Rapportering Krav til ACA for arbejdsgivere

Arbejdsgivermandatets stykke af Affordable Care Act har fuld effekt. Det betyder, at arbejdsgiverne skal tilbyde en vis sundhedsdækning til fuldtidsansatte (og afhængige børn), der begynder i 2015, og følge specifikke IRS-rapporteringskrav, der begynder i 2016 (for kalenderåret 2015). Arbejdsgivere skal overholde mandatet eller blive udsat for en skattestraf.

Hvilke arbejdsgivere er berørt?

Arbejdsgivermandatet rammer primært store arbejdsgivere med 50 eller flere fuldtidsansatte medarbejdere (kendt som en "stor arbejdsgiver").

Gældende store arbejdsgivere, der ikke overholder arbejdsgivermandatet, vil enten have en $ 2, 000 eller $ 3 000 straf, hvis en eller flere af dets fuldtidsansatte (dem, der arbejder i gennemsnit mindst 30 timer om ugen) køb dækning i en stat eller føderale udveksling og kvalificere til et tilskud.

En potentiel årlig straf på $ 2 000 ($ 166, 67 pr. Måned) kan vurderes over for hver fuldtidsansat, hvis den pågældende arbejdsgiver ikke tilbyder mindst minimumsdækning til mindst 95% tidsansatte og deres pårørende (70% i 2015), og kun en fuldtidsansat kvalificerer sig til et tilskud.

Selvom arbejdsgiveren opfylder det mindste væsentlige dækningskrav, kan en årlig bøde på $ 3 000 ($ 250,00 pr. Måned) stadig vurderes over for hver fuldtidsansat, der kvalificerer til et tilskud, hvis den dækning, der tilbydes, ikke gøres Der er ikke både et overkommeligt minimumsværdibehov.

Dette betyder, at dækningen ikke må koste medarbejderen mere end 9,5% af hans eller hendes indkomst til dækning af medarbejdernes dækning (som en sikker havn) og skal have en aktuarmæssig værdi på 60% eller mere.

En relevant stor arbejdsgiver skal også indberette til Internal Revenue Service (IRS), at dækningen opfylder disse krav.

For at rapportere disse oplysninger har arbejdsgiverne nye rapporteringskrav i henhold til Internal Revenue Code §§ 6055 og 6056.

Disse afsnit kræver, at arbejdsgivere og sygesikringsselskaber indberetter dækningsoplysninger til IRS og giver medarbejderne de oplysninger, de har brug for til at rapportere om deres egne individuelle selvangivelser.

Formularer i forbindelse med rapporteringskravene

Følgende formularer er knyttet til det individuelle mandat (Code Section 6055):

• Formular 1094-B: Dette er den formular, som arbejdsgiverne skal bruge til at arkivere Forms 1095-B.
• Formular 1095-B : Forsikringsselskaber udsteder denne formular senest den 31. januar 2016, hvis arbejdsgiverens sundhedsplan er fuldt forsikret og bruges som bevis for dækning for enkeltpersoner ved indgivelse af deres 2015-afkast. De Forms 1095-B , der er udarbejdet for hver afdækket medarbejder (og pårørende), skal også indleveres til IRS senest den 29. februar 2016 (31. marts 2016, hvis der indgives elektronisk).
• For relevante store arbejdsgivere, der sponsorerer selvforsikrede planer, kan arbejdsgiveren enten udfylde formularen Formular 1095-B eller forenkle processen og afslutte afsnit III i Formular 1095-C (diskuteret nedenfor).

Formular 1094-C:

• Følgende formularer er knyttet til Employer Mandate (Code Section 6056): Dette er en transmittalformular, der indeholder kumulative oplysninger om arbejdsgiverens medarbejdere og dens dækningstilbud.
• Formular 1095-C: Arbejdsgivere skal udarbejde Form 1095-C på vegne af alle fuldtidsansatte inden 31. januar 2016, og indleveres til IRS (sammen med Formular 1094-C ) senest 29. februar 2016 (31. marts 2016, ved elektronisk indlevering) .
  Arbejdsgivere med 50 eller flere fuldtidsansatte medarbejdere skal færdiggøre del I og II på denne formular på vegne af hver fuldtidsansat, uanset om de tilbydes dækning eller ej. Hvis arbejdsgiveren selv forsikrer sine sundhedsmæssige fordele, skal de også færdiggøre del III. Desuden skal arbejdsgiverne udarbejde en forenklet Form 1095-C for de ikke-fuldtidsansatte, der er indskrevet på planen for at opfylde kravene i Code Section 6055.
• Disse formularer skyldes IRS senest den 29. februar 2016, hvis den indsendes i papir eller 31. marts 2016, hvis den indsendes elektronisk. Bemærk, at der kræves elektronisk transmission af arbejdsgivere med 250 + retur. Dette vil fortsætte hvert år fremadrettet.

