Strømline dine poster med PayPal og Excel

Hvis du har været eBay-sælger i et hvilket som helst tidsrum, ved du allerede, at PayPal er en god måde at acceptere betalinger online-det er hurtigt, det er nemt, og PayPal holder nøje registreringer af transaktioner gennemført denne måde. Faktisk kan du få adgang til disse transaktioner i et bekvemt, regnearksklar format for at strømline dine regnskabspraksis - uanset om du er en køber, en sælger eller begge dele - behøver du ikke at bruge PayPal-webstedet direkte for at få adgang til posten for hver transaktion.

I kombination med et regnearksprogram som Excel kan denne PayPal-funktion gøre bogholderi til små og mellemstore købere og sælgere et stykke kage - især hvis du er forsigtig med at bruge PayPal for størstedelen af dine transaktioner.

Brug Excel til at få adgang til PayPal-poster

PayPal gør sin database over dine transaktioner tilgængelig for dig i et format kaldet CSV eller "kommaseparerede værdier". De fleste regnearkprogrammer som Excel, Quattro Pro eller OpenOffice. org Calc-de samme som du kan bruge til at afbalancere din checkbook eller gøre dine skatter-er i stand til at læse og importere filer gemt i dette format.

Da PayPal kan oprette CSV-filer til dig baseret på datointervallerne, kan du bruge PayPal til at generere hurtige, nøjagtige, fuldstændige regnskabsoplysninger (inklusive PayPal-gebyrer, fragt- og håndteringsbeløb og andre detaljer) om dine eBay-transaktioner, som du derefter kan gemme på din egen computer og manipulere i en regnearksapplikation, for eksempel at sortere efter transaktionstype eller få hurtige totaler til skatteformål.

Oprettelse af en CSV-fil ved hjælp af PayPal

For at oprette en CSV-fil i dine PayPal-transaktioner skal du logge ind på PayPal-webstedet, ligesom du normalt vil se din konto. Når du er logget ind og ser standardmenuen "Min konto", skal du følge disse trin:

1. Klik på "Historik". Klik på det blå og hvide link "Historie" nær øverste midten af ​​siden. (Hint: Det er placeret lige til højre for linket "Uddrag".)
2. Vælg et datointerval. Brug værktøjerne øverst på siden til at vælge et datointerval for transaktioner, der skal vises. Du kan vælge almindelige anmodninger som "sidste uge" (for alle transaktioner i løbet af de foregående syv dage) eller "sidste måned" (for alle transaktioner i løbet af de sidste 30 dage), eller du vælger at vise et bestemt datointerval.
3. Klik på linket "CSV". Klik på linket "CSV" lige til højre for ordet "Download:" øverst til højre i displayområdet. Der vises en popup, der beder dig om at vælge et downloadformat.
4. Klik på knappen "Download". Klik på den gule "Download" -knap uden at ændre filtypen fra "CSV". PayPal stopper et øjeblik for at få adgang til sin database, før du sender din browser en fil kaldet Downoad.csv. Gem dette til dit skrivebord for nem adgang.

Avancerede brugere, der læser sammen med denne artikel, ved måske allerede hvad de vil gøre med dataene på dette tidspunkt. Hvis det er tilfældet, kan du downloade til andre formater (f.eks. Quicken eller Quickbooks-formaterne) eller afvige fra følgende procedure.

Importere CSV-filer til Excel

Nu, hvor du har downloadet en CSV-fil, der indeholder de valgte transaktioner, og filen er gemt på dit skrivebord, skal du følge disse trin for at indlæse filen i Excel.

1. Start Excel. Hvis CSV-filen på skrivebordet allerede ligner en Excel-fil (dvs. ikonet som repræsenterer filen ser det samme ud som de ikoner, du normalt ser for Excel-filer), kan du bare dobbeltklikke på filen for at åbne den og vóila-du er færdig! Mange brugere finder imidlertid, at CSV-filen ikke automatisk åbnes i Excel, når ikonet er dobbeltklikket. Hvis dette er dig, skal du bruge din startmenu til at starte Excel-applikationen.
2. Vælg menuen "Fil", og vælg derefter "Åbn". Når Excel-programmet er åbent, skal du klikke på menuen "Fil" øverst til venstre i vinduet og vælge "Åbn" indstillingen fra liste over valgmuligheder. Du skal blive mødt af et mindre dialogvindue mærket "Åbent", der viser filer på dit computersystem.
3. Vælg dit skrivebord. I nyere versioner af Excel kan dette opnås ved at klikke på ikonet "Desktop" til venstre for dialogboksen "Åbn". I ældre versioner af Excel skal du klikke på rullelisten Sted nær toppen af ​​vinduet og vælge "Desktop" fra den lange liste over steder, der vises.
4. Indstil filtypen til "Alle filer." Klik på rullemenuen "Filer af type" nær bunden af ​​vinduet, og skift filtype fra "Excel-filer" til "Alle filer". Dette vil medføre, at dialogboksen "Åbn" viser eventuelle CSV-filer på skrivebordet.
5. Dobbeltklik på "Download" filen. Find CSV-filen (kaldet "Download" eller "Download. Csv" afhængigt af din version af Windows. Du skal muligvis søge gennem en liste over alle filerne på dit skrivebord) i listen over filer, der vises i " Åbn "dialog og dobbeltklik på den.

Det er alt der er til det! Du skal nu se en organiseret, sorterbar liste over alle dine seneste PayPal-transaktioner i Excel. Hvis du allerede er bekendt med Excel, bør du være i stand til at sætte disse oplysninger i brug i dine regnskaber med det samme for at behandle, filtrere, arrangere, søge eller på anden måde manipulere dine PayPal-poster.

Bemærk, som det blev nævnt i starten af ​​denne artikel, at lignende trin kan følges for at importere dine PayPal-poster til OpenOffice. org eller Quattro Pro. Bare brug dit regnearkprogram til at importere eller åbne en "CSV" eller "kommaseparerede værdier" -fil.

Som en sidste bemærkning skal du huske på, at hvis du vil fortsætte med at bruge disse oplysninger, skal du sandsynligvis gemme den igen i Excel's standardformat (eller hvilket som helst standardformat, dit regneark bruger). For at gøre dette skal du klikke på menuen "Fil" øverst til venstre i Excel-vinduet og vælge "Gem som".Vælg derefter "Microsoft Excel Workbook" fra rullelisten "Gem som type" nær bunden af ​​dialogboksen "Gem som", der vises.

Glad bogføring!