Grundlaget for at oprette en begivenhedsbudget

Som en begivenhedsplanlægger er det vigtigt at holde sig inden for din kundes budget. Og for at gøre det har du brug for et detaljeret begivenhedsbudget, som du og din klient er enige om.

Uanset om du er ny til arrangement planlægning eller en erfaren professionel, holde et arrangement budget vil hjælpe dig med at holde sig organiseret og forberedt til enhver klient henvendelse - og hjælpe dig med at undgå at gå over budget.

For en grundlæggende begivenhed, som f.eks. Et seminar eller middagsselskab, kan Excel eller andre regnearksprogrammer være nyttige.

Angiv de følgende fire kategorier øverst:

• Element
• Projektkostnad
• Aktuel udgift
• Detaljer

Derefter kategoriseres og sporer udgiftsposter.

Administrere et begivenhedsbudget

1. Lejeomkostninger. Når du planlægger selve arrangementet, og som du møder med din salgsforvalter, skal du spore alle forventede lejeafgifter for arrangementet og funktionen, husholdning, bagagehåndtering og relaterede udgifter.

2. Anslå catering omkostninger. Dette inkluderer alle mad og drikkevarer, herunder tips og drikkepenge - som kan tegne op til 30%.

3. Dokumenttransportgebyrer. Dette inkluderer pendulkasser, trænere, hændelsesoverførsler og eventuelle relaterede udgifter.

4. Tilføj dekorationsudgifter. De fleste arrangementer omfatter udgifter til indretning, såsom centerpieces, florals, telt huslejer mv. Her er du en liste over disse omkostninger.

5. Dokumentunderholdning og udstyrsafgifter. Fællesudgifter i denne kategori inkluderer A / V-udstyr, men det er også et godt sted at oplyse honorarer til højttalere, eller hvis du ansætter entertainere.

6. Opsummer printudgifter. Flere små vareafgifter kombinerer faktisk en større udgiftslinje. Disse omfatter invitationer, navneskilt, programbøger, hændelsesskiltning og bannere.

7. Linjepost til gaver. En fælles hændelsespids er at aldrig tillade en gæst at forlade tomme hænder. Så uanset gave eller gaver, du giver, spore omkostningerne for dem hver for sig; Du vil blive overrasket over, hvor meget disse varer kan koste.

8. Identificer udgifter til aktiviteter. Hvis din begivenhed omfatter aktiviteter som golf, tennis, spa, rafting, cykling eller andre aktiviteter, vil du gerne notere omkostningerne ved disse gebyrer separat. Overvej at opsummere de samlede omkostninger i dit regneark og vedlægge en sammenbrud.

9. Indtæg andre udgifter. Hvis en udgift ikke falder ind under nogen af ​​de ovennævnte kategorier, skal du opregne dem som en diverse udgiftspost her.

10. Giv dig selv en uforudsete fondskategori. Afhængigt af størrelsen eller kompleksiteten af ​​en begivenhed, vil du måske give dig selv så meget som op til 20% af arrangementets budget her. På trods af den bedste planlægning vil gebyrer overstige forventede planer med udgifter, som du aldrig overvejer. Dette vil holde dig fra at gå over budget hver gang.

11. Opsummer de forventede udgifter. Når du opbygger dit arrangementsprogram, vil du have en god fremskrivning af de samlede udgifter. Dette er de oplysninger, du vil dele med eventklienten for at sikre dig, at de er opmærksomme på arrangementets budget, så der ikke senere er nogen overraskelser.

12. Opsummer faktiske udgifter. Dette sker efter at arrangementet er afsluttet. Subtotal fakturaerne i de ovennævnte 10 kategorier og dokumentere det faktiske budget. Hvis det er ekstremt gunstigt, identificer du besparelser i det faktiske budget vs. det forventede budget og viser den værdi, du har bragt til rollen.