Store begivenhedsplanlægningsfejl du kan forhindre

Det produkt, som begivenhedsplanlæggere opretter, er både følsomt og flygtigt. Begivenheder kan blive negativt påvirket af en række omstændigheder, og når skaden er færdig, er det normalt umuligt at "prøve igen. "Derfor kræver planlægning en sådan hengivenhed til detaljer. En lille fejl kan frembringe en kædereaktion, som er vanskelig at komme sig fra. Nedenfor er 5 sådanne fejl, så vær sikker på at tilføje dem til din tjekliste over forebyggelige katastrofer.

- 9 ->

Tillader ikke nok opsætningstid

Der er altid et løb mod tid, når du opretter en begivenhed, men du skal have et skøn over, hvor meget tid du skal bruge for at få alt på plads. Intet ser værre ud end at have et værelse fuld af arbejdere, der kører, når den første gæst ankommer. Målet skal være at få alt sat i mindst 15 minutter før dørene åbnes.

Ikke planlægge et walkthrough med kunder

Regneark, e-mails og banketbegivenhedsordrer er gode værktøjer til at kommunikere detaljerne i en begivenhed. Imidlertid kan man kun forlade sig på dokumenter for at male et billede af anledningen. Den bedre strategi er at gå gennem rejseplanen med din klient på stedet, når det er muligt. Diskuter hvert øjeblik og detalje som om begivenheden skete foran dig.

Glemmer at bekræfte dine leverandører

Din gennemsnitlige begivenhed sælger tjener flere klienter over flere forskellige kategorier.

Kort sagt betyder det, at de har meget at huske. Du ønsker altid at få en verbal eller e-mail-bekræftelse fra alle leverandører 48 timer før opsætningen. Email er typisk bedre, fordi du kan stave dine forventninger og bede dem om at svare skriftligt.

Overblik over konkurrerende begivenheder

Hvis du nogensinde har haft en "støjende nabo", så ved du allerede, hvordan distraherende disse situationer kan være.

Det kan være en stor udfordring at komme op imod andre begivenheder i din lokalitet, hvorfor du bør diskutere dette scenario i forvejen med spillestyring og dine kunder. Find ud af, hvem der vil dele de samme fællesområder og offentlige ressourcer med dit parti og identificere, hvem der har beføjelse til at løse støjproblemer, hvis de bliver et problem.

Ikke har en beredskabsplan

Hvad sker der med din begivenhed i tilfælde af dårligt vejr eller endog lukning af dit sted? Det er ikke let at planlægge, men de bliver umulige at klare på dagen for showet. Planlæg din beredskabsstrategi mindst 2 uger i forvejen for god foranstaltning. Selvom du planlægger at annullere arrangementet, skal du stadig have en organiseret metode til at kontakte alle dine gæster.

Har ikke tilstrækkelig hjælp på begivenhedsdagen

Arbejdsomkostninger er altid et problem, når man forsøger at afbalancere begivenhedsbudgetter. Når det siges at falde uden at hjælpe hænder, kan det medføre større problemer end at gå over budgettet.Du kan ikke forvente at gøre alt selv, hvis du er eventplanlæggeren. Koordinering af medarbejdere, leverandører og detaljer er nok til at holde dig beboet af sig selv. Vær ikke bange for at bruge et par hundrede dollars til at ansætte yderligere arbejdstagere, fordi du ikke vil være i stand til, når tingene bliver i bevægelse.

Brug ikke en pakkeliste

Behov for en ekstern begivenhed kræver typisk en omfattende liste over forsyninger. Selvfølgelig har du normalt flere uger til at få alle disse leverancer i orden, men de vil ikke gøre noget godt, hvis de aldrig gør det til spillestedet. En pakke liste giver en øjeblikkelig genopfriskning på de ting, du skal indlæse i bilen. Sikker på, du vil sandsynligvis finde penner og tape til at låne på lokalet, men hvad sker der, hvis du glemmer dine navne eller din bærbare computer? Lav en pakningsliste og tjek den to gange, før du tager afsted.

Den gode nyhed er, at disse begivenhedsplanlægningsfejl er alle nemme at forebygge. Faktisk kan du udskrive denne artikel og indsende den for at tjene som en påmindelse om, hvad ikke at gøre. Husk, forebyggelse er altid nemmere end opsving!