsikrer dem om, at projektet udfolder sig som det skal. Det giver også de checks og balancer, der er nødvendige for ledere at vide, at pengene bliver brugt på passende vis og tilpasset forretningssagen.