Begivenhed Signeringsstrategier til styring af konferencestrøm

Hændelsesplanlæggere forstår den afgørende rolle, som god skiltning spiller for at få deltagere til og fra det store udvalg af konferencetilbud. Når det siges at planlægge en effektiv begivenhedsskiltestrategi, er det sjældent så enkelt som at skabe en håndfuld retningsbestemt skumbrætdisplay. Når du har hundredvis af mennesker, der mødes i et ukendt område, skal du antage, at der vil være undtagelser til de jævneste trafiktogene.

Lad os diskutere 5 af de vigtigste overvejelser, der skal vurderes, inden du afregner dit arrangementsbudget til trykning.

Juster dit værelse navn med ejendommen

I denne moderne æra af sponsor anerkendelse ser du ofte et breakout rum opkaldt efter en deltagende sponsor. Det giver mening, da det er en fantastisk måde at fremhæve bidragydere til konferencen. En ting, du ikke ønsker at gøre, er imidlertid at tilsidesætte dine lokals rumnavne. For eksempel, hvis lokalet har defineret dit generelle mødelokale som Banketrum 4, skal du medtage disse oplysninger på din skiltning og programmer. Følgende protokol hjælper alle, fra ledere til viceværter, direkte mistede deltagere til den rigtige placering. Ellers kan en tabt sjæl, der kigger efter det kreativt navngivne "Gold Room", blive videregivet til flere mennesker, før de får de rigtige oplysninger.

Brug velcro til at tilføje fleksibilitet til din skiltning

Dette er et simpelt trick, der vil spare dig for en masse besvær på hændelsesdagen.

Opret et par generelle retningsskilte med velcropile, som du kan ændre efter behov. Nogle trafikmønstre er umulige at forudsige, og med fleksibilitet til at sende retningsskiltning i en knivspids kan du redde fra katastrofe. På samme linje kan du også udnytte Velcro's funktionalitet til at genbruge skiltning til fremtidige begivenheder.

For eksempel er parkerings- og toiletsignaler de typer ting, du kan bruge til næsten enhver begivenhed.

Sørg for, at dine tegn står ud fra resten

Et fælles greb for begivenhedsplanlæggere er manglen på hyppig begivenhedsskiltning fra hoteller og konferencecentre. Den enkleste måde at komme forbi dette er at tage ansvar for alle skiltbehov. Selvfølgelig er det fornuftigt at tage opgørelse over de tilgængelige interne muligheder, men glem ikke, at du måske skal dele nogle af disse ressourcer med andre arrangementer på arrangementet. Brandede tegn, der adskiller sig fra det subtile mødested, er meget mere skelnelige for dine gæster. Folk har tendens til at gå lige forbi husskiltning, så sørg for, at dit mærke eller logo er tydeligt vist for at tiltrække opmærksomhed.

Få dine gæster til hoveddøren først

Vent ikke på at deltagerne kommer ind i ejendommen, før du begynder at lede dem.Indgangs- og parkeringsskilte er afgørende for at sikre, at deltagerne parkerer og går ind i bygningen på det rigtige sted. Stol på mig; du vil ikke være den person, der hilser en registrant, der lige har gået en halv mil, fordi de parkerede på den forkerte side af bygningen! En god skiltning strategi begynder på første sted en gæst vil lande på ejendommen grunde.

Undersøg aldrig kraften i menneskelig interaktion

Uanset hvor iøjnefaldende dine tegn kan synes for dig, kan de aldrig erstatte værdien af ​​et venligt ansigt. Greeters, ushers og parkeringskammerater vil altid være det bedste forsvar mod tabte og irriterede deltagere. De fleste konferencesteder tilbyder disse tjenester til en timesats, eller du kan udnytte frivillige fra din organisation. Et strategisk placeret registreringsbord vil afhjælpe nogle af behovet for bemanding, men sørg for at gå igennem lokalerne og identificere steder, hvor dine gæster potentielt kunne gå tabt.

Den bedste tilgang til at udvikle en god begivenhedsskiltestrategi er at smide alle dine antagelser ud af vinduet. Hvert hotel- og konferencecenter har et vis lagerbevis på plads, men du bør ikke stole på det som den primære kilde til retninger for din konference.

I en verden, hvor reklame skubbes på os fra alle vinkler, skal effektiv skiltning skille sig ud og fange dine deltagernes opmærksomhed. Dette kan være så enkelt som at inkludere dit konference logo på alle tegn eller endog mere forsikring, en udpeget medarbejder til at smile og besvare spørgsmål som gæsterne ankommer.