Hvad projektlederen ved om at få arbejdet gjort

Projektlederen er i stigende grad en af ​​de vigtigste roller i dagens initiativfyldte verden af ​​gruppearbejde. Projekter er trods alt overalt i vores organisationer.

Et projekt er pr. Definition alt det arbejde, vi gør en gang; det er midlertidigt og unikt. Vi udvikler nye produkter i projekter. Vi implementerer nye softwareprogrammer som vores virksomhedsbaserede ressourceplanlægning eller vores kundeledelsesstyringssoftware via projektteam.

Selv arbejdet med innovation og strategiudvikling og -udførelse foregår i form af projekter.

De personer, der optager rollen som projektleder i vores organisationer, er afgørende for vores virksomheds overlevelse og succes. De letter og koordinerer og kører med at få arbejdet udført, og de gør det ved at anvende både videnskab og kunst.

Erfarne projektledere er dygtige til at hjælpe grupper med at tage komplekse ideer - produktspecifikationer eller kundernes krav og bryde ideerne ned i fordøjelige arbejdsstykker. De koordinerer arbejdets ressourcer og strømning; de forvalter og rapporterer om budgetter og vigtigere, de leder og styrer deres holdmedlemmer gennem hårde beslutninger og udfordrende problemer.

De bedste projektledere er uvurderlige produktivitetsressourcer, og de lektioner, de lærer og færdigheder, de dyrker, er let anvendelige for os alle i vores "ikke nok timer om dagen" arbejdsliv.

Ni lektioner om produktivitet fra projektledelsens verden:

1. Tidsmæssig planlægning betaler udbytte. I vores hurtige verden har vi en udtalt tendens til at skynde os i initiativer uden at tage tid til at klarlægge og planlægge. Din projektleder forstår, at tiden investeret i den forudgående planlægning, betaler holdet tilbage med tidsbesparelser i form af reduceret affald og omarbejdning i fremtiden.

I min MBA-kurser om projektledelse gentages dette punkt igen og igen af ​​eleverne, der beskriver deres nye fundne perspektiv på fordelene ved at investere rigelig tid på forhånd og præcisering og planlægning. Som jeg lærte af min far for længe siden, da vi arbejdede på husholdningsforbedringsprojekter, "mål to gange, skære en gang. ”

2. En klar charter er uvurderlig. Charter dokumentet i projektledelsen er effektivt fødselsmeddelelsen om det nye initiativ. Det beskriver formålet med projektet og nøgle timing parametre. Det identificerer nøgleroller, herunder: kunden, projektlederen, projektsponsor og kernelagets medlemmer. Udvidede udgaver af charteret kan indeholde en liste over vigtige interessenter og yderligere forventninger til projektet. Dokumentet deles på tværs af organisationen og sikrer, at alle forstår betydningen af ​​dette initiativ og de involverede personer.Det minimerer churn og forvirring og udgør grundlaget for udbredt samarbejde.

Du kan vedtage konceptet af charteret til enhver aktivitet på dit hold som et middel til at informere alle og give ansvarlige teammedlemmer mulighed for. Hold det enkelt og lav en kort meddelelse om initiativet.

Forklar formålet, identificere de vigtigste deltagere og bede om alles støtte. Dit team vil sætte pris på din informationsdeling.

3. Ved, hvem der bliver rørt af dit initiativ og involverer dem! Erfarne projektledere forstår, hvor kritisk det er at identificere og engagere sig med alle parter (interessenter), der påvirkes af et initiativ. En uinformeret interessent vil sandsynligvis være et samarbejdsvilligt individ. For at hjælpe med at identificere interessenter skal du oprette et billede eller et kort, der beskriver alle, der påvirkes af eller involveret i dit projekt. Dette omfatter ledere, der leverer ressourcer, afdelinger, der skal ændre processer på grund af dit initiativ og selvfølgelig dine kunder. Korrekt, rettidig og konsekvent involvering af interessenter mindsker forvirring, forbedrer samarbejdet og fremskynder problemløsning.

Anvend lektier fra projektledere til interessentstyring med dine egne programmer og aktiviteter. Tegn et diagram over de personer, der berøres af initiativet, og mød dem med at få deres støtte og input. Sørg for at holde dem behørigt involveret i kommunikationssløjfen som beskrevet i punkt ni nedenfor.

