Strømline arrangementplanlægning med styringssoftware

Flere og flere begivenhedsplanlæggere bruger event management software. Du kan undre sig over hvad buzz handler om, og hvorvidt det giver mening for din event planning business. Så lad os skære igennem rotten for at hjælpe dig med at beslutte, om event management software kan virke for dig.

Har du brug for Event Management Software?

Nej, du har ikke brug for hændelsesstyringssoftware til at køre en succesfuld eventplanlægningsvirksomhed.

Hvis du har været en vellykket eventplanlægger indtil dette punkt uden at bruge en, vidste du allerede svaret på det pågældende spørgsmål. Kan det gøre dit liv lettere, og dine begivenheder mere succesfulde? Måske. Det hele afhænger af dine specifikke behov og den særlige event management software.

Funktioner af Event Management Software

Event management software findes til stort set alle typer arrangement planlægning, herunder konventioner, non-profit arrangementer og udstillinger. Og der er en meget lang liste over værktøjer til rådighed til organisering og styring af arrangementets planlægningsproces. Funktioner omfatter projektstyring, fildeling, automatisk registrering, tracking af kontrakter og forslag og styring af flere begivenheder. Der er også værktøjer til billetsalg, styring af pladsblokke og social forfremmelse for at nævne nogle få.

Med et så bredt tilbud er det vigtigt at lave lidt forskning og udforske hvad hver pakke tilbyder.

Hvor godt er event management software, der ikke indeholder de værktøjer, du har brug for til at være mere effektive? Løsningsværktøjer fungerer kun, hvis de giver løsninger på problemer, du skal løse. Hvilket bringer mig til mit næste punkt.

Lav en liste

Kig på din eventplanlægningsvirksomhed. Hvad er de opgaver, du regelmæssigt gennemfører som led i planlægningsprocessen?

Lav en liste over disse genstande og noter alle, der allerede er automatiserede. Når din liste er færdig, adskille de opgaver, der er mest udfordrende, tidskrævende eller dyre. Dette er dine prioriteter - du skal finde hændelseshåndteringssoftware, der tilbyder løsninger på disse problemer. Det er fristende at blive tiltrukket af glamouren i en event management software eller den lange liste over funktioner i en anden. Men klokker og fløjter er ubrugelige, hvis de ikke hjælper dig med din eventplanlægning.

Maksimere det, du allerede har

Hvilken teknologi har du allerede på plads? Optimerer du dets evner? Medlemskabsstyringssoftware og kontaktstyringssystemer har ofte arrangementer til planlægning, der gør det muligt at automatisere registrering, online betaling og generere bekræftelsesmeddelelser. Før du begynder at deltage i et helt nyt system, skal du tage en oversigt over de funktioner, der er tilgængelige med dit eksisterende system.

Begynd at handle

Nu hvor du har en liste over de planlægningsværktøjer, du er på udkig efter, er det tid til at shoppe. Tjek de muligheder, der er derude, ved hjælp af filtrerede søgninger for at finde arrangement planlægning software med værktøjer, der matcher din liste. Start med dem, der allerede er indarbejdet i din eksisterende teknologiplatform.

Giv dem derefter en prøvekørsel. Nogle software er gratis på ubestemt tid; andre tilbyder gratis prøveperioder. Benyt denne mulighed for at eksperimentere med de forskellige programmer for at se, om de passer til det, du leder efter.

Spørg rundt

Tal med andre arrangementer planlæggere og find ud af, hvilken arrangement planlægning software de bruger og hvorfor. Nogen andres førstehånds erfaring med et produkt eller en tjeneste er uvurderlig. Det kan spare tid og penge. Endnu bedre, deres anbefaling til en software til hændelsesadministration, der virkelig virker for dem, kan spare dig endnu mere tid og penge på lang sigt. Der er ingen "one size fits all" når det kommer til hændelsesstyringssoftware; det er et individuelt valg baseret på virksomhedens behov og din personlige præference.