Hvor ofte skal din nonprofit takke månedlige donorer?

Folk spørger mig ofte, er det vigtigt at takke en tilbagevendende donor hver måned? Svaret afhænger af, hvordan de gav i første omgang.

Når den månedlige donation kommer gennem offline metoder.

Når nogen bliver en tilbagevendende donor offline , siger via direkte mail, telemarketing, ansigt til ansigt eller tv, jeg anbefaler altid at sende en øjeblikkelig sneglepost takbogstav. Men efter den første kontakt, send ikke en anden tak hver måned.

Det er bare for meget og vil sandsynligvis gøre din donor fra kærlighed til irritation.

Desuden koster det penge at sende en tak via sneglepost, som besejrer formålet med at få nogen til at deltage som en tilbagevendende donor. Men du skal sende en skattekvittering i januar af alle deres gaver , så de har det til deres optegnelser, og du skal selvfølgelig altid takke månedlige donorer i dit årlige appelbrev, og anerkende dem som specielle.

Online Månedlig Donor Kvitteringer: Lav dem Personlige og Særlige

For online kreditkort månedlige donorer, en tak email er typisk genereret automatisk hver gang donationen er lavet.

Selvom din online donor får en e-mail-kvittering, sender et sneglebrev til at takke hende for at deltage i dit månedlige giverprogram. Online donorer sætter pris på at have et mailet brev lige så meget som nogen andre. Og derudover kan den email ikke engang ses. Send også årsskat kvittering via snail mail (og email) i januar .

Nu er det sandsynligt, at der vil blive udstedt en email kvittering hver måned, når donorens bidrag er lavet. Men send ikke bare den samme kvittering igen og igen. Gør en ekstra indsats og program forskellige takkvitteringer.

Hvis programmering er 12 forskellige indtægter for meget, skal du mindst programmere seks og derefter skifte dem.

Du gør bestemt ikke, at disse donorer føler sig specielle, hvis du fortsætter med at sende samme standardkvittering måned efter måned. Plus de vil næppe registrere med dine donorer. De føler måske ikke, at de er blevet takket overhovedet. En kvittering er bestemt ikke en tak.

Mens jeg kan lide PayPal og Network for Good meget for deres brugervenlighed til månedlige donorer, er deres e-mail kvitteringer ret hum-tromme. I udgaverne "fra hylden" af disse tjenester kan du ikke engang kunne ændre meddelelserne.

Her er et eksempel på en e-mail-kvittering fra PayPal, bare for at gøre mit punkt:

PayPal

Du sendte en automatisk betaling

Hej e waasdorp,

Du sendte en automatikbetaling til Marstons Mills Public Library, Inc. Her er detaljerne:

Beløb: $ 5. 00

Til: Marston Mills Public Library, Inc

Til:

Kundeservice URL: // www.xxxxx

Kundeservice email: smartn @ xxxxxx. org

Kundeservice telefon: xxx-xxx-xxxx

Automatisk betalingsoplysninger:

Tænk forsigtigt, før du har tillid til dit månedlige udleveringsprogram til en tredjeparts processor. Når det er muligt, køb præmieplanerne, så du kontrollerer dine meddelelser. Hvis du ikke kan gøre det, skal du følge disse forslag.

Sådan får du et bedre indtryk

Der er en simpel løsning, der ikke tager så meget tid eller ekstra ressourcer, og det vil gøre en verden af ​​forskel til den månedlige donor du forsøger at holde og opgradere til højere bidragsniveauer.

Du skulle allerede have kodet disse månedlige donorer i din e-mailliste eller CRM-software som et bestemt segment. Hvis ikke, start så hurtigt som muligt! Du vil drage fordel af det på kort og lang sigt.

Her er en simpel anbefaling at løse problemet med månedlige donorkvitteringer, der ikke tager for meget tid:

1. Lav en unik variant af dit e-mail-nyhedsbrev for at inkludere en tak til din månedlige donor.

Jeg stoler på, at du sender en nyhedsbrev eller besked til dine donorer mindst en gang om måneden. Hvis det er tilfældet, anbefaler jeg, at du opretter en lille variation af e-mail-introduktionen, der siger:

Tak for at være et så godt medlem af Vingekredsen ( Indtast navnet på din månedlige gavegruppe ). Du gør en forskel for de mange mennesker (dyr) osv. Vi serverer ( udfyld specifikationer) … Takket være jer kan vi få midlerne til … ( udfyld specifikationer ).

Fortsæt derefter med resten af ​​dit nyhedsbrev. Gentag ikke mængden og datoen for deres gave i denne email , men fokus på, at de er så loyale donorer til din organisation, og de er virkelig SPECIAL! Du bør kunne gøre dette i de første par linjer i dit e-mail-nyhedsbrev.

På denne måde giver den din månedlige donor den særlige følelse. 'Det er ikke meget ekstra arbejde fra din side, og det er også mindre vigtigt, på hvilket tidspunkt i måneden du sender den email.

Du har lige fortalt din månedlige donor, hvor specielt han er for din organisation og forskellen hans gaver gør. Og hvis du får feedback og udtalelser fra dine månedlige donorer, skal du ikke være bange for at bruge dem. Folk elsker at høre fra andre donorer, der bekræfter, at de har truffet den rigtige beslutning om at deltage i dit månedlige giverprogram.

2. Send mindst fire specielle email tak.

Hvis du endnu ikke sender et normalt email nyhedsbrev, anbefaler jeg stærkt, at du gør mindst fire forskellige tak til e-mails til dine månedlige donorer i løbet af året. Husk at den månedlige kvittering næppe bliver lagt mærke til.

Men dine månedlige donorer vil sandsynligvis være opmærksomme på disse særlige tak. De behøver ikke at være meget lange eller udførlige, bare personlige og taknemmelige. Mange organisationer har en tendens til at ændre deres sneglepost tak breve en gang om kvartalet, afhængigt af deres årlige fondplan, så bare lav en simpel email variation og arbejde i en reference til at være en månedlig donor.

Jeg er alt for at holde tingene lige og klare, så prøv at bruge det, du allerede har på plads, og lav små tweaks for at imødekomme dine månedlige donorer. Det er så vigtigt at behandle denne særlige super specielle gruppe. Du vil fortsætte med at drage fordel af disse donorer, måned efter måned, i mange år fremover.

Erica Waasdorp er min go-to ressource, når jeg har et spørgsmål om månedlig givning. Hun er forfatter til Månedlig Giving: The Sleeping Giant.