Hvad arbejdsgivere ikke bør beholde i personaldokumenter

Arbejdsgivere bør aldrig placere bestemte emner i dine generelle personaldokumenter. Indholdet af dine personaledokumenter og -registre er generelt tilgængelig for medarbejdere, medarbejderen og medarbejderens leder og vejleder i nogle virksomheder.

I andre er adgang begrænset til HR-personale, og medarbejdere kan anmode om adgang til deres optegnelser. Advokater kan også afkræve indholdet af personaldokumenter for retssager og klager over lige muligheder for beskæftigelse (EEOC).

En tidligere medarbejder kan også anmode om en kopi af hans eller hendes personaldokumenter.

Med alle disse potentielle anvendelser og potentielle seere af dine personaldokumenter skal en arbejdsgiver sørge for at opretholde upartisk, faktuel dokumentation af en ansattes beskæftigelseshistorie i dine personaldokumenter. Følg derfor disse generelle retningslinjer på den dokumentation, som du bevarer i organisationens personaldokumenter.

Generelle retningslinjer for indholdet af medarbejderpersonalfilen

• Oplysninger i personoplysninger skal være faktiske. Personaleudtalelser fra Supervisor eller Human Resources; tilfældige noter; sladre; ubegrundede rygter spørgsmål, rapporter eller tatletale påstande fra andre medarbejdere, som ikke er udforsket; påstande, der ikke er forfulgt, undersøgt og afsluttet og andre ikke-faktiske oplysninger, kommentarer eller noter bør udelukkes fra medarbejderens personaledatabase.
  Et af de værste eksempler på offensiv kommentar, som en HR-manager fandt indleveret i en personalepost, involverede en ansættelseslederens interviews. En sagde: "Muligvis for fedt at komme op og ned ad trappen efter behov. "Forestil dig medarbejderen, en advokat og endda kommende medarbejdere og vejledere, der læser kommentarer som disse.
  I et andet selskab fandt lederen ubemærkede noter, som ledere og andre havde lagt i medarbejderens filer som: "Mary er sur fordi hun ikke fik en rejse. Hun sænkede sit arbejde forsætligt for at komme lige med sin leder. " Se problemet?