IRS-indikatorkoder

En arbejdsgiver har brug for en klar forståelse af IRS-indikatorkoder som et kritisk element i forberedelsen til rapportering. En arbejdsgiver bør have en stærk forståelse for, hvordan man kan bestemme overkommelighed for medarbejderens andel af omkostningerne (beregning, formel osv.), Om der var tilbud om dækning til hver og heltidsansat, og om eller ej Sundhedsvæsenet var overkommeligt for de medarbejdere, der var indskrevet.

Kom godt i gang: For det første skal arbejdsgiverne sikre, at lønsystemer og / eller ydelsesadministrationssystemer er opdaterede og parat til at indsamle og gemme de oplysninger, der kræves til rapportering. Arbejdsgivere bør begynde at opbygge en strategi i dag med deres lønnetafdelinger eller -leverandører og overveje engagerende konsulenter til at hjælpe deres virksomheder med at forberede sig til at overholde.

En virksomheds menneskelige ressourcer, fordele og finanshold har også nøgleroller i forbindelse med udarbejdelsen af ​​en rapporteringsstrategi. Sundhedsforsikringsudstedere, mæglere, CPA'er eller skatte- og finansrådgivere og nogle gange tredjepartsadministratorer er partnere, en arbejdsgiver skal hjælpe med at samle og rapportere dækningsoplysninger nøjagtigt.

Arbejdsgiverne bør begynde at mødes med disse partnere og engagere dem i en rapporteringsstrategi så hurtigt som muligt.

Bøder og fritagelse: Gældende arbejdsgivere vil blive udsat for generelle indberetningsbegrænsningsbestemmelser i henhold til kode 6721 (manglende indsendelse af korrekte oplysninger) og § 6722 (manglende angivelse af korrekt betalingsmodtageropgørelse) . Generelt er straffen fra $ 100 op til $ 1.5 millioner for manglende fil eller arkivering forkert.

Hvis arbejdsgiveren kan vise, at den har gjort en god trosindsats for at overholde rapporteringskravene på en rettidig og præcis måde, kan der være en kortfristet fritagelse for indberetningsbøder.

Denne lettelse giver yderligere tid til at udvikle processer, indsamle nødvendige data og rapportere virksomhedens dækningsoplysninger på passende vis. Derfor kan forberedelsen på forhånd bespares chancerne for, at en arbejdsgiver får en straf.

The Takeaway

Arbejdsgiverne bør begynde at færdiggøre en strategi for rapportering i overensstemmelse med den føderale lov nu. En arbejdsgiver skal sørge for at arbejde med deres HR afdeling, lønningsafdeling eller lønmodtager, ydelsesadministration system, gavner mægler / konsulent og skatte rådgivere for at få alle de nødvendige oplysninger.

En strategi, der omfatter disse partnere, er nøglen til at rapportere præcist, undgå bøder og opretholde virksomhedens overordnede trivsel. Arbejdsgivere, der er forberedt og ved, hvad der skal ske forud for tiden, vil i sidste ende overholde rapporteringskravene.

Ansvarsfraskrivelse:

Susan Heathfield og hendes gæsteforfattere gør alt for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning både på denne hjemmeside og linket til fra denne hjemmeside, men de er ikke advokater, og indholdet på webstedet, mens det er autoritativt, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed, og må ikke fortolkes som juridisk rådgivning.

Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, søg altid juridisk rådgivning eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.

Mere om den overkommelige omsorgslov

• Virksomheder har muligheder for at håndtere den overkommelige omsorgslov
• Hvordan arbejdsgivere forvalter sundhedsreformen og dens usikkerhed
• Hvad er ACA og sundhedsreformen?
• Individuel delt ansvarlig betaling (skatter)