4. Hold bliver produktive hurtigere med coaching. Projektledere er dygtige til at danne produktive hold til midlertidige og unikke initiativer, ofte med personer, der aldrig har arbejdet sammen. De forstår udfordringerne ved at samle en gruppe og flytte dem fra formningsfasen til udførelsesfasen, og de træner deres hold gennem disse udfordringer. De lægger særlig vægt på at hjælpe alle med at forstå deres roller og at udvikle standarder for at diskutere, debattere og beslutte. De giver rigelig feedback til holdmedlemmer, og de fremmer en ansvarskultur for præstationer.

Uanset om du leder en funktion eller samler en arbejdsgruppe til at tackle et nyt initiativ, må du ikke gå ud fra, at dit team bliver produktivt hurtigt, bare fordi du har udstedt et charter og bemyndiget dem til at få arbejdet udført. I virkeligheden udgør grupper hurtigere og lærer at udføre, når de styres og trænes.

5. Arbejdet med at vurdere risici stopper aldrig. De bedste projektledere forstår, at alt deres arbejde handler om at håndtere risiko. De er ubarmhjertige på alle stadier af projektet i samarbejde med deres team for at identificere potentielle risici og udvikle strategier til at mildne eller undgå risici.

Indarbejd risikoidentifikation og risikovurderingsteknikker i dit eget arbejde. Sørg for at identificere personer, der er ansvarlige for at identificere risici, og udvikle en mindskelsesplan for de største bekymringer. Uanset om du arbejder i salg, kundesupport eller drift, vil risikoplanlægning og aktiv risikostyring spare hovedpine, tid og penge.

6. En tilgang eller et værktøj passer ikke alle sammen. Fra agile praksis til kritisk vej eller kritisk kæde projektledelsesteknikker afhænger den rigtige tilgang af en række faktorer, herunder: projektets art; gruppemedlemmernes erfaringer og uddannelse om forskellige tilgange og adgangen til støttemidler. Store projektledere vælger den tilgang, de tror bedste kort til situationen og miljøet.

Som ledere sætter vi ofte fast i en rusk på nærmer sig vores teams arbejde. I virkeligheden er der flere stier til at løse ethvert problem. Processer kan strømlines, nye tilgange eller nye teknologier kan vedtages. Vær fleksibel og opmuntre dine holdmedlemmer til at identificere forskellige tilgange til deres arbejde og til problemløsning. Giv dem selvstyre til at vedtage den tilgang, som de mener bedst passer til situationen.

7. Ændring sker, men det skal lykkes at undgå kaos. Alle erfarne projektleder forstår, at forandring er uundgåelig under et givet projekt. I stedet for at modstå forandring udvikler de processer og værktøjer til at evaluere, beslutte og kommunikere ændringer i tidligere planer.

Ukontrolleret ændring til tidligere planer udbreder kaos og forvirring. Vedtage projektlederens praksis og oprette og dele en forandringsstyringsproces, der giver folk mulighed for at foreslå ideer, få godkendelse og derefter kommunikere ændringerne.

8. Lederskab er forskellen i projektgruppen ydeevne . De stærkeste projektledere har flere hatte, og lederens rolle er måske den vigtigste af alle. De forstår, at de er ansvarlige for at give en klar vision, indstilling retning og dannelse og rammer det miljø, der er nødvendigt for holdet til at lykkes. De sikrer, at klare værdier for præstationer og ansvarlighed etableres og håndhæves, og de bruger coaching færdigheder til at guide løbende læring og forbedring.

Det er nemt at blive fanget i den endeløse strøm af opgaver foran dig og dit team. Husk at dit team har brug for at lede, ikke gøre arbejdet for dem. Sørg for at nærme hver dag som en mulighed for at støtte, guide og træner.

9. Kommuniker ved lige højre volumen og frekvens . Når det kommer til at formidle information om status for et initiativ, forstår effektive projektledere behovet for at skræddersy til de vigtigste interessenters behov. Den administrerende direktør ønsker ikke det detaljeringsniveau, der kræves af kvalitetschefen. En fjern interessent behøver ikke daglige opdateringer.

Arbejde for at vurdere dit publikums sande behov for information detaljer og frekvens og skræddersy dine opdateringer i overensstemmelse hermed. Du vil skabe god vilje og minimere brugen af ​​tid til at generere rapporter og opdateringer, som ingen læser eller har brug for.

Den nederste linje for nu:

Der er mere end et par gode erfaringer om produktivitet, ledelse og ledelse at lære af store projektledere. Anvend lektionerne klogt, og du vil forbedre din egen personlighed og team produktivitet og ydeevne.