Tips til at ansætte den bedste eventplanlægger eller producent

Det skal ikke være en skræmmende opgave at ansætte en ekstern begivenhedsplanlægger eller producent, men du bør sørge for at bruge tid til at indkøbe de bedste eventplanlæggere og screene dem omhyggeligt, inden du begår en til din virksomhed begivenhed.

Der er en række variabler at overveje, når du foretager dit valg, herunder målet om din begivenhed, det budget, du arbejder med, din grund til at ansætte eksternt og de ledige kandidater til jobbet, og heldigvis er der en Antallet af store ressourcer virksomheder kan bruge til at vælge den bedste begivenhed planlægger eller producent for at hjælpe med at skabe deres virksomhed begivenhed.

Brug følgende vejledning til at hjælpe dig med at afgøre, hvorvidt du har brug for en begivenhedsplanlægger til din næste virksomhedsbegivenhed, og hvis du gør det, skal du vælge den bedste kandidat til jobbet.

Bestem dit begivenhedsmål og behov for eventplanlægger

De fleste tror, ​​at ansættelse af en ekstern begivenhedsplanlægger eller caterer begynder ved at bestemme begivenhedens budget, men sandheden er, at det er vigtigere at begynde med at definere, hvorfor du vil holde en begivenhed i første omgang. Før du når ud til en ekstern eller intern ressource, som vil hjælpe dig med at planlægge den begivenhed, vil du være i stand til at dele de vigtige mål for arrangementet. Besvar dine egne relevante spørgsmål om hvem, hvad, hvor, hvornår, hvorfor og hvordan-der vil være masser af tid til at foretage justeringer senere.

Når du har defineret dine mål, begynder et par klare ideer at dukke op om hvilket tema og budskab du vil formidle på din begivenhed, men vigtigst af alt vil du gerne bestemme hvilke aktiviteter og tjenester, du har brug for den eksterne ressource, der skal håndteres på dine vegne.

Du vil gerne bestemme, hvilket budget du har til en planlægger, og hvis de vil hjælpe med at vælge lokalet, opbygge menuerne og lave anbefalinger om mad og drikkevarer, kildehøjttalere og underholdning, være på stedet for dagen produktionsbehov og / eller hjælpe med at oprette vigtige kommunikationsdokumenter som invitationer og gæsteliste.

Hvis du planlægger din begivenhed alene og stadig har nogen af ​​disse behov uberørt, er chancerne for, at du vil ansætte en begivenhedsplanlægger til at klare disse opgaver og ansvar.

Brug lokale kilder til at finde en kvalificeret eventplanlægger

Ofte mener folk, at mund til mund er den bedste måde at ansætte en begivenhedsplanlægger på til deres jubilæumsfest, morgenmadsmøder, weekendferie eller en anden form for begivenhed, og selvom det helt sikkert hjælper, er det nok ikke den mest effektive tilgang.

Hvis du forsøger at finde den bedste begivenhedsplanlægger til din affære, er det bedst at undersøge nogen, der er erfarne og har et stærkt ry i samfundet af arrangementplanlæggere.Mund til mund giver mulighed for let salg til en planlægger, der ønsker at finde nye kunder, men peer reputation er meget effektiv.

Uanset om det er en social begivenhed eller et selskabsmøde, er reglerne for at ansætte en eventplanlægger eller cateringfirma det samme: Du vil ansætte en person, der har ekspertise i at skabe din type begivenhed.

Overvej kapitler af professionelle medlemskabsgrupper eller tjek med det nationale eller lokale kapitel for mødefaglige internationale, International Special Events Society, National Association of Catering Executives eller Association of Wedding Professionals; Det er også relevant at finde ud af, hvem der udgiver artikler i deres branche.

Hvis du vil vide, hvem der har et ry for at levere tjenester eller ekspertise på et bestemt marked, skal du kontakte den lokale konference og besøgsbureau, så mange arrangementsplanners er aktive medlemmer, og de opretholder også relationer med lokale handelskamre. en anden måde at kilde eksperter er at nå ud til hotel konference salgsafdeling-de vil dele med dig, som de stoler på.

Interviews og diskutere Eventbehov med ansøgere

De fleste begivenhedsplanlæggere vil være ivrige efter at høre om din specifikke begivenhed, men give dem først korte detaljer og fokusere lidt mere på deres ekspertise i den første runde af interviews, i hvilket tidsrum skal du reducere antallet af kandidater ned til de tre stærkeste ansøgere.

Du skal derefter bede hver hændelsesplanlægger eller deres firma om at dele oplysninger om deres forretning, erfaring med tidligere begivenheder og hvordan de planlægger for uforudsete forhold, idet man skal være opmærksom på måden af ​​ansøgerens svar og eventuelle opfølgningsspørgsmål han eller hun hun måtte have for dit firma, arrangementet eller dets mål.

Gode planlæggere vil lede dig gennem en diskussion for at lære om dit arrangements overordnede mål, tidslinje, budget, gæstetælling og personlige præferencer. Gode ​​planlæggere vil stille dig spørgsmål om din organisation og lære om dine mål og din særlige begivenhed. Se efter disse tegn, når du interviewer for at finde kandidater, der skiller sig ud over resten.