• Personalejournaler skal omhyggeligt tildeles til deres relevante filplaceringer. Bestem en protokol for din virksomheds personaldokumenter baseret på statslige og føderale love, arbejdslove som f.eks. Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) og arbejdsgiverens bedste praksis.
  Så hold dig til protokollen. Du ønsker ikke at finde tilfældig læge undskyldninger gemt i personalebladet, når de tilhører en medicinsk fil. Du vil heller ikke have begrundelsen og begrundelsen for en medarbejders forfremmelse i lønlistefilen.
  Du vil heller ikke have optegnelser over en ansættelsesbeslutning, der involverer baggrundskontrol eller noter fra diskussioner med tidligere arbejdsgivere i personalepilen.
• Tilsynsførende, ledere og andre medarbejdere, der lægger dokumentation i personoplysninger, skal trænes for at skrive dokumentationen korrekt. Hvis man i en medarbejderberegning angiver, at medarbejderen var en fuldstændig dødsfald, vil ikke dine medarbejdere registrere nogen præmier, men uuddannede vejleder har været kendt for at skrive lignende udtalelser.
  Endnu bedre, begræns adgangen til filerne til din HR-medarbejder, der er ansvarlig for journalerne og ved, hvad der skal og ikke skal placeres i en personaledatabase.
• Balancér de oplysninger, du placerer i personaldokumenter, for at inkludere både de positive og negative aspekter af en ansattes beskæftigelseshistorie. Alt for ofte fremhæver personaldokumenter enhver negativ forekomst og savner de positive komponenter.
• Anerkend forskellen mellem en vejleders personlige noter om hans eller hendes rapporteringspersonale og den officielle virksomheds personaldokumenter. Tilsynsmandens notater, der bruges til forbedring af præstationer, sporing af projekter og målafslutning, og for retfærdig fastsættelse af løfter og præstationsudviklingsplaner hører f.eks. I en vejleders private fil, ikke i virksomhedens officielle personaldokumenter.
  Anerkender også behovet for at uddanne vejledere i, hvordan man tager notater og vedligeholder dokumentation i deres administrationsfil. De samme kriterier for fakta, ikke meninger og specifikke eksempler, ikke retssag, gælder for private noter.
  Vejlederens private noter kan dømmes i tilfælde af en retssag, så forsigtighed anbefales selv for private noter. Tilsynet med tilsynsførere, der holder kopier af poster, der findes i den officielle medarbejderpersonalfil i deres administrationsfil, anbefales ikke.
• Ansættelse dokumentation og interview notater præsenterer lidt af en quandary. Den bedste praksis er at opretholde en separat fil for hver position, du fylder, der indeholder al dokumentation i forbindelse med udfyldning af denne position fra jobannoncer til referencecheck. Ansøgernes genoptagelser, dækbreve og ansøgninger hører til i denne fil, bortset fra at du skal flytte den ansattes medarbejders ansøgning til medarbejderpersonalfilen.
  Denne fil har de officielle tjeklister og formularer, der stræber efter upartisk repræsentation om en potentiel medarbejders kvalifikationer og støtter din beslutning om at ansætte den mest kvalificerede kandidat. Ansættelseslederens udtalelser og noter, der blev taget under ansættelsesprocessen, tilhører ikke denne fil. Human Resources kan indsamle disse noter for at opretholde fuldstændig dokumentation om en beskæftigelsesbeslutning, men de tilhører ikke personaleposterne.
• Faktisk dokumentation om beskæftigelsesbeslutninger som f.eks. Forfremmelse, overførsel til en sideløbende mulighed og lønforhøjelser tilhører personaleposter. Vejlederens eller HR's udtalelser om medarbejderen gør det ikke. Officiel disciplinær handling dokumentation som en skriftlig advarsel tilhører også medarbejderens personaledatabase.

Specifikke eksempler på dokumentation, der ikke skal være i personoplysninger

Følgende oplysninger bør ikke anføres i personoplysninger.Dokumentationen kan kræve en separat fil, kan klassificeres som tilsyns- eller ledelsesnotater, eller bør ikke overholdes af en arbejdsgiver.

• Enhver medicinsk information tilhører den medicinske fil.
• Lønoplysninger tilhører lønlistefilen.
• Dokumenter, der indeholder medarbejderens sociale sikkerhedsnumre eller oplysninger om medarbejdernes beskyttede klassifikationer som alder, race, køn, national oprindelse, handicap, civilstand, religiøs overbevisning osv., Bør aldrig opbevares i personaledokumenterne.
• Tilsynsdokumentation med henblik på at styre en medarbejders arbejde, fastsætte mål, tilbagemelding osv., Skal indleveres i en privat, supervisor eller manager-ejet mappe.
• Undersøgelsesmateriale herunder medarbejderklage, vidneinterviews, medarbejderinterview, fund, advokatanbefalinger og resolution samt opfølgning for at sikre ingen gengældelse, bør opholde sig i en undersøgelsesfil, der er adskilt fra personaldokumenter.
• Arkiv medarbejder I-9 formularer i en I-9-fil eller -sted, væk fra medarbejderpersonalposter.
• Placer baggrundskontroller, herunder kriminel historie, kreditrapporter mv. Og resultaterne af lægemiddelprøvning i en separat fil , som tilsynsførende, ledere og medarbejderen ikke kan få adgang til. SHRM anbefaler enten denne separate fil eller anbefaler, at disse oplysninger også kan indleveres i medarbejderens medicinske fil.
• Medarbejder lige muligheder registreringer som f.eks. Selvidentifikationsformer og regeringsrapporter bør ikke opbevares i den personlige fil eller overalt, hvor tilsynsføreren har adgang.

Hvis du følger disse retningslinjer, gemmer din organisation faktisk faktuel, støttet beskæftigelseshistorie og personaldokumenter på de relevante steder.

Ansvarsfraskrivelse: Vær opmærksom på, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp. -