Hvordan man udvikler en virksomhedspolitik for medarbejdere

Identificer behovet for en politik

Du ønsker at have de nødvendige politikker og procedurer på plads for at sikre en sikker, organiseret, convivial, empowering, non-discriminatory arbejdsplads. Men du ønsker ikke at skrive en politik for hver undtagelse til accepteret og forventet adfærd. Politisk udvikling er for de mange medarbejdere ikke for de få undtagelser.

Du ønsker ikke at skabe en række politikker, der styrer dine mange medarbejders handlinger. Når alt, hvad du virkelig har brug for, er tilstrækkelige politikker til at kontrollere nogle få handlingers handlinger.

Derfor ønsker du ikke at oprette politikker for enhver uforudsete situation, hvilket giver meget ringe ledelsesgrad for at imødegå de enkelte medarbejders behov. Omvendt vil du have de nødvendige politikker, så medarbejderne aldrig føler sig som om de er bosat i et friluftsmiljø af favoritisme og uretfærdig behandling.

Hvis du har for mange politikker, får du også større sandsynlighed for, at dine ledere vil anvende dem ulige og uretfærdigt. Du øger behovet for at udvikle retningslinjer og kommunikationsværktøjer for at sikre, at politikkerne er retfærdige, konsekvente anvendte og velforvaltede.

Du skal skabe en sund balance, når du udvikler en ny virksomhedspolitik. For det meste behøver du ikke at udvikle en ny virksomhedspolitik, så længe du adresserer de medarbejdere, der opfører sig på måder, der er upassende for din arbejdsplads.

Disse ti trin vil tage dig fra at bestemme behovet for en politik ved at distribuere og integrere en politik.

Tjek disse retningslinjer for at se, om der er behov for en politik

For hver af de grunde, der er angivet om, hvorfor en politik kan være nødvendig, er der givet eksempler på de politikker, der kan falde ind under denne kategori af behov for en politik. En politik er nødvendig:

• hvis medarbejderes handlinger angiver forvirring om den mest hensigtsmæssige måde at opføre sig på (dress code, email og internet politikker, brug af smartphone),
• hvis der er behov for vejledning om den mest hensigtsmæssige måde at håndtere forskellige situationer (adfærdskrav, rejseudgifter, køb af firmaprodukter),
• , når det er nødvendigt for at beskytte selskabet lovligt (konsekvent undersøgelse af chikane, ikke-diskriminerende ansættelse og forfremmelse),
• for at overholde selskabet
• for at skabe konsistente arbejdsstandarder, regler og forskrifter (progressiv disciplin, sikkerhedsregler, brudregler, rygregler) og
• for at sikre ensartet arbejdsstyrke og lovgivninger (FMLA, ADA, EEOC, minimumsløn) og retfærdig behandling for medarbejdere (ydelser tilskudsberettigede, fratrædelsestid, skolehjælp, afgangstid, juryafgift).

Der kan også være andre grunde til, hvorfor du vil udvikle en politik.Husk dog, at den ene medarbejders dårlige opførsel ikke kræver en politik, som vil påvirke alle andre medarbejdere.

Formuler politikkens mål

Når du har fastslået, at en politik er nødvendig, skal du bestemme det mål, du vil opnå, når du skriver den pågældende politik. Når det er muligt, vil du gerne fortælle medarbejderne, hvorfor du implementerer politikken.

Du har brug for nok detaljer i politikken for at gøre virksomhedens position klar, men du kan aldrig håbe at dække enhver potentiel situation, der er omfattet af politikken.

Derfor er målet med en politik kort og enkel. Anerkend at dette måske ikke er muligt med politikker om områder som selskabets tilgang til Family Medical and Leave Act, diskrimination eller klageundersøgelse eller det progressive disciplin system.

Men hvor meget kan du virkelig sige om kørsel, mens du snakker på en smartphone? Så brug sund fornuft, da du bestemmer det resultat, du ønsker fra din politik.

Indsamle oplysninger

Dette afsnit af TheBalance. com giver prøvepolitikker som mange andre websteder, selv om andre virksomheder ofte opkræver deres politikker. Selv websteder, der opkræver, leverer gratis prøver, så du kan teste deres politikker.

