Sådan sparer du tid på indgående telefonopkald - Telefontips

Indgående telefonopkald kan spise meget tid og reducere produktiviteten alvorligt ved at trække dig væk fra andre opgaver. Men ligesom der er måder at håndtere udgående telefonopkald på, der forbedrer din tidsstyring, er der måder at håndtere indgående telefonopkald på for at reducere mængden af ​​tid, du brænder op i telefonen - uden at være uhøflig for den person, der kaldes du. Disse telefonsvarer tips hjælper.

Telefontips til indgående opkald

1) Besvar din telefon med en ordentlig telefonshilsen.

Når du f.eks. Svarer på telefonen, siger du f.eks. "Cypress Technologies. Susan speaking. Hvordan kan jeg hjælpe dig?" Dette gør det ikke kun muligt for den, der ringer op, at de har nået en forretning, men stiller ham på stand til at besvare spørgsmålet og sparer tid på udforskende spørgsmål som "Er dette Cypress Technologies?" Og inaktiv chit chat.

2) Tænk og prioritere som du taler.

Er opkaldet bedst håndteret lige nu eller senere? Mange af de telefonsamtaler, virksomheder modtager, er hurtige henvendelser, der let besvares, f.eks. "Hvor sent er du åben?" Men andre involverer mere komplekse og tidskrævende svar. Hvis det er tilfældet, så fortæl det, der ringer op, og spørg, hvornår det ville være bekvemt at ringe hende tilbage for at diskutere det.

3) Brug teknikker som parafrasering og opsummering for at holde telefonopkald på sporet.

Hvis du taler til en person på telefonen, der synes at have lyst til at chatte eller gå væk fra punktet, skal du sige noget som "Så det jeg hører dig siger er …" eller "Så centrale punkter er … "eller" Er (indsæt resumé) et retvisende resume af, hvad du sagde? " Det er svært at være chattet med en person, der nægter at chatte.

4) Kom i vane med at lukke hvert indgående telefonopkald med et resumé af de handlinger du og den, der ringer, har aftalt at tage.

Selvom dette kun tager sekunder i de fleste tilfælde, kan det spare dig meget tid ved at undgå fejl og behovet for at dobbeltsjekke. Efter en samtale, hvor du har arrangeret et møde med en klient, kan du måske sige "Godt".

Jeg møder med dig på dit kontor på (indsæt placering ) klokken 10 i morgen, og vi vil gå over prøverne sammen. "

5) Hold en meddelelsesblok og skrive redskaber af alle dine telefoner, så du kan skrive ned detaljer under opkaldet.

Dette er ikke kun god tidshåndtering på det tidspunkt, hvilket hjælper med at holde dig fokuseret på opkaldet, men en hjælp til tidshåndtering senere, hvis du skal finde og / eller gennemgå detaljerne i en bestemt samtale.

6) Giv dine kunder og kunder e-mail-indstillingen.

Mange af dem vil bruge e-mail til at kontakte dig i stedet for at ringe, hvis de ved, hvad din email-adresse er.Sørg for, at din virksomheds e-mail-adresse er fremtrædende på dine visitkort og på din hjemmeside, hvis du har en. Hvis du har deres e-mail-adresser, skal du sende e-mail til dine nuværende kunder og kunder og angive e-mail-indstillingen og præsentere den som en måde at forbedre kommunikation på.

7) Brug teknologi til at styre den tid, du bruger på at besvare telefonen.

Som minimum skal din virksomhed have en telefonsvarer og telefonsvarer. Sæt disse op med passende business scripts, og brug dem til at svare telefonen til dig, når du er ude af kontoret eller skal arbejde på noget uafbrudt. Derefter planlægge tid til at besvare disse telefonbeskeder hver dag.

Med hensyn til tidsstyring får du værdifuld tid ved at gruppere telefonopkald sammen.

8) Hvis du kører en hjemmebaseret forretning, skal du få en separat business telefon eller linje.

Du skal have en anden "business-only" telefon med sin egen "business-only" telefonsvarer og / eller telefonsvarer. Ikke alene er dette mere professionelt, men det vil spare dig den tid det tager at vade gennem meddelelser og bestemme, hvilke der er forretningsrelaterede.

9) Det er altid bedst at få en person til at svare på telefonen.

Hvis du har en maskine afhentning eller værre, er et automatiseret interaktiv voice response-system (IVR) et rigtigt slukke, der vil koste dig forretning, når folk ikke generer at forlade meddelelser eller ringe tilbage. Hvis du besvarer indgående telefonopkald, tager du for meget tid i løbet af din dag, overvej at ansætte en receptionist eller en professionel telefonsvarer for at besvare telefonen for dig.

Omkostningerne ved at have en anden gør det måske mere end opvejes af stigningen i din produktivitet og et bedre salg.

10) Opbevar et skriftligt script af ofte stillede spørgsmål (og svar) indsendt af din telefon.

Det sparer dig og dine medarbejdere tid, hvis de ikke skal søge efter svar eller tænke på, hvordan man besvarer en bestemt anmodning, når de besvarer telefonen.

Telefonoversigt

Husk, at telefonen skal være et forretningsværktøj, ikke en påtrængende tidsforskydning, der regulerer din arbejdsdag. Håndtering af dine indgående telefonopkald i henhold til disse tidshåndteringstips vil hjælpe dig med at styre din tid bedre, forbedre din produktivitet og sætte din telefon tilbage på sit rette sted - hjælpe dig med at drive din virksomhed i stedet for at køre dig.