Måder at få betalt og hvordan man fakturerer en kunde

Hvilken lille virksomhedsejer er ikke bekymret for, om han eller hun ville blive betalt på et tidspunkt eller ej? Uanset om det er antallet af kunder, der kører forfaldne konti eller klienten, der synes at være tilbageholdende med at betale for det udførte arbejde, ikke bliver betalt, er et af de mest frustrerende aspekter ved at drive en lille virksomhed - og når man ikke får betalt chokes din lille virksomheds pengestrømme, en af ​​de farligste også.

Her er syv måder at sikre, at du bliver betalt for de varer og tjenesteydelser, du sælger.

1. Udvid ikke kredit automatisk til nye kunder / kunder.

Små virksomheder skal ligesom de store virksomheder have en kreditpolitik, der giver retningslinjer for, hvilke kunder eller kunder der vil blive forlænget kredit og på hvilke vilkår.

At gøre kreditcheck kan virkelig betale sig, forklarer, hvordan man gør kundekreditkontrol i Canada. Det kan være din virksomheds politik, for eksempel at aldrig acceptere personlige checks som betaling, men kun kontanter, debetkort og kreditkort.

Hvis du overvejer at udvide krediten ud over det pågældende tidspunkt til individuelle kunder eller kunder, skal du have en procedure oprettet, hvor kunden eller kunden skal udfylde en kreditapplikation og / eller foretage en kreditkredit.

Gebyret for en kreditrapport varierer fra omkring $ 20 til over $ 1000, afhængigt af hvor detaljeret kreditrapporten er, men det er bestemt penge, der bruges godt, hvis det forhindrer dig i ikke at blive betalt for det store job eller et stort salg.

2. Tage delvis betaling på forhånd.

Bekymret for, at du ikke bliver betalt for det salg eller din service? Hvis det er fornuftigt med hensyn til prisen på varerne eller tjenesteydelserne, så spørg efter et depositum eller en holder på forsiden. Dette er en stadig mere almindelig forretningspraksis for varer og tjenesteydelser med højere billetpris; ingen rimelig kunde bør være fornærmet af en sådan anmodning.

Hvis du for eksempel leverer tjenester, kan du muligvis opkræve en procentdel af den projicerede regning eller et angivet beløb som en beholdning, inden du begynder at arbejde på et projekt med resten på grund af afslutningen af ​​opgaven. Eller bryd regningen i tredjedele, spørge om en tredjedel, før arbejdet starter, en tredje halvvejs igennem projektet og en tredjedel efter færdiggørelsen.

Skønheden ved delbetaling er, at det sikrer, at du får betalt noget, selvom kunden eller kunden er standard på resten af ​​regningen.

3. Faktura straks.

Dette virker som en ikke-brainer, men jeg har personligt beskæftiget mig med virksomheder, der ikke har generet mig til at betale mig for flere måneder til slut for produkter eller ydelser. Udover at være irriterende, fordi jeg vil vide præcis, hvad afgifterne er, kan jeg ikke undlade at undre sig over, om resten af ​​deres forretningspraksis er lige så slidt.Og med deres eget eksempel, hvorfor skulle jeg have travlt med at betale dem?

Fakturaer fra kunde / kunde skal udarbejdes og præsenteres straks efter levering af dine varer eller tjenesteydelser til kunden eller så hurtigt som muligt. Hvis du ikke gør det, kan din virksomhed se ligeglad med at blive betalt og sænke dit cash flow uden grund. Venter på at forberede dine fakturaer i slutningen af ​​måneden, for eksempel kan du tilføje så mange som tredive ekstra dage til din cash flow konvertering periode!

Small Business Accounting Software og POS (Point of Sale) systemer gør det nemt at foretage hurtig fakturering.

4. Angiv betalingsbetingelser synligt og tydeligt.

Hvis du ønsker at blive betalt hurtigt, skal du ikke overlade det til kunden eller kunden til at afgøre, hvornår din faktura skal betales. Snarere end at give dem fakturaer, der siger vage ting som "Betalbar ved modtagelse", skal du sørge for, at dine fakturaer er statsspecifikke betalingsbetingelser, som "Betales inden for 30 dage" eller "Forfaldsdato: ____________". Se Brug fakturaer, der tilskynder til handling for mere om dette.

5. Belønne kunder for at betale straks.

Vifte en gulerod hos kunder eller kunder, som f.eks. At give kunderne en rabat for at betale deres fakturaer tidligt, kan hjælpe dig med at blive betalt hurtigere også. For eksempel, hvis din sædvanlige politik er at have betalinger på 30 dage, skal du tilbyde en lille rabat som to procent til kunder, der betaler inden for 14 dage.