Du har problemer med at finde en eksempelpolitik, der passer præcist til dine virksomhedsforhold, sprog og kultur. Men forskning online og find eksempler politikker til at give en base for at revidere prøve politikker snarere end at skrive din politik fra bunden.

Du kan også abonnere på en tjeneste, der indeholder prøver som HR-politikker og eksempler. Eksterne politikkilder findes også i denne politikprøvekatalog. Endelig giver Society for Human Resources Management (SHRM) politiske prøver til medlemmer.

I nogle tilfælde kan du endda gerne tale med din advokat om ansættelsesret. Advokatfirmaer skriver generiske politikker for deres kunder, som du også kan tilpasse til dine behov. Især når en ny lov passerer eller Arbejdsministeriet udsteder nye regler, vil din advokat sandsynligvis udvikle en ledsagende politik.

Udvikle og skriv politik

Med mål og prøver i hånden, skriv politikken ved hjælp af enkle ord og begreber. Tal direkte til de mennesker, der vil læse, håndhæve og leve af politikken.

Efter hvert afsnit spørg dig selv "hvad hvis" spørgsmål for at sikre, at politikken dækker det grundlæggende og de normale undtagelser og spørgsmål.

Men obsess over dette, dog; Som nævnt dækker ingen politik altid enhver mulig beredskab.

Gennemgå politikken

Vælg flere ansatte, eller endda en lille pilotgruppe, for at læse politikken og stille spørgsmål, de måtte have om politikken. Denne gennemgang giver feedback, at medarbejderne vil kunne forstå og følge politikken.

Skriv om politik baseret på feedback.

Få styringsstøtte til politikken

Gennemgå politikken med de ledere, der skal føre og iværksætte politikken. Du vil gerne have deres støtte og ejerskab af politikken.Du har startet denne proces meget tidligere, selv så tidligt som da du identificerede behovet for politikken, men ledelsesstøtte, da du implementerer politikken er afgørende.

Få juridisk gennemgang af politikken

Hvis politikken har juridiske konsekvenser, er lovlig af sin art, har personlige konsekvenser for medarbejdere (f.eks. Sikkerhedsprocedurer), vil du have din advokat gennemgå politikken, før du distribuerer politikken yderligere.

Sørg for, at du kommunikerer til din advokat, at du ikke vil have politikken omskrevet i retssag . Du vil have politikken gennemgået for juridiske konsekvenser og passende formulering.

Gennemfør politikken

I små grupper, enkeltvis eller i et selskabsmøde, afhængigt af politikens kontroversielle karakter og den lethed, som den vil forstå, distribuere og gennemgå den nye politik. Giv medarbejderne en chance for at stille spørgsmål.

Politikken skal altid bestå af politikken på et stykke papir, hvor medarbejderen logger på et andet ark.

Medarbejdere kan afmelde, at de har modtaget og forstået politikken, men beholder en kopi til deres egne filer.

Afprøvningspolitik Afmeldingserklæring

Dette er en stikprøveseddelerklæring, der skal bruges:

Jeg anerkender modtagelsen af ​​og forståelsen af ​​din (firmaets) politik. Politikken er effektiv (Dato) indtil videre.

_______________________________________________________

Medarbejderbetegnelse

_______________________________________________________

Medarbejdernavn (venligst udskriv)

________________________________

Dato

Bestem hvordan du kommunikerer politikken i fremtiden

Medtag politikken i din medarbejderhåndbog. Du vil måske også have politikken til at blive en del af din New Employee Orientation.

Nogle virksomheder placerer politikker på deres intranet eller i en politikmappe på computernetværks fælles drev. Bestem, om du vil distribuere politikken ved hjælp af yderligere metoder.

Du vil også gerne arkivere og dato tidligere politikker, som denne politik erstatter. Du kan få brug for dem til lovlig eller anden reference i fremtiden.

Tolk og integrere politikken

Ligegyldigt hvad du skriver i politikken, vil din senere politikapplikation og arbejdspraksis bestemme den reelle betydning af politikken. Tænk konsistent og retfærdigt som du fortolker politikken over tid.

Når du finder din praksis anderledes end den skriftlige politik, er det tid til at gennemgå og omskrive politikken, og cyklen starter igen.

Ansvarsfraskrivelse: Vær opmærksom på, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Venligst søg juridisk bistand eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.