Video: Tips to Get Started in Event Planning 2025
Som en professionel begivenhedsplanlægger tror du sikkert, du allerede ved, hvad catering er, ikke?
For nogle begivenhedsplanlæggere er catering elementet på deres planlægningskontrol, der dækker mad og drikke til en begivenhed. For andre begivenhedsplanlæggere omfatter catering mad, drikkevarer og meget mere.
Hvad er Catering?
Lad os tage et kig på, hvad de i planlægningsindustrien betyder, når vi taler om catering.
Typer af cateringvirksomheder
Ligesom arrangørplanlæggere varierer med hensyn til de ydelser, de yder, gør også cateringfirmaer. Hvilken type caterer passer bedst til din begivenhed? Det afhænger af detaljerne i den begivenhed, du planlægger. Her er en hurtig nedslidning af typerne cateringfirmaer:
- Private Caterer : Private cateringfirmaer opererer som uafhængige virksomheder. Deres tjenester omfatter typisk menuplanlægning, madlavning, mad og drikke service, udlejning af aftensmad, madlavning udlejning, ansættelse vent personale og drikke servere, opsætning af alle mad service elementer og rydde op.
- Hotel / Restaurant Caterer : Restauranter og hoteller har deres eget in-house catering personale. Hvis din begivenhed bliver afholdt på en restaurant eller hotel, vil du arbejde med deres cateringfirmaer. Hotel- og restaurantforplejere er ansvarlige for menuforberedelse, værelseopsætning, borde, sengetøj, service, baropsætning, udstyrsudlejning, dekorationer, blomsterarrangementer og bemanding til arrangementet.
- Fuldservice Caterer: Fuldservice cateringfirmaer er private cateringfirmaer, der giver alt hvad du behøver for mad og drikke til din begivenhed og meget mere. De enkelte ydelser varierer fra cateringfirma til caterer. Udover menuplanlægning kan de tilbyde vinsmagning menuer, mad forhåndsvisninger, koordinering af billeje og sengetøj, levering af blomster arrangementer og centerpieces, udvikling af overordnet tema og værelse indretning, belysning, arrangere personale og koordinere både oprettet og rydde op .
Valg af Caterer
Hvis du ansætter en privat caterer til din begivenhed, er det første skridt at søge henvisninger og derefter oprette et første møde. Vær forberedt på at diskutere dit arrangement i detaljer, herunder:
- Foreslået dato
- Foreslået tidspunkt
- Mulig placering eller sted
- Antal gæster
- Tema eller lejlighed til begivenheden
- Menuforslag og ideer
- Drikkebehov og ideer
- Kostrestriktioner eller fødevareallergier
- Øvrige efterspurgte tjenester (husleje, ventetid osv.)
Jo flere oplysninger du kan give på dette møde, desto bedre. Det vil give cateringfirmaet en samlet ide om, hvad du har i tankerne for din begivenhed, hvilket vil resultere i et mere præcist forslag fra dem.
Anbring catering på din begivenhedsplanlægning Checkliste
"Catering" skal have sin egen separate sektion på din tjekliste for planlægning af begivenheder.En generisk "mad og drikke" genstand vil ikke gøre. I stedet skal du bryde ud på cateringopgaverne i mindre opgaver, såsom:
- Leje caterer
- Opfølgning vedrørende underskrevet kontrakt
- Vælg menu
- Request sampling menu
- Bekræft bordlinned farve og leje
- Bekræft antal gæster
- Vælg barmenu
- Bestem værelseopsætning
- Vælg blomsterarrangementer og centerpieces
Selvom cateringfirmaet håndterer disse ansvar, er det dit ansvar for at arbejde tæt sammen med dem om valg af disse ting og for at styre den overordnede funktion.
Undersøg ikke cateringens rolle
Sted, indretning, stemning og endda en fantastisk gæsteliste på dit arrangement bliver fuldstændigt overskygget af dårlig mad. Undervurder ikke vigtigheden af god mad og drikke på et arrangement! Dårlig mad vil ret bogstaveligt talt efterlade en dårlig smag i munden af dine gæster.
Derudover skal du sørge for at din cateringfirma ansætter trænet, professionelt ventetid. Servere har indflydelse på, hvordan mad opfattes og kan bidrage til den overordnede atmosfære af et arrangement.
Brug Smart
Mad og drikkevarer er ganske ofte store billetgenstande i et arrangementsplanlægningsbudget. Spild ikke en øre. Gør smarte udgiftsvalg for at få mest muligt ud af hvert cent. Her er nogle omkostningsbesparende tips, der skal tages i betragtning:
- Interview lokale cateringfirmaer, der lige er begyndt i virksomheden. De kan tilbyde en introduktionskurs for eksponeringen og potentialet for ny virksomhed.
- Begræns barbudene til mousserende vand, øl og vin. Øverste hyldevarer kræver højere priser på hylderne
- Forkort glædelig timen på dit arrangement; mindre tid betyder mindre forbrug
- Overvej en buffet menu i stedet for sidde ned service
Hvis du har fundet en caterer, som du virkelig gerne vil bruge til en kommende begivenhed, forhandle om prisfastsættelsen. Lad dem vide, at du gerne vil ansætte dem, men omkostningerne er et problem. De bør tilbyde forslag til at reducere de samlede omkostninger.
Hvordan man læser og godkender en banket begivenhed ordre (BEO)
En banket arrangement ordre (BEO) er en skriftlig aftale om mad og drikkevarer, lyd / visuel, værelse opsætning, bemanding og andre begivenhedsbehov.
Hvordan koncertgagelisten kan hjælpe med at promovere en begivenhed
Koncertgistelister kan være en stor hovedpine for den der er ansvarlig. Lær mere om, hvad en gæsteliste er, og hvordan den fordeler musik- og begivenhedsfremme
Fordele af lejeren forny leje leje
At få en lejer til at forny deres lejekontrakt kan gøre dit arbejde som udlejer lettere. Her er seks fordele for at holde en nuværende lejer i din udlejning.