Gebyrstrukturer til Eventplanlægning Virksomheder

Uanset om du starter en begivenhedsplanlægningsvirksomhed for sociale arrangementer, forretningsbegivenheder eller en kombination af begge, skal enhver, der overvejer deres egen virksomhed, være bekymret for at etablere en rimelig kurs for tjenester. Det er vigtigt at vide, hvordan man skal betale for tjenester.

Svaret er desværre ikke enkelt. Flere faktorer går ind i at bestemme sin sats, herunder arrangement planlægning driftsomkostninger, lønninger og overskud.

Virkeligheden er, at satser varierer afhængigt af, hvor du driver din virksomhed, typer projekter, du tager på, og hvad markedet er villig til at betale.

Det afhænger også af dit målmarked. Det vil sige, at din kunde eller kunde vil have et målbudget i tankerne, og dine tjenester skal være konkurrencedygtige inden for disse parametre.

Måder Eventplanlæggere strukturere deres gebyrer

Ikke desto mindre, hvis du ønsker at starte en deltidsarbejde eller endda fuldtidsforretning, er der omkring fem måder at strukturere dit gebyr på og oplyse dine gebyrer til dine kunder:

• Flade projektgebyr
• Procentdel af udgifter
• Tidsfrekvens
• Andel af udgifter plus timepris
• Kommissible satser

Lad os antage, at du vil tjen i gennemsnit $ 75 pr. time for dine tjenester.

Gebyrer Baseret på en flad projektpris

Mange kunder foretrækker at vide, hvor meget et projekt vil koste, inklusive alle gebyrer. Som en begivenhedsplanlægger skal du afgive et fast gebyr og afgøre, hvilke ydelser der skal dækkes for det pågældende beløb.

Dette sætter ansvaret for at administrere et budget direkte på dig, planlæggeren og kræver forudse en række scenarier, hvor omstændighederne kan ændre sig. I dette scenario kan klienten indgå direkte med arrangementplanlæggeren for at koordinere al logistik, catering, mødested, logiomkostninger mv.

Flade projektgebyrer bruges typisk til pakkede begivenheder, som dem, der findes med sportsmarkedsføringsprogrammer, og kan beregnes pr. personbasis med mange bestemmelser og forbehold.

For eksempel går ud fra, at du bliver ansat for at arrangere en dags historisk bytur for 15 gæster. Din klient ønsker, at du citerer et fast gebyr for transport, en privat guide, frokost og eventuelle / alle adgangsgebyrer til spillesteder; dog spørger hun også, at du giver en opdeling på høj niveau for hver udgiftspost.

I dette scenario skal du forhandle / beregne omkostningerne til alle tjenester, inklusive din tid, og citere en samlet sum for udgifter. Det vil være eventplanlæggerens ansvar / risiko for at identificere de nødvendige indskud, betale for alle tjenester og holde ansvaret for alle serviceaftaler.

Gebyrer Baseret på en procentdel af udgifter

I gennemsnit bør de fleste kvalificerede arrangementplanlæggere føle sig godt tilpas med opladning mellem 15-20% af de samlede omkostninger ved en begivenhed som en del af deres gebyr.Afhængigt af programmets kompleksitet og tid det tager at planlægge og udføre en begivenhed, er det til tider nok til at dække en planlæggers samlede pris og kilde til overskud.

For eksempel går ud fra, at du bliver ansat for at arrangere en privat middag på en eksklusiv restaurant til 40 gæster med et gennemsnit på $ 175 pr. Person.

Lad os anslå, at det tager i alt 15 timer at møde din klient, planlægge, deltage og afslutte alle opfølgninger på denne begivenhed. Hvis du opkræver en sats på 18% af de samlede udgifter, tjener du kun lidt mere end din målte timepris på $ 75 / time:

$ 175 x 40 gæster = $ 7, 000 x 18% = $ 1, 260
15 timer x $ 75 / hr = $ 1, 125

Hvis kunden kontraherer med dig for alle tjenester direkte, vil den samlede omkostninger for eventuel udgift til kunden være i alt $ 8, 260.

Gebyrer Baseret på Hourly Rate

Nogle klienter foretrækker at arrangøren af ​​arrangementet angiver en timesats for tjenester og estimerer det samlede antal timer til at styre og udføre et givet klientprogram. Det kan synes at ligne den flade projektrate, men det giver mulighed for større fleksibilitet hos begge parter til at tilpasse sig de ændringer, der måtte være nødvendige undervejs.

Mange forretningsbegivenheder planlæggere fakturerer timeløn for tjenester. Det gør det muligt for en kunde at vide, hvor meget det vil koste at ansætte dine tjenester og lade ham / hende beregne et rimeligt budget. