Hver gang et firma foretager en finansiel transaktion genereres en slags papirspor. Det papirspor kaldes et kildedokument. Hvis en lille virksomhed skriver en check ud af sin kontooplysninger for kontorartikler, er kildedokumenterne f.eks. Checken og kvitteringen for kontorsartikler.
Hvorfor kildedokumenter er vigtige
Kildedokumentet er afgørende for bogføring og regnskabsprocessen, da det er beviset for, at der er sket en finansiel transaktion.
Hvis et selskab revideres, sikkerhedskopierer kildedokumenterne bogføringsjournaler og generalbogbog som et ubestrideligt revisionsspor.
At holde et kildedokument til en virksomhed er ligesom at holde kvitteringer for fradragsberettigede varer til dine personlige skatter. Hvis dine skatter revideres, giver de bevis for, at du har foretaget disse køb. Det samme gælder for din virksomhed, men i erhvervslivet holder du ikke kun kvitteringer for fradragsberettigede udgifter. Du beholder originale dokumenter for hver finansiel transaktion.
Hvilke kildedokumenter giver
Et kildedokument beskriver alle transaktionens grundlæggende fakta, såsom transaktionsbeløbet, til hvilken transaktionen blev foretaget, formålet med transaktionen og transaktionsdatoen.
Her er et par eksempler på almindelige kildedokumenter:
- annulleret kontrol
- faktura
- kvittering for kvittering for kontanter
- computergenereret kvittering
- kreditnota til kundetilskud
- medarbejdertidskort
- depositum
- købsordre
Sådan behandles kildedokumenter
Kildedokumentet skal optages i den relevante regnskabsfortegnelse så hurtigt som muligt efter transaktionen. Efter optagelse skal alle kildedokumenter indsendes i et system, hvor de kan hentes, hvis og når de er nødvendige.
I visse tilfælde kan det endda være vigtigt at give forældrekæden for at kunne fastslå, at det pågældende kildedokument var i din kontrol.
Kilde Dokumenter mod Fotokopier
I de fleste tilfælde er fotokopier af kildedokumenter lovligt acceptable. Internal Revenue Service har for eksempel accepteret fotokopier af kvitteringer siden 1997, så længe de er læselige, indeholder alle de oplysninger, der er til stede i originalen, og inden for rammerne af scanningsprocessen præsenterer disse oplysninger i et format, der er identisk med original.
En materialekvittering, der angav de købte genstande og den betalte pris, men som blev scannet uden leverandørens navn, ville ikke kvalificere. Et dokument, der præsenterede alle oplysningerne i den oprindelige kvittering, men som blev genindtastet i Word- eller Excel-format, ville heller ikke kvalificere sig.
IRS-standarden - komplet, læselig og en præcis gengivelse af originalen - er den samme standard, der anvendes i mange virksomheder og offentlige myndigheder.Andre institutioner tilføjer dog disse generelle krav.
Universitetet i Washington accepterer f.eks. Kun at erstatte det originale dokument fotokopier scannet med en minimumstæthed på 300 punkter pr. Tomme (dpi) og præsenteres i enten PDF- eller TIFF-formater; det accepterer ikke JPEG fotokopier.
Hvis du planlægger at scanne regnskabsmæssige eller juridiske dokumenter for at lette opbevaring, skal du kontakte den relevante institution for at være sikker på, at de vil acceptere dokumenterne i det format, du planlægger at bruge.
8 Ideer til at hjælpe dine medarbejdere til at tage sig af ændringen
Mange virksomheder kæmper for overvinde indre modstand mod forandring. Denne artikel tilbyder 8 ideer til at hjælpe ledere med at få medarbejdere involveret ledende forandring.
Alternativer til YouTube til Video Marketing
3 Små kendte videovinduealternativer til YouTube til hjælpe dig med at få mere trafik, nå flere mennesker og gøre mere salg online.
4 Tips til maksimering af kontanter til skrot og kontanter til skrotbiler
Hvordan kan du få mest muligt ud af skrot og skrotbiler? Her er fire tip, der kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af din genbrugsindsats.