Et tidsstyringssystem, der virkelig fungerer

Mange mennesker fejler tidsporing for tidsstyring. De holder religiøst opmærksom på alt, hvad de gør hver dag, i uger eller endda måneder.

Og så stopper de med at gøre det, fordi de ikke har realiseret nogen positive ændringer. Sikker på, de har elimineret et par begivenheder og prioriterede nogle andre. Men de har ikke rigtig lykkedes noget; de har netop omlejret det. I slutningen af ​​deres dag er de stadig frazzlede og frustrerede.

Men holde øje med, hvordan du bruger din tid, er ikke tidsledelse. Tidsstyring handler om at foretage ændringer i den måde, du bruger din tid på.

For en effektiv tidsstyring skal du anvende et tidsstyringssystem, der hjælper dig med at se, hvor ændringer kan og skal gøres … hvilket betyder at det første trin i time management er at analysere, hvordan du faktisk bruger din tid, så du kan bestemme hvilke ændringer du vil gøre.

Kategoriser for effektiv tidsstyring

Hvordan styrer du faktisk tid? Hemmeligheden er i kategorierne. Se på din kalender til i morgen. Det er nok allerede fyldt med begivenheder og aktiviteter, som du håber at opnå. Når du arbejder eller bagefter, skal du udfylde de tomme mellemrum med detaljer om, hvad du faktisk gjorde.

I slutningen af ​​dagen skal du se på listen og mærke hver opgave og / eller begivenhed med en af ​​følgende kategorier. Hvor meget tid i din arbejdsdag brugte du faktisk:

1) Udstødning af brande. Et uventet telefonopkald. En rapport, der er nødvendig for et møde, der burde have været trykt i går. En manglende fil, der skal være på dit skrivebord. Hvor meget af din dag blev faktisk brugt i krisesituation? For de fleste er dette en negativ kategori, der dræner deres energi og forstyrrer deres produktivitet.

- 9 -> Hjælp til at organisere filer

Sådan opstilles et dokumenthåndteringssystem

Mastering af arkiveringssystemet

10 Tips til organisering af elektroniske filer

2) Håndtering af afbrydelser.

Telefonsamtaler og folk, der taber på dit kontor, vil sandsynligvis overskride listen, når du tildeler begivenheder til denne kategori. Endnu en gang for de fleste er dette en negativ kategori, fordi den forstyrrer (og sommetider dræber) produktivitet. - 9 -> Hjælp til at afbryde

Håndtering af indgående telefonopkald

At bo på planlægning, når du arbejder

At drive en vellykket hjemmebaseret forretning med børn

3) Gøre planlagte opgaver.

Dette er den mest positive brug af tid i din arbejdsdag. Du er i kontrol og klarer hvad du havde til hensigt at opnå. Planlagte opgaver kan omfatte telefonopkald, møder med personale, endda besvare e-mail - hvis det er opgaver, du har lagt på din dagsorden.

4) arbejder uafbrudt. Du må muligvis ikke arbejde på en opgave, du havde planlagt at gøre, men du er ved at nå noget, og for de fleste er dette en meget produktiv, positiv arbejdsmodus.

5) Uafbrudt nedetid. Disse gange i løbet af den arbejdsdag, der bruges til at genaktivere og omgruppere. Frokost eller midt på morgenen kan tælle

hvis de er uafbrudt. Hvis du er heldig nok til at arbejde sammen med et firma, der tilbyder on-site work-out faciliteter eller nap værelser (Fortune), det ville også tælle. Alle har brug for en vis uafbrudt nedetid indbygget i deres dag for at være produktiv i deres arbejdstid. En uge med fortiden er nøglen til fremtiden

Nu når du forstår kategorierne i dette tidsstyringssystem, er det tid til at bruge dem til at analysere din "typiske" arbejdsuge. Brug det kalenderprogram, du bruger til at notere aftaler og aktiviteter i dit daglige liv, gå tilbage og vælg en typisk typisk uge. Gå igennem posterne på hver arbejdsdag og kategoriser dem i henhold til tidsledelseskategorierne ovenfor, hvis du ikke allerede har. At holde en løbende total nederst på hver dag gør det nemt at se, hvordan du har brugt din arbejdstid hver dag.

Nu har du de data, du har brug for til at foretage ændringer i den måde, du bruger din tid på arbejde. Bruger du for meget tid på at slukke brande? Derefter skal du foretage de organisatoriske eller fysiske ændringer for at forhindre eller udsætte disse konstante kriser. Ryd op og omorganiser dit skrivebord, for eksempel, så du kan finde de filer, du har brug for nemt, og fastlægge en rutine for at lægge de filer, du har brug for næste dag ud på dit skrivebord, inden du går afsted for dagen.

Får ikke nok uafbrudt nedetid i løbet af din arbejdsdag? Så skal du planlægge tid for dig. For eksempel, stop med at spise frokost på dit skrivebord og fysisk forlade bygningen til din fastsatte frokosttid.

Ved at anvende mine arbejdsgrupper af tidshåndtering og foretage de ændringer, du skal gøre for at bruge mere tid på din arbejdsdag i de positive kategorier og mindre tid i de negative kategorier, vil du virkelig kunne effektivt administrere din tid - og opnå det sande mål for tidsstyring, for at føle dig bedre.