Grundlæggende projektledelse 101

En succesfuld projektleder skal samtidig styre de fire grundlæggende elementer i et projekt: omfang, ressourcer, tid og penge. Disse elementer er indbyrdes forbundne og skal styres sammen, hvis projektet og projektlederen skal lykkes.

1. Omfang: Projektstørrelse, mål, krav
2. Ressourcer: Mennesker, udstyr, materiale
3. Tid: Opgaver, afhængigheder, kritisk vej
4. Penge: Omkostninger, uforudsete udgifter, overskud

Det vigtigste element: Omfang

Projektets rækkevidde er definitionen af, hvad projektet skal udføre og budgettet (tid og penge), der er oprettet for at nå disse mål. Det er afgørende, at enhver ændring i projektets omfang har en tilsvarende ændring i budget, tid og / eller ressourcer. Hvis projektets omfang er at bygge en bygning for at huse tre widgets med et budget på $ 100.000, forventes projektlederen at gøre det. Men hvis omfanget ændres til en bygning til fire widgets, skal projektlederen opnå en passende ændring i tid, penge og ressourcer.

- 9 ->

Ressourcer

Der er 3 aspekter til at forstå og styre ressourcer:

1. Mennesker
2. Udstyr
3. Materiale

En vellykket projektleder skal effektivt styre de ressourcer, der er tildelt projekt, herunder medlemmer af projektteamet, sælgerpersonalet og underentreprenørerne. Du skal sikre, at dine medarbejdere har de færdigheder og værktøjer, de har brug for til at fuldføre jobbet, og du skal løbende overvåge, om du har nok mennesker til at færdiggøre projektet på fristen.

Det vil være dit job at sikre, at hver person forstår sin opgave og projektets deadlines.

Når du administrerer direkte medarbejdere, rapporterer seniormedlemmet i hver medarbejdergruppe til dig. Medarbejdere kan også have en linjeleder, der giver teknisk vejledning. I en matrix management situation, som et projektteam, er dit job at give projektledere til linjeledere.

Forvaltningen af ​​underentrepriser på arbejdskraft betyder normalt at styre holdets ledelse for de underleverandører, der igen håndterer disse arbejdstagere.

En projektleder skal ofte anskaffe udstyr og materialer og styre deres brug, så holdet fungerer effektivt. Du er ansvarlig for at have det rette udstyr og materialer på det rigtige sted på det rette tidspunkt.

Tid

Der er 3 elementer til en vellykket tidsstyring:

1. Opgaver
2. Planlægning
3. Kritisk vej

Byg projektplanen ved at liste alle de opgaver, der skal udfyldes - nogle skal ske sekventielt, andre kan overlappe eller gøres i tandem Tildel en varighed til hver opgave. Allokér de nødvendige ressourcer. Bestem forgængere (hvilke opgaver skal udfyldes før) og efterfølgere (opgaver, der ikke kan starte før efter) hver opgave.

Projektstyringssoftware kan forenkle opgaven med at oprette og administrere projektplanen.

Nogle opgaver har lidt fleksibilitet i deres krævede start- og slutdato. Det hedder float. Andre opgaver har ingen fleksibilitet, ingen float. En linje gennem alle opgaver med nul float kaldes den kritiske vej. Alle opgaver på denne vej, og der kan være flere parallelle stier, skal udfyldes til tiden, hvis projektet skal udføres til tiden.

Projektlederens vigtigste tidsstyringsopgave er at styre den kritiske vej.

Pengene

Der er 3 overvejelser i styring af penge:

1. Omkostninger
2. Eventualiteter
3. Fortjeneste

Hver opgave har en omkostning, hvad enten det koster arbejdstiden for en computerprogrammerer eller købsprisen på et kubikværk beton. Ved udarbejdelsen af ​​projektbudgettet anslås hver af disse omkostninger og summen heraf. Nogle af disse estimater vil være mere præcise end andre. Projektbudgettet bør således indeholde en berettiget godtgørelse. Det er penge, der er afsat i budgettet "bare i tilfælde" er de faktiske omkostninger ved varen vildt anderledes end skønnet.

Fortjeneste er de penge, virksomheden ønsker at gøre fra opgaven. Det er sat på toppen af ​​prisen.

Så et projektbudget er sammensat af den anslåede pris plus uforudsete udgifter plus eventuelle overskud.

Projektlederens opgave er at holde de faktiske omkostninger til eller under de anslåede omkostninger og maksimere det overskud, som virksomheden tjener på projektet.

En kunst og en videnskab

Succesfuld projektledelse er en kunst og en videnskab, der tager praksis. De ovennævnte ideer kan give dig en grundlæggende forståelse af projektstyring, men overvej det kun en begyndelse. Hvis din job eller karrierevej omfatter projektledelse, og du vil forbedre dine evner, skal du snakke med succesfulde projektledere, læse og øve. Projektledelse kan være en meget givende karriere.