Hvordan Lockboxes Hjælp Virksomheder Samler Betalinger

Lockboxes hjælper organisationer med at indsamle betalinger effektivt. I stedet for at håndtere indbetalinger selv (og venter på disse betalinger for at bevæge sig via posten), kan din bank oprette flere postkasser rundt om i landet for at modtage betalinger og håndtere disse betalinger for dig.

Fordele ved Lockboxes

Den vigtigste grund til at overveje Lockbox-tjenester er hurtighed og effektivitet: Penge kommer hurtigere til din konto og til en lavere pris for din organisation.

Når kunder eller partnere sender dig penge, skal du deponere disse penge. Det betyder at vente, indtil betalingen ankommer, sende nogen til banken med checken (eller hvis en medarbejder konverterer betalingen til en elektronisk betaling) og venter på, at midlerne bliver ryddet på din konto.

Når du har et stort antal fordringer, tager det betydelige ressourcer til at håndtere disse betalinger. Hvad derudover venter på, at papirchecks skal bevæge sig over hele landet betyder, at du skal vente en ekstra dag eller to, før du bliver betalt.

Hurtig betaling: med en lockbox-service, bliver du betalt hurtigere. Med input fra din bank opretter du postkasser i udvalgte geografiske områder, der minimerer mailtid fra kunder. Selvfølgelig har du ikke medarbejdere på disse steder - banken gør - så du betaler for postkassen og for at nogen skal behandle disse betalinger for dig.

Flere leverancer pr. Dag: Nogle gange leveres mail flere gange i postadresser med høj volumen, som også hjælper dig med at samle hurtigere.

Med din lokale posttjeneste kan du kun få en levering pr. Dag, hvilket resulterer i ekstra "flyde" tid. Især når dollarbeløbene er store, kan det være dyrt at vente en ekstra arbejdsdag.

Outsourcing tilgodehavender: En medarbejder i din lockbox-tjeneste åbner mail, indtaster oplysninger fra betalinger og leverer nogle gange ekstra tjenester.

Løftet fra leverandører er, at du får dine ressourcer til din kerneforretning, samtidig med at de håndterer betalingsbehandling.

Ekstra værktøjer: nogle lockbox-udbydere tilbyder yderligere funktioner, der holder tingene flydende glat. Eksempelvis kan din bank registrere rekordnumre fra kundecheck, så de kan identificere, hvordan man krediterer en betaling, hvis din kunde glemmer at inkludere en betalingskupon (eller kunden angiver ikke hans kontonummer). For eventuelle ulige ting eller fejl kan banken oprette en hjemmeside, hvor du ser disse "undtagelser" og bestemmer hvad du skal gøre ved betalingen.

Elektronisk konvertering: næsten alle banker konverterer betalinger til elektroniske betalinger til dig (når det er tilladt).

Typer af Lockboxes

Der er to grundlæggende typer af lockbox-tjenester: detailhandel og engros.

Retail lockboxes bruges af organisationer, der modtager et stort antal relativt små betalinger. For eksempel kan en virksomhed, der har kunder rundt om i landet (f.eks. Et telefonfirma), oprette låsekasser i flere områder for at forhindre betalinger fra at bruge flere dage i posten. Disse betalinger leveres ofte med en standard computerlæsbar betalingskupon. I mange tilfælde slutter "online" faktura betalinger fra din forbruger bankkonto i disse lockboxes.

Engros lockboxes er til større, mindre hyppige betalinger, såsom betalinger mellem forretningspartnere (f.eks. Leverandører). Fordi disse betalinger kan være store , kan det være værd at få pengene i banken en eller to dage hurtigere. Disse fordringer er dog normalt ikke så enkle som en check med en standardiseret betalingskupon - de kræver mere arbejdskraft og ekspertise til at behandle.

Andre låsekasser kan indstilles til ethvert formål. Hver gang en tilgodehavende skal gennemgå posten, kan nogen design en kreativ og tilpasset løsning.