Interessentforvaltningsplan i projektledelse

I projektledelse er en interessentforvaltningsplan et formelt dokument, der beskriver, hvordan interessenter vil være involveret i projektet. En interessent er en person eller gruppe, der har en interesseret interesse i projektet. Ved at tænke på hvornår og hvordan interessenter vil blive involveret, kan et projektteam maksimere interessenternes positive indvirkning på projektet.

Hvad er interessenter?

Interessenter kan være interne og eksterne til organisationen.

Eksempler på interne interessenter omfatter ledere og forretningsenheder som regnskabs- og informationsteknologi. Forretningsenheder har typisk repræsentanter på projektteamet. Eksterne interessenter kan være interessegrupper, virksomheder og civile organisationer. Det er sjældent, at eksterne interessenter er repræsenteret i projektgruppen. For agenturer med regulerende myndighed er de industrier, de regulerer, sædvanligvis den vigtigste eksterne interessentgruppe for ethvert projekt. Hvis en interessent identificeres af projektteamet, bør denne interessent være overvejet i interessentforvaltningsplanen.

Det er upraktisk for et projektteam at bestå af medlemmer, der repræsenterer alle interessentgrupper. I mange tilfælde er det umuligt. Projektgruppen behøver imidlertid input og indkøb fra interessenter for at projektet skal lykkes. For eksempel ønsker en statslig organisation helt at modernisere og modernisere sit mest anvendte proprietære softwareprogram.

Næsten alle i organisationen bruger programmet på en eller anden måde. Hver type bruger kan ikke direkte repræsenteres i projektgruppen, så holdet udarbejder måder at samle input fra interessenter og beslutter sig for måder at informere interessenter om projektets status. Disse metoder til indsamling af input- og kommunikationsstrategier er dokumenteret i stakeholder management planen.

Forskellen mellem en interessentforvaltningsplan og kommunikationsplan

Der kan være en betydelig grad af blødning mellem projektets interessentstyringsplan og kommunikationsplan. Deres funktioner er meget ens. En interessentforvaltningsplan er bredere, idet den letter input til projektet samt skitserer output. En interessentforvaltningsplan er snævrere, idet den kun omhandler de med interesserede interesser, mens en kommunikationsplan kan omfatte bredere publikum.

En interessentforvaltningsplan udvikler sig under et projekt

Forvaltningsplanen for interessenter holdes typisk af projektlederen. Som et projekt skrider frem, vurderer projektlederen interessentforvaltningsplanen og fører det med jævne mellemrum tilbage til projektteamet for at overveje opdateringer. Et projekt kan se meget anderledes ud midt i sin tidslinje end det gjorde i planlægningsfasen, så det er vigtigt at sikre, at et projekts vejledende dokumenter ændres, hvis omstændighederne nødvendiggør det.

Eksempel på hvordan en interessentstyringsplan virker

Her er et eksempel på, hvordan en interessentstyringsplan kan ændre sig i løbet af et projekt. Et statsligt agentur indleder et reguleringsprojekt. Som det begynder, kommer projektsponsor og projektleder med en liste over interessenter til at inddrage interessentforvaltningsplanen.

Et af projektgruppens første opgaver er at uddybe planen. Efter et par måneder identificerer et projektmedlem en interessent, som ingen tænkte på i starten af ​​projektet. Projektlederen tilføjer den nye interessent til planen og indkalder et projektteammøde for at diskutere, hvordan man engagerer den nye interessent. Når teamet beslutter sig for, hvad der skal gøres, vil projektlederen informere projektsponsoren.

Det er klart, at interessentforvaltningsplanen er et levende dokument. Som projektet ændres, kan interessentforvaltningsplanen ændre sig med det for bedre at kunne dække projektets behov. Med en nimble stakeholder management plan kan et projektteam på passende vis indsamle input og feedback fra interessenter samt holde de interesserede parter informeret.