Tips til at lede en eventplanlægningsafdeling

På toppen af ​​virksomhedens begivenhed er planlægning direktørens stilling. Denne person overvåger typisk arbejdet i flere koordinatorer, samtidig med at man sætter standarderne for praksis for hele afdelingen. Det er ikke et let arbejde, men det kan også belønne både karrieremuligheder og økonomisk. I sidste ende er nøglen til at etablere dig selv som en effektiv direktør at lede med eksempel.

Her er nogle af de områder, hvor du skal vise erfaring og ekspertise …

Beslutningstagning

Det ser ud til, at ethvert aspekt af arrangementplanlægning indebærer et valg. Fra steder og catering til leverandører og indretning valg, planlæggere er forpligtet til at træffe de bedste beslutninger for gruppen i tide. Disse valg forstærkes i en ledende rolle, fordi hele afdelingen vil se på dig til endelig godkendelse. Mens det er vigtigt at træffe informerede valg, skal du også vælge en retning hurtigt for at holde tingene i bevægelse.

Procesadministration

Afdelinger med flere koordinatorer har en enorm mængde oplysninger, der flyder gennem dem hver dag. Dette omfatter vigtige dokumenter som kontrakter, banket begivenhedsordrer, fakturaer og leverandøraftaler. Den eneste måde at effektivt håndtere alle disse oplysninger på er at have en defineret proces for gruppemedlemmer at følge. Uden en struktureret regime for indsendelse af dokumenter og opfølgning på forsinkede krav, vil din afdeling i sidste ende se dagen, hvor noget vigtigt glider gennem revnerne.

Vær specifik med, hvordan du forventer, at oplysninger strømmer gennem dit team, og forsøg at indarbejde reviewpoint for at overvåge fremskridtene.

Direktørpersonale

Det er næsten umuligt at lede et hold uden at forstå, hvordan hver person bidrager til missionen. I arrangementet planlægger teamet ud til alle, der deltager i opbygningen af ​​arrangementet.

Når du ser på det på denne måde, kan listen blive temmelig lang. Øverst er begivenhedskoordinatørerne og derfra grene hierarkiet ud til at omfatte servere, brugere og sikkerhedspersonale. En god direktør forstår, hvordan hver enkelt af disse positioner skal udføre. På den måde, hvis der opstår problemer, kan de løse problemet direkte og styre folk i den rigtige retning.

Minimere ineffektivitet

Tid er en kritisk ressource i arrangementplanlægning, og målet med hver direktør bør være at minimere den tid, der bliver spildt på ubeslutsomhed og venter. Dette kan være lige så enkelt som at identificere en bedre måde at oprette et værelse på, eller så kompleks som at omorganisere en afdelings struktur. Målet med omorganisering af en opgave eller struktur bør være at fastslå, hvor tiden går tabt, samtidig med at der gives en løsning, der gør det mere effektivt.Hvert minut, der glider væk, kan ikke genoprettes, så det er vigtigt at konstant analysere processer for at afdække områder for forbedring.

Fremme teamwork

Det kræver et hold af kvalificerede personer at udføre en arrangementsplan, og i slutningen af ​​dagen er vi alle afhængige af hinanden for at få arbejdet gjort. Gode ​​hold går normalt ikke sammen af ​​hinanden - de ledes af deres træneres erfaring og retning.

I eventplanlægning er coachen direktør, og præcedens for deling af ansvar begynder med dem. Det er direktøren, der skal sørge for, at kundens behov kommunikeres korrekt til andre afdelinger, så alting kommer sammen på arrangementsgulvet. Ingen person er ansvarlig for en eventuel succes eller fiasko, og en god direktør vil fremme en atmosfære, hvor hver person forstår deres forbindelse til det større billede.

Ledende en afdeling for planlægningsplanlægning kræver en betydelig erfaring, men al erfaring i verden er ikke en erstatning for sande lederskabskvaliteter. Du skal være i stand til at lede medarbejdere og analysere processer for at få mest ud af dit team. Hvis du søger at blive en instruktør, er disse de træk, du vil udvikle for at blive betragtet som den næste mulighed i din karriere.