Udvikler en effektiv kreditkortpolitik for medarbejdere

I dag forsøger både små og store virksomheder at reducere omkostningerne i forbindelse med rejser eller andre indkøb foretaget af medarbejdere til gavn for virksomhederne. En af de bedste måder at skære ned på unødvendige udgifter fra medarbejdere er ved at skabe medarbejderens kreditkortpolitik. For at reducere misbrug af virksomhedens kreditkort skal virksomheden fastsætte regler og regler for, hvordan virksomhedskreditkortet skal anvendes.

Men ikke mange virksomheder er opmærksomme på de bedste måder at udvikle ansættelseskreditkortpolitik på. Mange virksomhedsejere har altid lyst til at oprette disse politikker, men mangler retninger på hvordan man gør det. På grund af dette er her en livlig beskrivelse af, hvordan virksomheder effektivt kan oprette medarbejderens kreditkortpolitik.

1. Korthaverens ansvar

Hvis et firma udsteder kreditkort til sine medarbejdere, skal der fastsættes regler, der regulerer kortets brug. Medarbejderne skal holdes ansvarlige for sikkerheden på kortet såvel som privatlivets fred for enhver information relateret til virksomheden. Medarbejderne skal sikre, at kortet holdes på et sikkert sted, kortet er fri for bedrageriske aktiviteter, og kortets identifikationsnummer er beskyttet. Virksomheden skal også oplyse, at virksomhedskreditkortet kun er begrænset til at blive brugt af medarbejderen og ikke til nogen anden person.

2. Spelling Out Spend Limits

Virksomheden skal kunne følge regler, der dikterer aktiviteter eller transaktioner, hvor kreditkortet skal bruges.

Faktisk bør udgifterne begrænses til specifikke medarbejders behov. Hver afdeling skal have deres egne udgiftsgrænser. Som virksomhed er det godt at informere hver medarbejder om udgiftsgrænserne på udstedelsestidspunktet. Derudover bør hver medarbejder ikke overskride denne grænse, og hvis en gør det, opstår de over grænsegebyrerne.

Endelig bør selskabets kreditkort aldrig bruges til kontantforløb.

3. Regelmæssig brugsrapport

Alle virksomheder skal holde medarbejderne ansvarlige for ethvert firma kreditkort brug. Lad os sige, at hver medarbejder i slutningen af ​​hver måned skal indsende en detaljeret forklaring på alle gebyrer, kvitteringer og de rigtige regnskabskoder. Hver medarbejder skal sikre, at de vedhæfter udgifterne til månedsopgørelsen, inden de sendes til virksomheden til verifikationsformål. Alle disse bør ske i tide for at undgå forsinkede betalinger. Dette vil sikre, at virksomheden overvåger sine månedlige udgifter med lethed, og at revisionen bliver enklere.

4. Ingen brug af kort på individuelle udgifter

Virksomheden bør være meget streng på brugen af ​​medarbejderkreditkortet, fordi ingen har lov til at bruge det til personlige udgifter.Kort sagt bør brugen af ​​kortet være begrænset til forretningsrelaterede aktiviteter. Definitionen af ​​personlig brug er i dette tilfælde en omkostning, der ikke er relateret til driften af ​​virksomheden. Virksomheden bør være meget hård på enhver medarbejder, der bruger kortet på sine egne betalinger.

5. Anvendelsesvurdering

Hvis en virksomhed udsteder medarbejderkreditkort, anbefales det at gennemføre kortets gennemgang efter en bestemt periode.

Kortets gennemgang skal foretages af medarbejdernes nærmeste vejleder sammen med et medlem af virksomhedens regnskabsafdeling. Arbejdsgiverens tilsynsførende bør sikre, at kortets brug er begrænset til, hvad det var beregnet til. På den anden side skal regnskabsafdelingen kontrollere, om alle kvitteringer og andre udgiftsdokumenter, der er indsendt af medarbejderen, er autentiske.

Derfor bør alle virksomheder have en effektiv og pålidelig medarbejderkreditkortpolitik for at forhindre misbrug af kortet af enkeltpersoner. Dette vil placere et selskab i en god økonomisk situation, da ingen medarbejder vil misbruge sit kort til personlige udgifter. Desuden skal virksomheden sørge for, at både tilsynsføreren og regnskabsafdelingen forstår alle aspekter af politikken.