Selv om det ikke altid er muligt at møde nogen personligt under den første runde af interviews, især hvis dit program er ude af byen, kan dette være et afgørende skridt i at vælge den rigtige planlægger eller producent til din begivenhed og virksomhed.

Møder ansigt til ansigt giver indsigt ud over en planlæggers ekspertise eller erfaring med sin rapport med teamet i din virksomhed, der hjælper med at skabe denne begivenhed - du vil vælge en kandidat, der ikke kun har en stor track record for at producere kvalitetsbegivenheder, men også en, der kommer sammen med dit team.

Indsnævring af valg og valg af valg

Det er ikke godt nok at gå på dit tarminstinkt, råd fra dine venner eller endda kollegaer og kollegaer eller det personlige møde alene - dette er din begivenhed og < dit navn og dit omdømme vil blive forbundet med det - du skal også kontrollere dine kandidaters referencer.Sørg for at bede om navne på klienter kandidaterne har arbejdet med tidligere, men også grave ind i hver planlæggers historie for at finde begivenheder, som han eller hun måske ikke har nævnt. Du kan måske finde ud af, at han eller hun har ramt nogle begivenheder med en bestemt kunde, der ikke gjorde ikke gøre hans eller hendes CV. Når du har bekræftet, at en kandidat jives godt med din virksomhed, demonstrerer ekspertise på området og har en ret god forståelse af det arrangement, du vil producere hos ham eller hende, er det på tide at indsnævre dit valg til en og lyt til hans eller hendes ideer om arrangementet. Baseret på dine mål og ideer vil en god arrangementplanlægger præsentere dig med en plan, der vil hjælpe med at nå dit tema. Hvis det er en privat aften og aftensmad for en intim gruppe mennesker, skal planlæggeren komme til dig med ideer, der omfatter mange af detaljerne for dit program.

På dette tidspunkt skal arrangementplanlæggeren præsentere dig med ideer, der får dig til at føle, at de har taget dit budget og fordoblet dets værdi. Dette burde være tydeligt i den måde, de pitcher deres vision for din begivenhed.

Sammenligning af dit budget til eventplanlæggeren er

Baseret på dine arrangementsmål, er det muligt at skabe en generel fornemmelse af, hvor meget det vil koste for forskellige elementer i dit program, som varierer afhængigt af hvilken type begivenhed du er hosting og hvad det indeholder. Mange mennesker, der organiserer en begivenhed for første gang, falder ofte i fælden, hvis de ønsker at planlægge en champagnebegivenhed på et ølbudget, hvorfor mange vil henvende sig til deres arrangementplanlægger for at få hjælp.

En ideel kandidat vil tage det budget, du præsenterer dem og gøre det til noget magisk, men disse ideer kommer til en pris, og det er vigtigt for dig at bede planlæggeren om at oplyse alle sine omkostninger og potentielle kilder til hvordan Disse gebyrer vil blive dækket og inkorporeret i det overordnede budget. Eventplanlæggergebyrer varierer fra planlægger til planlægger eller arrangementsselskab til arrangementsselskab.

Afhængigt af arten af ​​din begivenhed bliver du bedt om at levere indskud, papirarbejde og kontrakter til arrangementsplanlæggeren og de arrangementer og tjenester, de tilbyder. Dette er en helt acceptabel måde at håndtere forretninger på, men det bedste råd på dette tidspunkt er at søge professionel rådgivning og aldrig underskrive en kontrakt, som ikke er blevet gennemgået af din egen advokat - især når man beskæftiger sig med privatpersoner, der måske ikke har samme ressourcer hos et stort firma.

Bo med din planlægger og vær forberedt på brand og rehire

De fleste dårlige historier, der sker i forbindelse med arrangementplanlægning, er normalt et resultat af manglende opfølgning. Hændelsesplanlægning kræver en effektiv koordinering af logistik og udsættelse af disse til en tredjeparts person kan komme igen, hvis den eventplanlægger du har ansat, ikke er fuldt ansvarlig for virksomhedens mål og mål for arrangementet.

Af denne grund skal du som ansættelsesleder arbejde tæt sammen med planlæggeren eller producenten for at sikre, at alle dele af produktionen slukkes uden at være i stand til at sikre, at spillesteder og leverandører er klar til arrangementet for at sikre betalinger har været foretaget til hver leverandør før og efter.Dette er ikke at sige, at de fleste begivenhedsplanlæggere ikke leverer på deres lovede tjenester, det betyder simpelthen, at du skal sørge for, at logistik er blevet bekræftet.

Hvis alt går som planlagt, har du en vellykket begivenhed og en fremragende eventplanlægningsressource til fremtiden, men hvis planlægningsprocessen ikke løber glat for de tjenester, der er aftalt skriftligt, er det vigtigt at gennemse om Projektet passer godt sammen med planlæggeren.

Selvom det er rimeligt at være tålmodig og arbejde igennem logistik og eventuelle potentielle misforståelser undervejs, hvis du ikke modtager de tjenester, du ønsker, så skal du være parat til at have nogle seriøse diskussioner. Hvis du skal være, være klar til at slukke en dårlig planlægger og altid have en sikkerhedskopi.