Nemme trin til at oprette et projektbudget

Erfarne projektledere og dem, der arbejder i store virksomheder, vil have software og revisorer til at hjælpe dem med at sammensætte projektbudgetter. Men hvad hvis du ikke gør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en email fra din projektsponsor, der beder dig om at sammensætte økonomien til projektet, så er denne artikel til dig.

Vi ser på de fem ting, du skal gøre for at skabe et grundlæggende projektbudget.

Brug din opgaveliste

Først skal du tage din projektopgave liste. Du har måske også en arbejdsopdeling struktur, og hvis du har en, er det bedst at bruge det. Men en opgaveliste vil gøre så længe det omfattende dækker alt, hvad du skal gøre på projektet.

Hvis du ikke har en opgaveliste, er det tid til at oprette en. Skriv ned alt, hvad du skal gøre og de ting, du skal bygge eller færdiggøre eller færdiggøre, før projektet kan afsluttes. Det behøver ikke at være i nogen bestemt rækkefølge, men det skal indeholde alt.

Endelig på dette trin, brainstorm ideer med dit projektteam, da der er bundet til at være noget, du har glemt. Mange hoveder er bedre end en!

Estimér hver komponent

Gå nu igennem din liste, og træk prisen på hver enkelt vare ud. En opgave, der siger 'oprettet møder for at diskutere krav', kan f.eks. Involvere indkaldelse og ansættelse af mødelokalerne eller køb af ressourcer, du har brug for som en projektor eller blækpakker.

Der er en omkostning involveret i det, så få citater til dit værelse leje og det andet udstyr og noter det ned.

Gør dette til alt på opgavelisten, så du ender med en pris mod hver vare. Nogle projektopgaver må ikke have en pris, og det er OK.

Tilføj estimater sammen

Næste tilsammen alle dine estimater.

Det er nemmest at gøre dette, hvis du laver en liste over elementer i et regneark, tilføjer omkostningerne i den næste kolonne og derefter samlet kolonnen nederst. Lad regnearket gøre matematikken for dig! Dette bliver dit budget regneark.

Det er en god ide at også gruppere dine omkostninger i kategorier, så du nemt kan se, hvor størstedelen af ​​pengene går. Brug kategorier som 'Project Start Up', 'Infrastructure' eller 'Training' - vælg grupperinger, der betyder noget i forbindelse med projektet.

Tilføj beredskab og skatter

Det ville være dejligt, hvis du havde en krystalkugle og kunne forudsige disse omkostninger med 100% nøjagtighed, men du har sikkert ikke selvtillid til din evne til at gøre det! Det er her, hvor beredskab kommer ind. Det er en fond af penge baseret på, hvor sikker du føler, at du har skønnet rigtigt. Det vedrører ikke nogen bestemt opgave. Det er en overordnet 'nødpotte', hvis du har noget galt eller ved en fejl har forladt noget.

Hvis du ikke ved, hvor meget uforudsete du tilføjer, skal du gå til 10% af det samlede beløb du oprettede i trin 3.Dette er en ikke-videnskabelig guesstimate, som mange projektledere bruger og giver dig en lille smule af nedslag i dit budget, hvis du har brug for det.

Tilføj en linje på dit budget regneark nederst, der siger 'Beredskab' og angiver den procentdel, du brugte.

Glem ikke at tilføje nogen moms eller andre afgifter, der ikke eksplicit allerede er inkluderet i dine individuelle linjeposter estimater.

Tilføj det hele, og det er dit endelige budgetbeløb.

Få godkendelse

Den sidste ting at gøre er at få din leder eller projektsponsor til at godkende dit budget. Tal med dem om, hvordan du sætter det sammen, og hvilke elementer udgør dit samlede budget.

Det er det! Projektbudgettering er en grundlæggende projektledelsesevner, og denne vejledning vil få dig i gang med at oprette et projektbudget.