Undervisningsbrev til U. S. Militær

Et instruktionsbrev (LOI) er en formel meddelelse, der er skrevet i militært meddelelsesformat, og som giver modtageren meddelelse om specifikke problemer og beskriver hvordan afsenderen gerne vil have dem adresseret. Generelt bruges undervisningsbreve i erhvervskommunikation og med personlige anliggender; de kan skrives om næsten ethvert emne af nogen.

Men i US Military er de måske mest brugt på to måder.

Som et eksempel er en metode til en LOI som vejledning for afregningen en persons ejendom i tilfælde af den pågældende persons død. Dette er ikke en vilje, men kan bruges som mere en liste over folk, der skal ringe, dokumenter til opnåelse og endelige arrangementer til en begravelse. Det kan også nævne specifikke aktiver og tildelinger.

Den anden type instruksbog - som den nedenfor viste - bruges som et korrigerende eller afhjælpende redskab i militæret. Overvej den mest almindelige LOI som en formel rådgivningssession fra en overordnet officer eller højtstående medarbejderstab til et junior militært medlem, der har vist underparametre. Denne typiske LOI vil ikke kun gennemgå de standarder, medlemmet skal møde, men tilbyde et middel til at forfølge bedre resultater inden for mangelområdet. Måske kan en handlingsplan følges for fuldt ud at kræve, at den påtænkte part forstår konsekvenserne af ikke at udføre på det krævede niveau.

En prøveeksempel

I nedenstående prøve er undervisningsbrevet skrevet som en måde at hjælpe modtageren med at forbedre sin arbejdsindsats, hvilket er blevet betragtet som "utilfredsstillende" . "

Brevet fortsætter med at oplyse en række mangler hos modtageren og råder ham til at blive mere praktisk ved at skrive:" Du skal selv angive dine divisioners mål og personligt verificere, at de bliver mødt. "

Det lister derefter på nødvendige trin for at forbedre ydeevnen og lukke med opmuntrende ord, tilbyde fortsat hjælp og bemærke:" Vi ønsker og har brug for din succes.

Eksempel på undervisningsopgave

Fra: Command Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)

Til: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Officer for flybrændstof, USS NEVERSAIL CV 11)
Subj: BRUGSANVISNING

Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080

1. Dette undervisningsbrev udstedes som reference for at drøfte specifikke foranstaltninger, der er nødvendige for at forbedre den utilfredsstillende ydeevne af luftfartsbrændstofafdelingen ombord på NEVERSAIL.

2. Siden din ansvarsopgave som flybrændstofofficer om bord på NEVERSAIL har du tilladt uautoriserede procedurer at eksistere i Aviation Fuels Division, der resulterede i den strukturelle skade på JP-5 opbevaringstank 8-39-02J under igangsætning påfyldning den 18. juli CY.Du har undladt at gøre dig bekendt med relevante luftfartsdirektiver, og du kunne derfor ikke kontrollere procedurerne i din afdeling. Du har også undladt at sikre, at alle direktiver blev opretholdt up-to-date. Generelt stoler du helt på din assistent flybrændstof officer for den daglige drift af din division.

3. For at fungere effektivt som luftfartsbrændselsofficer, skal du blive mere involveret i de daglige aspekter af din division.

Du kan ikke klare dig fra dit kontor og acceptere råd fra dine assistenter uden at udvikle tilstrækkelig personlig viden om specifikke procedurer. Du skal personligt indstille dine divisioners mål og personligt verificere, at de bliver mødt.

a. Du skal gennemgå hvert direktiv om luftfartsbrændstoffer, der gælder for USS NEVERSAIL. Du vil sikre dig, at du er bekendt med rettede procedurer. Som et spørgsmål om rutine vil du personligt verificere, at din afdeling ikke afviger fra instruerede procedurer, medmindre det er tilladt af højere myndighed.

f. Du vil indsende kvoteforespørgsler for dig selv og CWO2 J. S. Ragmann til at deltage i et officiel kursus for luftfartsbrændstof efter afslutningen af ​​denne implementering.

4. Dette brev er designet til at hjælpe dig med at korrigere mangler i din præstation som division officer. Hele kommandokæden er tilgængelig for at hjælpe dig på enhver mulig måde.

Vi ønsker og har brug for din succes.

D. R. PEPER

Denne prøvebrev giver underviseren direkte feedback uden grå områder i tone eller mening. Dette er også en skriftlig version af den dokumenterede rådgivningssession, der tilbyder øjeblikkelig hjælp fra andre ledende og mere erfarne medlemmer i kommandoen. Dette er et perfekt værktøj til at skabe en bedre junior officer i kommandoen og forhindre potentielt tab af missionskapacitet i fremtiden.