De fleste steder er vant til det pres, der følger med at koordinere flere begivenheder på kort tid. Trods alt afhænger deres forretning af, at de leverer kvalitetsservice, og hver begivenhed er en mulighed for at fremvise deres evner til både arrangementer og deltagere. Den mest kritiske tid kommer dog før showet selv begynder, når klienten går ind i festlokalet til opsætning. Det er i øjeblikket hvor tonen bliver indstillet resten af dagen.
Dette er en lektion, jeg hurtigt lærte som venue koordinator, og jeg udviklede senere min egen opsætningskontroliste for at holde kunderne tilfredse (og besatte) i den stressfyldte opsætningsperiode.
Få dine kasser klar
Den første ting, din klient vil ønske, er at pakke ud alle deres arrangementer fra deres køretøj. Dette kan være en vanskelig opgave, især hvis parkeringsforholdene er svære at navigere. Forestil dig at nogen går ind i dit sted med en masse tunge kasser - hvad er det første, de vil lede efter? Svaret er selvfølgelig en vogn eller noget andet, der vil lette deres belastning og gøre det ondskabsfulde arbejde med losning betydeligt lettere. At have vogne tilgængelige lige når de går i lokalet er en nem måde at få dem til at føle sig "lettet" bare ved at dukke op.
Forbered registreringstabellerne
Næste på listen over ting at gøre for de fleste klienter får registreringsopsætningen. Det betyder, at dit sted bedre har alle registreringselementerne på plads, før de ankommer.
Det omfatter alle borde, stole, el og skørt. Organiseringsnavne og indskrive materialer vil bruge meget tid til arrangementets planlæggere, og de skal ikke vente på, at du får disse enkle ting på plads, så de kan komme i gang.
Har alle rumborde og sengetøjssæt
Indstilling af alle borde og stole i hændelsesrummet kan naturligvis tage lidt tid.
Forhåbentlig, hvis du kommer fra en tidligere begivenhed, har du fortalt klienten på forhånd, hvornår du kan forvente at alle rumkomponenter skal indstilles. Hvis din klient går ind i et rum med snesevis af arbejdstagere, der krypterer til at stakke bord og stole, vil de sandsynligvis komme i panik. Ideelt set vil dit driftsteam have alt sammen med bordet på plads, så planlæggerne kan begynde at placere centerpieces, auktionsartikler mv.
Få alle tegn ud tidligt
Bare fordi ledende planlægger ved, hvordan man navigerer bygningen betyder ikke, at hendes supportpersonale gør det. Du kan spare alle en masse unødvendig besvær ved at opdatere skiltningen i din bygning, så snart opsætningsperioden er ved at begynde. Husk på, at leverandører som blomsterhandlere og DJ'er også skal vide, hvor de skal hen. Det er alle ting at gennemgå med din klient før hændelsesdagen, men de er også nødt til at passe på den store dag.
Gennemgå BEOs og Fakturaer
Igen har du sandsynligvis sendt disse dokumenter flere gange i løbet af de dage, der fører op til begivenheden, men det gør aldrig ondt for at gennemgå dem en sidste gang. Selvom opsætningstiden er hektisk, skal du udskære 15 minutter for at se disse dokumenter sammen. Lokal koordinatorer skal have en pakke klar til deres klient, der indeholder BEO, rumdiagram og potentielle faktura.
Meget få erfarne planlæggere vil give mulighed for at gennemgå disse kritiske papirer.
Introduktioner
Sørg for at bringe de vigtigste medlemmer af dit team til din klient for en formel introduktion. Denne liste omfatter cateringforvalter, banket kaptajn, driftsleder og audio / visuel koordinator. Tænk på vegne af din klient, når du introducerer holdet - er der nogen detaljer, der skal diskuteres ansigt til ansigt med dit ledelsesteam? At starte en kort samtale er en effektiv måde at fremhæve, hvem der har ansvaret for hvert område.
Denne korte tjekliste over begivenhedsopsætningsartikler vil gå langt i retning af at holde din klient tilfreds ved ankomsten. Som den primære repræsentant for dit sted er det altid bedst at give kunderne dit mobilnummer, hvis noget går galt, mens du arbejder på dit kontor.
Husk, de bliver måske frustrerede, hvis de har brug for noget, men de bliver endnu mere frustrerede, hvis de ikke kan finde nogen til at hjælpe dem!
En checkliste for valg af virksomhedstype
En kort beskrivelse af forretningsmæssige juridiske typer og tjekliste for udvælgelse Den bedste juridiske type forretning for din nye virksomhed.
En checkliste for succes, når du ansætter medarbejdere
En systematisk proces til ansættelse af medarbejdere vil bringe din virksomhed til en overlegen arbejdsstyrke. Brug denne lejekontroliste som vejledning til ansættelse af kvalitetsansatte.
Lær hvordan man bestiller en lokalitet til en musikgig
Her er nogle tips om, hvordan man Book en klub eller et sted for et musikprogram, herunder information om kontakt til lokalet, hvordan man forhandler en god pris og meget mere.