Sådan organiserer du arkiveringssystemet

Det er afgørende at tage tid til at organisere dit arkiveringssystem. Mens alle gerne vil have et papirløst kontor, er virkeligheden, at mange små virksomheder stadig har behov for at gemme papirdokumenter som fakturaer, kvitteringer mv og være i stand til nemt at hente dem efter behov.

Filing kvittering korrekt er specielt vigtigt; et ikke-eksisterende eller rodet arkivsystem kan tilføje dage med ekstra indsats på indkomstskat tid, da du ikke ønsker at gå glip af skattefradrag på grund af manglende indtægter.

Og hvis din virksomhed nogensinde er underlagt en revision, og du ikke er i stand til at fremlægge de nødvendige dokumenter til støtte for dine udgifter, vil dine krav højst sandsynligt blive afvist, og din selvangivelse vurderes igen.

Som en lille virksomhedsejer skal du hurtigt og nemt kunne arbejde på dit skrivebord. Selvom det er svært at oprette et papirarkiveringssystem, er det en forholdsvis let opgave, der kan gøres lettere ved hjælp af et par arkiveringstips og tricks.

(1) Sæt på dit skrivebord i et par minutter og find ud af, hvor du vil kigge efter ting.

Jeg har en skuffe til højre for min arbejdsstation. Da jeg først opsatte mit arkivsystem, havde jeg ikke noget i det. Da jeg ville kigge efter kuglepenne, papirclips eller min hæftemaskine, var det det første sted jeg ville se, selvom jeg vidste, at det var tomt. Så naturligvis sætter jeg pennene, papirklip og hæftemaskinen i skuffen. For mig var det det naturlige hjem for disse ting.

Alle vil nærme sig dette anderledes, og hvad der virker for en person, må ikke virke for en anden. Tag et par minutter at sætte dig ned på dit primære arbejdsområde og nå ud til udstyr, forsyninger og filer. Det vil hjælpe dig med at etablere det ideelle sted til at arkivere disse varer til dig personligt.

(2) Nu hvor du ved, hvor du naturligvis vil søge efter information, skal du afgøre, om et alfabetisk, numerisk eller fagfilsystem fungerer bedst for dig.

Hvordan organiserer du dit papirarbejde i arkiveringskategorier (f.eks. Udgifter, finansiel, marketing)?

Hvordan finder du forretningsomkostninger relateret papirarbejde som bankerklæringer, forsyningsregninger, kontingent kvitteringer, kilometertal logger osv.? Hvad med kundeinformation - søger du efter ting efter kundens navn? Ved referencenummer? Dette er et kritisk skridt, da det vil bestemme, hvordan du udarbejder dit arkiveringssystem. Når du har bestemt hvilke kategorier, du vil bruge, skal du beslutte, om du skal gå videre og oprette underkategorier. Gør dette før du køber noget til dit arkivsystem.

(3) Herefter bestemmer du stort set dine lagerbehov.

Har du et stort antal filer, som du har adgang til dagligt?Har du kun adgang til dine filer ugentligt? Svarene bestemmer, om du har brug for en desktop filholder, et to skuffe arkivskab tæt på dit skrivebord eller et fire skuffe lateralt arkivskab over værelset.

Vælg omhyggeligt. Tillad til vækst, når du kigger på arkivskabe - køb noget for at rumme to gange de filer, du tror, du vil have nu. Dette vil begrænse antallet af gange, du bliver nødt til at udvej og omorganisere dit arkiveringssystem.

(4) Invester i et godt mærkningssystem for klarhed og nem adgang.

At kunne læse filetiketter lyder indlysende, men klarhed i mærkning vil spare dig mere arkiveringstid end du kan forestille dig.

De fleste virksomheder, der laver etiketter, giver skabeloner, der integrerer med de mest populære tekstbehandlingssoftware. Du vil muligvis overveje et af de små mærkefremstillingssystemer, som nu også kan udskrive individuelle postetiketter. Varer, der udfører dobbeltarbejde, er normalt en klog investering.

(5) Nu er du klar til at købe filmapper.

Den bedste investering er at købe farvede hængende mapper (sørg for, at plastikmærkatfanerne er inkluderet) og almindelige manila-mapper. Farvede hængende mapper er bedst af to grunde:

De er let tilgængelige
de gør det nemt at genkende kategorier

Hvis du f.eks. Lægger alle dine klientfiler i gule hængende mapper, kan du finde finansielle oplysninger i blå mapper og alt relateret til markedsføring i røde mapper, kan du nemt se groft, hvor du skal søge efter en bestemt fil.

Simple er bedst

KISS-princippet gælder for opsætning af et arkivsystem, der er let at bruge og let at dyrke med. Hold det nemt Sweetheart! Bredt emne kategorier giver dig mulighed for nemt at tilføje nye filer, som du vokser, og vil eliminere behovet for at opgradere eller omorganisere dit arkiveringssystem regelmæssigt.

Gør det nemt vil også gøre det nemmere at integrere dine papir- og digitale filer som en del af dit overordnede dokumenthåndteringssystem.

Gå papirløs, hvor det er muligt

Hvis du forsøger at grønne din virksomhed og gøre overgangen til et "Paperless Office", kan du scanne omkostningsindtægter og gemme dem med dine andre digitale regnskabsoplysninger. Nogle af de nyere Cloud-baserede regnskabssoftwareprogrammer letter dette ved at have mobilapps, der giver dig mulighed for at tage en mobilnøgle af en udgiftskvittering og registrere den på flugt (se The Best Accounting Software for Canadian Small Businesses).

Husk at papirkopier eller digitale billeder af regningskvitteringer er generelt acceptable for Canada Revenue Agency (CRA), forudsat at de er let læselige. Hvis ikke, kan CRA kræve at se de originale papirdokumenter under en revision eller rutinemæssig anmodning om dokumentation, så originalerne skal altid opbevares i den fastsatte tid. (Se Hvor lang tid skal jeg beholde mine virksomhedsregistre? For mere information.)

Sådan organiserer du arkiveringssystemet