Hvordan succesfulde eventplanlæggere bliver organiseret

Uanset om du er en corporate eventplanlægger eller en administrativ person, kræver det grundlæggende i arrangementplanlægning, at du har stærke organisatoriske, kommunikations- og dokumentationsevner. Uanset dit oplevelsesniveau kan selv en gæstfrihedsentusiast satse på en fantastisk forretningshændelse med lidt kreativitet og en masse organisering undervejs. Men når det kommer til arrangement planlægning, især for travle begivenhed planlæggere med mere end en begivenhed på deres bøger, kan opretholdelsen være en større hindring end de fleste realiserer.

Hvordan Eventplanlæggere bliver organiseret

Organisation er en af ​​de mange nøgler til succes for de fleste arrangementplanlæggere. Ikke alene kan mastering af organisatoriske evner føre til mindre stress, men det kan også forbedre din kreativitet som en eventplanlægger, så du kan se det større billede og tænke uden for kassen og vide, at du har et fast håndtag på detaljerne. Her er et par måder, hvorpå vellykkede arrangementplanlæggere bliver organiseret.

Opret begivenhedsbindere

Oprettelse af begivenheds- og begivenhedsplanlægningspapirer er nok den mest effektive måde at blive organiseret til planlægning af seminarer, konferencer, interne uddannelser, executive møder og alle typer arrangementer. Mens mange begivenhedsplanlæggere flytter til flere elektroniske og digitale organisationsværktøjer, kan fysiske bindemidler tjene som stedet for de vigtigste begivenheder og programdetaljer. At holde kopier af bestemte dokumenter, noter og andre detaljer kan være livredder i løbet af en begivenhed.

Ideelt set skal hver begivenhed og / eller program have sit eget bindemiddel. Afhængigt af kompleksiteten af ​​din begivenhed kan dit bindemiddel omfatte flere sektioner, herunder:

• Ruteplanlægning / Agenda
• Nøglekontakter
• Deltagere
• Kommunikation
• Kontrakter
• Banquet Event Orders
• Underholdning
• Indkvartering / Rumliste
• Ankomster / Afgange
• Aktiviteter
• Gaver
• Budget
• Diverse

Med dit arrangement planlægningsbinder opdateres jævnligt, kan du nemt dele oplysninger med dine interne kolleger og kunder, selvom de ikke giver dig meget tid til at forberede.

Brug eventplanlægningssoftware eller online dokumentopbevaring

Mens dine begivenhedsbindere skal indeholde alle de vigtigste detaljer for hver begivenhed i hard copy, skal resten af ​​dine referencemærkater, ideer og korrespondance også holdes organiseret og sammen. I dag bruger mange begivenhedsplanlæggere begivenhedsplanlægnings- og styringssoftware, men mange flere søger online-arkiverings muligheder for at holde orden.

Onlineværktøjer som Google Drive og Dropbox kan give et organiseret sted til alle former for elektroniske dokumenter fra regneark til fakturaer. Disse værktøjer giver dig mulighed for at uploade, gemme og organisere dokumenter i onlinefiler og mapper, hvor de nemt kan nås fra hvor som helst.Du kan åbne dokumenter på din bærbare computer, smartphone eller tablet. Du kan også nemt vedhæfte disse filer til e-mails eller dele dokumentet med kolleger, leverandører og kunder. Det kan være den perfekte organisationsløsning til eventplanlæggere, der altid er på farten.

Den organisatoriske bundlinie

Til sidst er det op til dig, hvordan du organiserer dine dokumenter, noter og korrespondance.

Hver begivenhedsplanlægger har et andet system, der fungerer for dem og deres begivenheder. Den vigtigste faktor bør altid være tilgængelighed og beredskab til information. Så sørg for, at uanset hvilket system du bruger, kan du hurtigt og nemt finde de oplysninger, du leder efter.