Outsourcing Tips til succes

Iværksættere og små erhvervsfolk søger altid kreative måder at opnå mere af deres forretningsmål for mindre penge. En strategi, der kan hjælpe dig med at spare tid, penge og frustration, når du starter og bygger din virksomhed, er at outsource så meget arbejde som muligt til dygtige, men omkostningseffektive eksterne serviceudbydere.

I mit arbejde med Elance Online - en online markedsplads, der hjælper små virksomheder til at outsource næsten enhver form for projekt - jeg har snakket med snesevis af købere, der har outsourcet projekter, så forskellige som administrativ support, forretningsstrategi, grafisk design, webdesign og udvikling, skrivning og endda softwareudvikling.

Når jeg snakker til købere, der har mestret kunsten at effektivt styre eksterne tjenesteudbydere, kommer de samme temaer igen og igen. Jeg har destilleret deres råd til følgende "Top 10 Best Practices" til at arbejde sammen med eksterne serviceudbydere. Følgende råd kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dine relationer med eksterne leverandører eller entreprenører - uanset om du bruger internettet til at finde tjenesteudbydere eller anmode om og evaluere citater fra leverandørerne på den gammeldags måde.

1. Klart definere omfanget og tidsplanen for dit projekt

Dette kan synes indlysende, men ethvert succesfuldt outsourcet projekt starter altid med en klar redegørelse for, hvad du håber at opnå. Definer dine projektkrav op foran. Tjenesteudbydere har brug for nøjagtige, komplette oplysninger til at præsentere dig med realistiske forslag og at citere dig en rimelig pris. Vær specifik på de leverancer, du forventer, at sælgeren giver.

Giv sælger så mange oplysninger som muligt om hvad du har brug for, og hvordan du har brug for det udførte arbejde. Vær også klar og realistisk om dine tidsplanskrav - Projektplaner kan have stor indflydelse på projektomkostningerne.

2. Vurdere en tjenesteudbyder, som om du vil ansætte en fuldtidsansatlig medarbejder

Når du vurderer forslag fra tjenesteudbydere, vær ikke bange for at stille spørgsmål.

Ligesom at ansætte en fuldtidsansat, er valg af en sælger en meget subjektiv oplevelse. Tjek deres referencer og bede om tilbagemelding fra andre kunder, der har brugt deres tjenester. Engagere i en dialog - hvis du har bekymringer over en leverandørs særlige evner, skal du tale med dine bekymringer. Lad ikke bare gryde over det og håber på det bedste.

3. Se efter specifik erfaring

Ideelt set vælger den udbyder, du vælger, specifik erfaring med den type projekt, du foretager. Du vil ikke være nogen 'marsvin. "Dette er især vigtigt, når outsourcing af komplekse tekniske projekter som softwareudvikling.For eksempel, hvis du leder efter nogen til at udvikle en ansøgning til Palm PDA, skal du sørge for at de faktisk har gennemført kommercielle projekter på den platform for andre tilfredse kunder. Dette råd gælder også for andre typer projekter. Hvis du har brug for en forretningsplan for at åbne en butik, får du de bedste resultater, hvis den konsulent, du ansætter, har verificerbar erfaring indenfor detailhandel.

4. Vælg ikke en sælger baseret udelukkende på pris

Selv om det måske er fristende, skal du aldrig vælge en sælger baseret udelukkende på pris. Erfarne købere, der har outsourcet mange projekter og vurderet hundredvis af forslag, anbefaler altid altid at afskedige det højeste pris og billigste tilbud.

Købere rapporterer, at deres mest succesrige projekter er dem, hvor de følte sælgeren tilbudt en balance mellem god værdi og kvalitetsresultater.

5. Gennemgå porteføljer og prøver

Undersøg sælgerens tidligere arbejde (deres "portefølje") og sørg for, at deres tidligere arbejde opfylder dine forventninger til kvalitet og stil. Hvis du har evalueret en leverandørs portefølje, referencer og tidligere erfaringer og stadigvæk er usikre på deres evner, overvej at bede dem om at lave en hurtig opsummering eller give en grundlæggende oversigt over en arbejdsplan. En tjenesteyder, som virkelig ønsker at vinde din virksomhed, kan muligvis give dig et groft koncept, så du bedre kan forstå deres tilgang til at løse dit problem.

Men gå aldrig over linjen mellem at spørge om en mock-up og insistere på, at en leverandør giver dig færdig arbejde "på spec. "Ingen kvalificeret professionel forventer at arbejde gratis.

6. Start lille

Start med et projekt, der er relativt lille og enkelt, når du engagerer dig hos en tjenesteudbyder. Dette vil give dig en bedre ide om leverandørens stil og muligheder, inden du overdrager et "missionskritisk" projekt til dem.

7. Tie betaling til klart definerede projektmilestre

Ligesom du bør være klar over projektets omfang, skal du sørge for at definere en arbejdsplan for dit outsourcede projekt med klart definerede milepæle. Når du har planlagte kontrolpunkter, hvor du gennemgår status for projektet, da det arbejder mod færdiggørelse, er det en nem måde at sikre, at du opfylder din endelige frist, og at det endelige produkt opfylder dine standarder. Binde sælgerens betaling til disse milepæle.

En god retningslinje for it- og softwareudviklingsprojekter er at betale ikke mere end 20% til 30% af den samlede projektpris foran, med resten af ​​betalingerne udbetalt baseret på færdiggørelsen af ​​3 eller 4 milepæle.

8. Forhandle ejerskab af arbejde foran

For enhver form for outsourcet projekt skal du sørge for, at du er klar over, hvem der ejer det resulterende arbejdsprodukt og eventuelle vigtige komponenter i det pågældende produkt.

Sørg for, at tjenesteudbyderen forstår, hvordan du har til hensigt at bruge de leverancer, som de accepterer at levere. For eksempel vil udviklingen af ​​en brugerdefineret software applikation til din personlige brug være væsentligt anderledes end udviklingen en applikation, som du har til hensigt at pakke og sælge.

9. Glem ikke om støtte, når projektet er gennemført.

For teknologiprojekter er det en god idé at angive en garanti eller supportklausul, så du er sikker på, at der er en del fortsat support fra sælgeren, når projektet er færdigt. Det er meget lettere at forhandle en støtteklausul, inden tjenesteudbyderen begynder at arbejde, snarere end efter projektets afslutning. Selv kreative eller erhvervsservice kan drage fordel af en støtteklausul. Antag at du har brug for nogle ændringer i en forretningsplan baseret på feedback, du får fra potentielle investorer. Eller måske finder du at du har brug for det snazzy nye logo leveret i en ny type filformat. Hvis du angiver en vis mængde gratis support eller forhandler rabatpriser til fremtidige ændringer, kan du spare tid, penge og hovedpine senere.

10. Få det skriftligt

I løbet af et service engagement kan omfanget af projektet, leverancer eller endda den aftalte pris ændres.

Sørg for, at du tydeligt kommunikerer planlægning, omfang eller betalingsændringer til din tjenesteudbyder og få bekræftelse fra dem - skriftligt - at de forstår og accepterer ændringerne. På samme måde skal du registrere eventuelle ændringer af aftalerne, som tjenesteudbyderen har anmodet om, og om du accepterer eller afviser disse ændringer. Gem kopier af eventuelle e-mailudvekslinger, du har.

Du kan få adgang til førsteklasses ekspertise, når du har brug for det uden at overføre fuldtidsansatte. Ved at holde fokus på dine kernekompetencer og ansætte ekspert freelancere til dine andre behov, kan du konkurrere med leveringsfunktionerne hos større organisationer, samtidig med at du opretholder din uafhængighed.