5 Kritiske begivenhedsplanlægningsfejl Hver event manager skal undgås!

Lad os se det, Murphys lov siger, at hvis noget kan gå galt, så vil det nok! Det er bare et grundlæggende faktum i livet, som vi ofte må leve med.

Men når det kommer til arrangement planlægning, vil en kompetent event manager altid se på at mildne Murphys lov ved at anerkende potentialet for ting at gå galt og planlægge i overensstemmelse hermed.

Som en event manager er det helt dit ansvar at sørge for, at din særlige begivenhed løber glat og med så få hitches som muligt for mennesker.

I den virkelige verden er det ikke muligt at dække alle muligheder, men i det mindste bør du være opmærksom på kritiske begivenhedsplanlægningsfejl, som hver begivenhedschef skal undgå.

Forwarned er forearmed så lad os grave ind i nogle vigtige tips, der kan hjælpe dig med at undgå en ubemandede katastrofe ved din næste særlige begivenhed.

Dårlig kommunikation - dette er nok den mest almindelige fejl begået af uerfarne hændelsesplanlæggere og er en, der skal undgås for enhver pris, da dårlig kommunikation lettere kan stave katastrofe.
Dårlig kommunikation er ofte resultatet af manglende opmærksomhed på detaljer, især når det kommer til din begivenhedscheckliste. Det er helt afgørende, at du kommunikerer effektivt med både dit interne arrangementsteam og dine leverandører. Selvom det ikke er i din bedste interesse for micromanage eller forstyrrer dig selv, skal du være på toppen af kommunikationsprocessen og sikre, at alle involverede i begivenheden ved præcis, hvad der forventes af dem og på præcis, hvilken tidsplan.

Dårlig eller manglende beredskabsplanlægning - Husk Murphys lov? Det vil sandsynligvis gå galt i spidsen før og selvfølgelig under din kommende særlige begivenhed. Det er normalt og man kan forvente. En professionel begivenhedsplanlægger vil tænke fremad, identificere potentialet for ting at gå galt og have god beredskabsplanlægning på plads. Hvad hvis dit registreringssystem fx forstyrrer dagen, hvad hvis du skulle løbe tør for mad eller drikke, hvad hvis der ikke er nok parkeringspladser til rådighed, hvad hvis din hovedtaleren ikke kommer til tiden, hvad hvis lyden system eller projektionssystem giver problemer på dagen for din begivenhed - vil du kunne klare det? Vil du have en plan B?
Utilstrækkelig transport - Er du helt sikker på, at den transport du har organiseret for at få delegerede og præsentanter til og fra din begivenhed er tilstrækkelig? Det er vigtigt at kontrollere de uger, der fører op til din begivenhed og endog (i sidste øjeblik) på selve arrangementet, at alle dine transportbehov er tilstrækkeligt opfyldt. Igen, tænk i tilfælde af uforudsigelighed her - hvad sker der, hvis et køretøj eller køretøjsfordeling på dagen for din begivenhed, har du en backupplan?
Manglende klar skiltning - Der er ikke noget mere frustrerende for delegerede end at deltage i en særlig begivenhed og være usikker eller forvirret om, hvor den næste præsentation eller demonstration holdes. Undgå dette ved at være helt sikker på, at du viser tilstrækkelig skiltning, der let kan læses og forstås. Det er bedre at gå overbord her end lade dine deltagere gå tabt og forvirret og løbende bede om retninger.
Mangelfuldt personale på hånden - På dagen for din særlige begivenhed vil du sandsynligvis beskæftige sig med et meget stort antal deltagere. Gør ikke fejlen ved at stole på kun en eller to personer til at behandle delegatets spørgsmål eller bekymringer. Sørg for, at du kender dine numre og frem for alt sikrer, at der er tilstrækkeligt personale til rådighed mellem dine arrangementsplanhold og personale leveret af sælgerne.

Og endelig er der et gammelt ordsprog, der går "antagelse gør et røv af dig og mig", og det har aldrig været mere sandt, end når der blev anvendt til arrangementshåndtering. Aldrig, aldrig antage, at alle baserne er dækket - sørg for at de er! Hvis du er i tvivl, er den bedste politik altid at kontrollere og dobbelte check. Forlad ikke tingene til sidste øjeblik og find dig selv med kampbrande på dagen for din begivenhed.