Planlægning Fællesskabshændelser og madfestivaler

Taste of Chicago er en af ​​de største fødevarefestivaler i USA. Det begyndte i 1980 som en ide blandt flere Chicago-restaurantsejere, og byen holdt sin første fødevarefestival som en en-dags begivenhed med 36 fødevareleverandører det år. Ca. 275.000 mennesker kom til udendørs begivenhed. Siden da er den vokset til en tilstedeværelse på over 3, 5 millioner og mere end 12 millioner dollars i omsætning over flere dage.

Borgmesterkontoret for særlige arrangementer i Chicago og Illinois Restaurant Association arbejder sammen om at planlægge og udføre denne årlige fødevarefestival.

Planlægning af en fødevarefestival i Fællesskabet

Om en stor fødevarefestival som Chicago Taste eller en mindre version af det samme planlægning af fællesskabsfestivaler er et væsentligt ansvar for lokale myndigheder og kommunale arrangementer. The Taste of Chicago fungerer som en stor casestudie for ethvert samfund, der overvejer et lignende program. De primære funktionelle områder af enhver fødevarefestivalsfestival vil omfatte følgende:

- Virksomheder

• Fødevareforhandlere
• Programmering
• Sponsorering
• Marketing / Public Relations
• Regnskab / Kontraktsforvaltning
• Vi graver dybere ind i hvert område, men Lad os først få en fornemmelse for tidslinjen og den generelle forvaltning af en sådan begivenhed ved hjælp af den faktiske planlægning af Taste of Chicago.

Planlægningstidsplan for EF Food Festival Festival

For alle, der nærmer sig denne type arrangement for første gang, eller dem, der overvejer en udvidelse til en eksisterende festival, er det vigtigt at begynde at planlægge mindst et år før dit arrangement.

For et konkret eksempel følger borgmesterkontoret for særlige arrangementer følgende grove tidsplan for hvert års smag af Chicago:

12 måneder

• : Identificer placering, datoer og grov skitse af festivalkortet. Involver relevante bybureauer hvert trin i vejen. 9 Måneder
• : Opdater festivalkort og start funktionelt område RFPs 6 Måneder
• : Bekræft forhandlere, sponsorer, programmering og leverandører 4 Måneder < : Afslut underholdning og bekræft funktionelle område
• 3 Måneder : Producer festivalmarkedsføringsmaterialer
• 1 uge : Administrer operationer indlæses
• 1 Dag : Administrer sælgerlast -in
• Begivenhed Konklusion : Administrer operationer udlæsning
• 1 Uge efter : Hold indpakningsmøde og foretag anbefalinger
• General Community Festival Management Som et statsligt organ Borgmesterkontoret for særlige begivenheder har ansvaret for smag af Chicago og en lang liste over andre arrangementer langs Chicagos lakefront, kvarter festivaler og andre områder. Smagen er unik i Chicago, fordi det er en gratis begivenhed, men indtægter fra Taste betaler for størstedelen af ​​alle andre arrangementer, der forvaltes af kontoret.

Med madfestival ledelseserfaring, der går tilbage til 1980, er de fleste funktionelle hold i borgmesterkontoret for særlige arrangementer og Illinois Restaurant Association meget erfarne i deres områder. Dette gør det muligt for General Manager for Taste of Chicago at fokusere på planlægnings- og udførelsesindsats fra alle involverede parter og holde arrangementet på rette spor.

Foruden medlemmerne af kontoret arbejder generaldirektøren med mindst 20 forskellige bykontorer og agenturer, herunder (men ikke begrænset til) følgende:

Police Department

Fire Department

• Department of Sundhed
• Gader og Sanitation
• Park District
• Kontor for Emergency Management Communications
• En anden vigtig funktionel del af borgmesterkontoret for særlige arrangementer er regnskabs- / kontraktstyring. At være en regeringsbegivenhed er en stærkt struktureret indkøbsproces, og alle aftaler skal følge byens retningslinjer.
• Med en eventplanlægningstidslinje på plads og generel eventstyring sikret, kan vi nu se på alle de primære funktionelle områder af arrangementet.

Efter at have været introduceret til Taste of Chicago-arrangementets historie og brugt planlægning og gennemførelse som et casestudie, er vi klar til at grave lidt dybere ind i hvert af de primære funktionelle områder af arrangementet.

Funktioner

Operationsområdet er ansvarlig for forberedelse af lokaler, scene og produktion, begivenhedsstøtte, sikkerhed og meget mere.

Operationer kræver mange møder forud for arrangementet, og operationsholdet er tæt knyttet til layoutet på arrangementskortet.

