Telefonetikette - Mind dine mennesker ved brug af telefonen på arbejdspladsen

Hvornår begyndte du at bruge telefonen? Det var sandsynligvis så snart du kunne sige "hej". Du havde ikke brug for mere færdighed end det for at foretage eller modtage et opkald. Sandheden er, selvom det helt sikkert ikke er raketvidenskab, er den rette telefon etikette i et arbejdsmiljø lidt mere end evnen til at udtale en hilsen. Da det kan være dit første kontaktpunkt med en kunde, kunde eller endda din arbejdsgiver, er det din mulighed for at få et godt første indtryk …

eller en dårlig. Her er nogle tips, du bør følge, når du bruger telefonen på arbejdspladsen:

• Sluge først: Med andre ord skal munden være ubesat når du ringer eller svarer på telefonen. Du vil være i stand til at tale tydeligt, og det er umuligt, hvis du tygger eller slukker.
• Navn og rang venligst: Når du modtager et opkald på arbejde, skal du identificere dig selv og din virksomhed og afdeling, hvis det er relevant. Hvis opkalderen er overført til dig fra virksomhedens hovedlinje, kan du kun angive dit navn og afdeling. Den person, der oprindeligt besvarede opkaldet, gav sandsynligvis navnet på virksomheden. Når du er den, der ringer op, skal du identificere dig på samme måde, før du beder om den person, du forsøger at nå.
• Manners virkelig gør sagen: Vær altid høflig uanset hvem der er på den anden ende af linjen. Uanset om du taler til en receptionist eller virksomhedens præsident, glemmer du aldrig at sige tak og tak. Bortset fra det faktum, at alle fortjener respekt, kan den person, der besvarer dit opkald, sørge for, at det behandles hensigtsmæssigt.

• Fokus: Mens vi alle kan lide at multitask (eller forsøge at) afstå fra at tænke på andre ting, mens du er i et opkald. Du bør give den person, du snakker med din uindividede opmærksomhed. Din email, sociale medier og spil kan vente.
• Nu Hold On: Først og fremmest bør du undgå alle andre samtaler, mens du er i telefonen. Virkeligheden kommer sommetider i vejen. Du må muligvis tale med en person, der kommer ind på dit kontor eller kabine eller afhente et andet opkald. Undskyld dig selv og begræns derefter din anden samtale til blot et par sekunder. Forlad ikke nogen, der venter på vent på ubestemt tid. Hvis du ikke hurtigt kan tage vare på den anden sag, men det skal håndteres straks, i stedet for at sætte den person, du talte i ventetid, spørg, om du kan ringe tilbage på et tidspunkt, der passer til hende.

• Lad ikke din opkalder gå tabt i systemet: Der er tidspunkter, hvor du ikke kan hjælpe personen i den anden ende af linjen og bliver nødt til at overføre ham til nogen, der kan. Når du gør det, skal du sørge for, at han ved hvem du overfører opkaldet og hvorfor.Lad ham vide, hvad han skal gøre, hvis opkaldet ikke går igennem, eller hvis personen du sender ham til, ikke er der eller ikke kan hjælpe.
• Hold meddelelser kort og sød: Når du forlader en telefonsvarerbesked til nogen, skal du tale langsomt og tydeligt, især når du angiver dit navn og telefonnummer. For mange mennesker forlader meget lange og vandrende meddelelser kun for hurtigt at mumle deres navne og tal i slutningen, som efterlader modtageren ude af stand til at returnere opkaldet.
• En gang er nok: Hvis du forlader en besked, og den person, du forlod det, ikke kommer tilbage til dig, kan det være fordi hun ikke kan lige nu. Der er ikke behov for at ringe igen og igen. Hvis det er et presserende spørgsmål, kan du prøve at ringe igen den næste dag eller følge op med en email, der angiver, at du også har afgivet en telefonsvarer.
• Lyt først: Lyt til en telefonsvarer, du har modtaget i sin helhed, før du returnerer telefonopkaldet. Du kan lære at det ikke engang er nødvendigt at ringe tilbage (wow, hvad en tidsparer) eller at du skal tage vare på noget først. For eksempel kan den, der ringer op, have brug for oplysninger, som du kan være klar til, når du kommer tilbage til hende.