Hvordan man læser og godkender en banket begivenhed ordre (BEO)

Spillesteder vil gerne være sikre på, at store begivenheder går uden hitch, eller hvis der er en hitch, vil de være sikre på, at det ikke er deres skyld. Med det for øje opretter de omhyggeligt udformede Banket Event Orders (BEO'er), som arrangementskoordinatorer skal underskrive. Selvom det kan være svært at sagsøge, hvis en BØF ikke følges til brevet, er det til alle formål en lovlig kontrakt; det skal bestemt læses omhyggeligt, inden det underskrives.

Hvad er en banket arrangement ordre (BEO)?

Næsten alle større arrangementer, der er planlagt på et hotel eller et specielt arrangement, kræver en banketbegivenhedsordre eller BEO, som er en kontrakt, der beskriver alle detaljer i arrangementet. Hvis du er en eventplanlægger, vil du blive fortrolig med BEO'er, så du kan sikre, at alle detaljer er dækket korrekt.

Aftalen er ofte skitseret på en formular, der beskriver valg for mad og drikkevarer, audio / visuelt, værelseopsætning, herunder bordcenterværker, bemandingskrav og alle andre ting i forbindelse med din begivenhed. Inkluderet i BEO er en opdelt liste over omkostninger, du skal betale.

Aftalen indeholder højst sandsynligt "blokke" af oplysninger under underpositioner, såsom kontaktoplysninger, tidsplan, mad og drikke arrangementer, værelse opsætning, audiovisuelt, vilkår og betingelser og signaturblokke.

Læsning af arrangementet for banketbegivenhed

Selvom det er indlysende, skal du læse BEO'en og acceptere betingelserne i aftalen, sørg også for at læse fine print.

Sørg for, at du er fuldt informeret om, hvad du accepterer, herunder alle omkostninger.

Kontroller, at følgende er beskrevet i det generelle afsnit i BEO'en:

• Kontaktoplysninger på stedet, herunder et mobilnummer
• Brug af pladsen til arrangementets dag (dobbeltklik for at være sikker på, at Omtalte rum er de rum, du faktisk turnerede)
• Indstil, start og sluttider for begivenheden
• Det samlede antal gæster, der forventes

Mad og drikke arrangementer

En del af BEO vil blive afsat til mad og drikke arrangementer. Du vil sørge for at følgende er detaljeret i dette afsnit:

• Hele menuen, herunder alle kurser
• Hvert element i en buffet, og hvordan hver station skal indstilles og placeres i lokalet
• Hvordan mødestedet har til hensigt at imødekomme behovene hos gæster, der har særlige kostbehov (f.eks. glutenfri eller vegetarisk kost)
• Servicetider
• Særlige forhold vedrørende service, såsom vin og mousserende vand på bordene
• En opdeling af alle fødevarepriser
• Detaljeret liste over alkohol, mærker af alkohol og øl til rådighed i baren

Værelsesopstilling

BEO skal specifikt skitsere hele værelset opstillet. Dette omfatter:

• Placering af tabeller
• Antallet af pladser pr. Bord
• Placering af madstationer
• Placering af underholdning (og detaljer om indkvartering af underholdningsartikler, hvis det er relevant, herunder opbevaring af udstyr, adgang til mad og drikke, skifte plads osv.)
• Placering af bar / s

Nogle BEO'er kan endda indeholde et diagram over indstillet værelse.

Audiovisuelle arrangementer

Audiovisuelle arrangementer ses undertiden på en BEO, men da mange spillesteder kontraherer a / v-tjenester til en tredjepart, kan det være en separat kontrakt.

Hvis det er inkluderet i BEO, skal du sørge for at alle detaljer er afsluttet, før du underskriver kontrakten.

Betingelser og vilkår

Alle kontrakter, herunder BEO'er, har de vilkår og betingelser, du skal overholde. Sørg for at du er opmærksom på alle vilkår og betingelser, før du underskriver dokumentet. For eksempel, hvad er vilkårene i aftalen i tilfælde af en annullering? Hvordan bliver tvister afgjort, hvis en gæst glider og falder?

Det er vigtigt at stille spørgsmål fra facilitetschefen og bekræfte detaljer med din klient, før du underskriver. Når du har underskrevet BEO, er det en bindende kontrakt.