Hvordan man udvikler en effektiv mødedagsorden

En møde dagsorden er listen over ting, som deltagerne håber at opnå på et møde. Dagsorden skal fordeles til deltagerne flere dage forud for et møde, minimalt 24 timer, så deltagerne får mulighed for at forberede sig på mødet.

I forbindelse med mødemøder er dagsordenen planen for mødet og den rapporterede opfølgning af det forudgående møde i dokumentationen, som deltagerne modtager efter et møde.

Når du udvikler en dagsorden for et møde, der ikke regelmæssigt planlægges, vil følgende trin hjælpe dig. Senere i denne artikel vil du se en skabelon til et regelmæssigt planlagt møde. De to typer af møder deler lignende dagsordener, men er ikke helt ens.

Udvikling af en mødeagentur

Først skal du identificere, om andre medarbejdere er nødvendige for at hjælpe dig med at planlægge mødet. Derefter afgøre, hvad du håber at opnå ved at afholde mødet. Etablere gennemførlige mål for dit møde. De fastsatte mål vil danne rammen for en effektiv mødeplan.

Som Stephen Covey siger i Syv vaner af højt effektive mennesker , "Begynd med slutningen i tankerne." Dit mødeformål bestemmer mødefokus, møde dagsorden og møde deltagere.

Etablering af en dagsorden udarbejder en plan for mødet. Du starter med det primære mål eller formål, som du forsøger at opnå ved at afholde mødet.

Når du har besluttet dig for dit mål, skal du afgøre, om du har brug for hjælp fra yderligere medarbejdere til at planlægge din dagsorden. Hvis ja, inviter dem til at deltage i dig.

Når du har besluttet dit overordnede mål, skal du eller dit team træffe følgende beslutninger. Udover formålet med eller målet for mødet, vises hver af disse punkter på møde dagsordenen.

• Nødvendige deltagere til det faktiske møde,
• De ting, der har brug for diskussion eller handling, der vil føre til opfyldelsen af ​​målet eller formålet,
• Den tid, du forventer gruppen vil have brug for til drøftelse af hvert punkt,
• En dato og tidspunkt for mødet,
• Et passende sted, der holder alle deltagere komfortabelt til mødet,
• Forarbejde til mødet. Dette vil omfatte enhver læsning, dokumentation, data, møde minutter fra et forudgående møde eller ethvert andet forberedelse, der vil gøre dit faktiske møde vellykket. Dette forberedelse skal vedhæftes til mødemeddelelsen og dagsordenen, når du distribuerer dem til inviterede deltagere.

Ud over de ovennævnte beslutningselementer skal standard dagsordenspunkter indeholde:

• Gennemgå mødetes formål, dagsorden og forventede resultater og produkt.
• Gennemgå protokollen fra det foregående møde.
• Gennemgå deltagernes fremskridt på forpligtelser og aktionspunkter foretaget på det foregående møde.
• Notattageren eller lederen skal gennemgå de forpligtelser, som deltagerne har foretaget under mødet som en endelig dagsorden.

Bestem, hvem der skal deltage i udførelsen af ​​din dagsorden

Når du har besluttet, at et møde er nødvendigt for at nå dit mål, skal du udvikle listen over deltagere.

Ikke alle medarbejdere kan eller burde deltage i hvert møde, men at invitere de rigtige deltagere vil øge sandsynligheden for succes. Bestem dine deltagere ved at stille dig selv spørgsmål som følgende.

Mødeagenda for regelmæssigt planlagte møder

Ikke alle møder har brug for en skræddersyet dagsorden. De fleste ansatte har regelmæssigt planlagt møder for deres afdelinger eller arbejdsgrupper. Du har også hold og projekter, som du deltager i.

Et igangværende projekt kræver muligvis ikke en nyudviklet dagsorden for hvert møde, men dit team vil blive tjent godt ved at vedtage en standard tilgang til dit møde.

Det regelmæssigt planlagte møde opdeles i tre segmenter, der hver har standard dagsordenspunkter: Informationselementer, Handlingselementer og Videresend Planlægning.

Mødeagenda

Informationsartikler

Handlingselementer

Forward Planning

Hvis du følger disse retningslinjer, når du udvikler din mødeagenda, øger du sandsynligheden for, at dit møde vil give resultater.

Relateret til mødedagsorden

• Hvem skal eje løsningen, som gruppen udvikler?
• Hvem ejer den proces, som gruppen diskuterer?
• Hvem skal kende de oplysninger, du distribuerer?
• Hvem kan levere data og fakta til vejledning i beslutningsprocessen?
• Hvem har erfaring eller ekspertise til at dele med gruppen?
• Hvem skal støtte implementeringen af ​​eventuelle løsninger eller opgaver?
• Hvem skal give tilladelse eller ressourcer til at opfylde møderesultatet?
• Hvem kan modsætte sig implementering af eventuelle løsninger eller retninger?
• Opvarmning og hilsen. Overvej en kort isbryder afhængigt af hvor ofte gruppen mødes.
• Gennemgå mødetes formål, dagsorden og forventede resultater og produkt.
• Gennemgå protokollen fra det foregående møde.
• Giv de relevante afdelings- og virksomhedsoplysninger, som holdet har brug for.
• Gennemgå fremskridt på handlingspunkter, handlingsplaner og forpligtelser. Review gruppe skrider frem på mål.
• Diskuter og tag beslutninger om dagsordenens emner for dette møde.
• Identificer de næste trin.
• Identificer formålet, resultatet og dagsordenen for det næste møde.
• Notattageren skal gennemgå de forpligtelser, som folk har foretaget under mødet.
• Identificer eventuel hjælp fra personer, der ikke er i gruppen, og tildel deltagerne til at kontakte.
• Send minutter ud inden for 24 timer efter mødet.

  Mere relateret til effektive møder

  • Mød og hils Møde Ice Breaker til frokost
  • Udvikle koncernstandarder
  • Team Norms Sample