Guleroden fungerer ikke altid, men; nogle gange vil du blive ved med at komme ud af pinden og kalde hjælp til at få de penge du skylder. Resten af ​​denne artikel dækker hvad du behøver at vide om metoder som at bruge samlingsagenturer.

Tidligere foreslog jeg fem proaktive måder, du kunne sikre, at din lille virksomhed bliver betalt for de varer og tjenesteydelser, du sælger, hovedsagelig ved at gøre dine betalingsforventninger klare til kunderne og belønne dem for at betale straks.

Desværre, selvom du bruger alle disse proaktive måder at blive betalt konsekvent, har du stadig nogle forsinkede konti. Når guleroden ikke virker, er det tid til stokken - ellers kendt som samlinger.

Læs videre for at lære at gøre dine samlingsbreve og brug af indsamlingsagenturer så effektive som muligt.

6. Etablere en opfølgningsprocedure for kunder, der savner betalinger.

Jo hurtigere du følger op på en ubesvaret betaling, desto bedre er din chance for at blive betalt. Så indstil et system til at markere forsinkede betalinger, hvis du har brug for, og en standardprocedure for at kontakte kunden eller kunden, når hans eller hendes betaling er forsinket.

Typisk starter en sådan procedure med et brev, der blot siger, at regningen er forsinket og anmoder kundens øjeblikkelige opmærksomhed på sagen og derefter bevæger sig gennem en række samlingsbreve, der udtrykker stigende bekymring. Hvis der ikke er noget svar på disse bogstaver, er du tilbage med at vælge mellem at afregne regningen som en dårlig gæld eller at overføre kontoen til et inkassobureau.

I dag er der mange kanaler, som du kan bruge til at kontakte kunden.Men nogle er mere effektive end andre. Hvis tiden tillader det, anbefaler jeg at starte med et telefonopkald for at "røre base" med kunden eller klienten. Du ønsker at komme på tværs som venlig og høflig, ikke truende på nogen måde. Nogle gange har personen lige glemt eller savnet at se et regning og et hurtigt telefonopkald er alt det kræver - hvilket betyder at du bliver betalt, og du behøver ikke at gå igennem nogen af ​​resten af ​​samlingsproceduren.

Afsendelse af samlingsbreve via e-mail er dejligt, fordi det automatisk opretter en kopi af samlingsbrevet til dine filer - og automatisk stempler din meddelelse automatisk. På grund af e-mail-filtrering og overbelastning af e-mails er det måske ikke en meget effektiv måde at få dine samlingsbreve på til kunder og kunder. Du vil også sende dem på andre måder, som f.eks. Almindelig post, fax eller endda kurer, afhængigt af gældens størrelse og betydning.

7. Vend den forfaldne konto til et samlingsbureau.

Indsamlingsagenturer indsamler gæld for et gebyr eller en procentdel af det samlede skyldige beløb. Dette gebyr er baseret på hvor gammel gælden er (jo friskere jo bedre) og hvor meget virksomhed en kreditor har at tilbyde. Standardrenten i branchen for business-to-business-konti er 30 procent. Frekvensen for indsamling af forbrugerkonti er højere.

Indsamlingsagenturer har dog erfaring med og viden om inddrivelse, som vi som individuelle virksomhedsejere ikke har og ansætter, kan det være værd, hvis en række udestående kundefordringer garanterer det.

Hvis du ansætter et samlingsbureau, skal du bemærke, at selv om der i Canada er indsamlingsbureauer reguleret af den provins, hvor de opererer, betyder det ikke, at du skal ansætte et lokalt samlingsagentur. bare at du skal være sikker på, at samlingsagenturet du ansætter er fuldt licenseret og bundet i din provins.

Proaktive politikker er den bedste måde at få betalt på

Som du allerede har gættet, er de bedste måder at sikre, at du får betalt for de produkter, du sælger, og de tjenester, du leverer, indstillet proaktive politikker og procedurer til at skære ned på antallet af misligholdte tilgodehavender, som din virksomhed skal beskæftige sig med.

Ting som at have kreditpolitikker på plads, udføre kreditkontrol af kunder og kunder, have en delbetalingspolitik og være klar og forhånd om dine betalingsforventninger både personligt og på dine fakturaer, vil gå langt for at sikre, at du få betalt og din lille virksomhed ikke sidder fast med en masse dårlig gæld.