Hvad er mødemøder og hvem registrerer dem?

Møde minutter er den skriftlige eller registrerede dokumentation, der bruges til at informere deltagere og ikke-deltagere om, hvad der blev drøftet, og hvad der skete under et møde. Mødet minutter er generelt taget eller registreret under mødet, så deltagerne har en oversigt over, hvad der skete under mødet.

Protokollen omfatter normalt:

deltagernes navne,
de dagsordener, der er omfattet,
beslutninger foretaget af deltagerne,

- 9 ->

de opfølgende aktioner, som deltagerne har forpligtet sig til,
forfaldsdatoer for opfyldelse af forpligtelser og
andre begivenheder eller diskussioner, der er værd at dokumentere for fremtidig revision eller historie.

Eksempler på mødemøder fokuserer på beslutninger truffet under mødet og forpligtelser fra deltagerne. Forpligtelserne ledsages af forfaldsdatoer og andre detaljer, der er nødvendige for en fælles forståelse ved at møde deltagere.

Mødereferater som et historisk dokument

Som et historisk dokument er de også nyttige til dokumentation af de centrale ideer eller diskussioner, der førte til beslutningstagning. For eksempel besvare spørgsmål senere, når et holdmedlem siger: "hvad nogensinde tænkte vi, da vi valgte dette mål."

Effektive mødeminutter opstiller de fem alternativer, som holdet diskuterede, og hovedårsagen til, at man blev valgt over de andre tilgængelige stier.

Effektive mødemøder for det typiske forretningsforsamling behøver ikke at registrere alle diskussioner.

De behøver heller ikke, og bør ikke, oplyse hvem der sagde hvad. Ligeledes skal de dokumentere, hvad hver deltager siger i detaljer. I det givne eksempel opsummerer en effektiv notattager diskussionen snarere end at skrive ned hvert ord.

(Anerkend at denne regel er forskellig for andre typer møder i sådanne situationer som retssager, retsforhandlinger og så videre.

Disse minutter kræver en præcis oversigt over samtale og udsagn.) Men din typiske møde på arbejdspladsen gør det ikke.

Når og hvordan man deler mødemøder

Ideelt set formidles mødemøder for at møde deltagere elektronisk ved afslutningen af mødet. Deltagerne har øjeblikkelig meddelelse om deres forpligtelser og frister. Hvis dette ikke er muligt (for eksempel skal notattageren rydde op for fejl), skal notattageren formidle mødet minutter inden for 24 timer efter mødet.

Protokollen tjener som en påmindelse om de forpligtelser, der blev foretaget under mødet. De hjælper deltagerne med at overføre deres mødeforpligtelser til deres kalendere og at lave lister. De tjener som en påmindelse om noget, der skal nå deltagere inden næste møde.

(Dette kan eliminere en af de mest betydningsfulde problemer med møder, som generelt udsender information på mødet, så deltagerne tilbringer mødet læsning frem for at interagere.) Når alt kommer til alt, er ikke interaktion punktet for et møde? For alt andet har du værktøjer som email og Yammer.

Du vil gennemgå dine tidligere møde minutter ved starten af det næste møde, så folk kan tjekke dem for rigtighed og de næste trin.

Mødedokumenter er en effektiv bidragyder til vellykkede møder, når minutter er korrekt skrevet og distribueret rettidigt. Dette er især tilfældet, når et hold har dannet stærke normer, der understøtter virksomhedens succes.

Hvordan håndterer organisationerne mødeprotokoller?

Kritisk til et mødes succes dokumenterer notattageren eller optageren mødet for deltagere, historie og medarbejdere, der har brug for at vide, hvad der skete på mødet. Uden fuldmøder er møtets udsigter til succes mindsket.

Den medarbejder, der tager mødet minutter, er normalt medlem af holdet og tager noterne, mens de deltager i mødet. På møder, der har juridiske eller regeringsrelaterede procedurer, konsekvenser eller krav som høringer, krævede bestyrelsesmøder eller depositioner, tager en ikke-deltagende person de officielle minutter og registrerer ofte sagen.

Den medarbejder, der registrerer protokollen, skal have et øre for detaljer for at optage korrekt. Medarbejderen skal også multitask effektivt for at deltage i mødet under optagelse af protokollen.

På nogle møder tager den samme medarbejder protokollen på hvert møde. I andre passerer minuttagerens rolle fra medarbejder til medarbejder. Lige som møder lederskab bygger notatkonsulentens rolle ledelse, kommunikation og effektive mødestyringsfærdigheder.

Hvad er kravene til et mødeprotokol Notat Taker?

Kravene til optageren eller notattageren omfatter:

Optag præcis de beslutninger, forpligtelser og vigtige diskussionspunkter, der er lavet på et møde.
Optag de handlinger, som møder medlemmer forpligtet til at gøre sammen med den forfaldsdato, som medlemmerne har forpligtet sig til at gøre. Handlingsartikler har et navn vedhæftet, men den generelle diskussion angiver ikke, hvem der sagde hvad i uformelle arbejdspladsmøder.
Gennemgå de store beslutninger og opgaverne eller frivillige forpligtelser og aktionspunkter i slutningen af mødet, så deltagerne kan gennemgå og blive enige om begivenheder og forpligtelser, inden de forlader mødet.
Mødelederen kan bede notattageren om at genoptage diskussionen regelmæssigt under et møde.
I en igangværende serie af møder tager notattageren et øjeblik at gennemgå mødet minutter ved begyndelsen af det næste møde. De medarbejdere, der deltager, kan tilføje eller rette op på noget, som de er uenige om i protokollen.
Distribuering af en kopi af mødemøderne inden for 24 timer efter mødet har været standardanbefaling af møde facilitatorer i årevis.Men optageren tog højst sandsynligt minutterne på en elektronisk enhed som f.eks. En bærbar computer eller iPad. Så bør notattageren distribuere mødenoterne efter en hurtig gennemgang af stavning, grammatik og klarhed - ofte på eller inden for minutter af mødet.

Optageren er en rolle, som et møde skal have for at sikre, at resultaterne af et møde kommunikeres og håndteres af deltagerne. Uden noterne skal deltagerne stole på de øvrige deltagers hukommelse. Garanteret, dette er ikke en god plan.

Notatoptagerens dokumentation af et møde er nødvendigt for et møde, ligesom dokumentation er nødvendig for at forbedre medarbejdernes præstationer.

Relateret til mødeprotokoller

Meet and Greet Meeting Ice Breaker til frokost
Udvikle Group Norms
Team Norms Sample