Det er en stor forskel at involvere alle byens byråer tidligt i processen, ifølge operationschefen for Taste of Chicago. Operationsholdet forvalter processer for følgende:

Indlæsning før indlæsning (opsætning)

Operationer under begivenheden

• Efterløbsfejl (nedrivning)
• Disse processer omfatter gadelukker, bygnings telt, gaffeltruck operatører, tømrere, elektrikere, vedligeholdelsesudstyr og personale, sikkerhed, logistik for leverandørvogne, management trailere og meget mere. Overvej hvad dit operationshold vil håndtere sig selv og hvad de vil indgå i kontrakten for din begivenhed. Hvilke andre agenturer skal dit team arbejde med? Kontakt dem så hurtigt som muligt.
• Restauranter / Sælgere

I lyset af kompleksiteten og størrelsen af ​​fødevarefestivaler som smag af Chicago, leder Illinois Restaurant Association føringen med at styre de fødevareforhandlere, der deltager i den årlige begivenhed. For Chicago Taste of Chicago deltog arrangementet med 60 + fødevareleverandører, herunder 19+ nye restauranter, der repræsenterede mange af Chicagos distinkte kvarterer. Selvfølgelig vil i Chicago i visse tilfælde altid findes fødevarer, der er valgt til arrangementet, herunder pizza, ribben, is og ostekage. Din community food festival vil sandsynligvis også have sine traditionelle fødevarer.

Det er et eftertragtet sted at blive valgt som en restaurantleverandør, der deltager i denne særlige fødevarefestival, og kriterier kræver, at deltagerne er lokale restauranter, der afspejler Chicagos kvarterer.Derudover skal de være i stand til at klare lydstyrken og have en helt ren status med byen. Deltagende restauranter gennemgår følgende kurser og kontroller:

Komplet Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitation Certificate Course

Chicago Department of Public Health besøger booths tre gange dagligt

• Administrer strømmen af ​​lager mellem deres kabiner og køletrucks < Når det kommer til jeres fællesskabshændelse, skal du tænke over, hvilke kriterier du måtte bruge af deltagende fødevareleverandører, og hvor mange du gerne vil have. Det første år kan være hårdt, men med hvert års succes vil du sandsynligvis opleve, at du har flere og mere villige deltagere.
• Programmering
• Taste of Chicago er en generel fællesskabshændelse. Det betyder, at mens "mad" er det der trækker folkemængderne, er det de andre aktiviteter, der holder folk der. Programmeringsholdet har i årenes løb indarbejdet mange af følgende elementer i det overordnede program:

Gratis koncerter på flere faser (nationale og lokale entertainere)

Madlavning demonstrationer pavillon med top kokke og kogebog forfattere

Familie landsby herunder et børnefelt

• Miljøtelt til "grøn" uddannelse
• Sportspavillon med fitnesstips
• International pavillon (shopping)
• 2-mils gang
• Fødevareleverandører
• Budweiser Clydesdales og deres dalmatiske følgesvend
• Underholdningsture
• Fyrværkeri
• Åbningsceremoni
• Overvej hvilke andre programmer og aktiviteter du måske vil medtage i din fødevarefestival.
• Sponsorering
• Taste of Chicago involverer flere kategorier for sponsorater, som er en vigtig kilde til finansiering og in-kind støtte. Corporate marketingfolk og corporate eventplanlæggere har en tendens til at deltage i fællesskabshændelser som Smag at styrke deres mærke og få eksponering.

Gæstfrihed er et element, som nogle af sponsorerne indbefatter i deres pakker, så de giver sponsorer mulighed for at få god adgang til nogle siddepladser og private telte til at være vært for deres egne kundebegivenheder.

Typer af sponsor på Smagen indeholdt følgende:

Mobil kommunikation

Købmandskæde

Drikkevarevirksomheder

• Detailforretninger og banker
• Flyselskaber og hoteller
• Medier
• Bilproducenter
• Fødevareleverandører
• Restauranter
• Fitness- og sundhedsorganisationer
• Byparkdistrikt og offentlig transport
• Overvej, hvilke lokale virksomhedssponsorer kan være interesserede i at finansiere dit fællesskabshændsted, og tænk på hvilke slags pakker og frynsegoder du kan give til disse sponsorer.
• Marketing / PR
• Markedsførere, der arbejder på smag af Chicago, er i en misundelsesværdig stilling, fordi det er den type begivenhed, der automatisk trækker mediernes opmærksomhed i Chicago og andre steder. Endnu bedre hjælper mediesponsorer også med at fremme smag. Det betyder, at borgmesterkontoret for særlige arrangementer ikke skal bruge for meget på traditionelle former for reklame for at sprede ordet og fremme arrangementet.

Markedsførere fremmer arrangementet ved at skrive dedikerede pressemeddelelser til hvert område af arrangementet, opretholde arrangementets hjemmeside og producere arrangementsbrochure. Disse elementer kræver tæt samarbejde med alle de øvrige funktionelle områder for at dokumentere planlægning og indholdsændring, når de forekommer.

I starten kan det være vanskeligt for samfundsmatfestivaler at opnå den slags eksponering, som store og velkendte begivenheder som Taste of Chicago garner. Men overvej hvilke medier, du måske vil kunne nå ud til gratis presse og start planlægning for de marketingmaterialer, som dit marketingteam vil håndtere som et websted, flyers og brochurer.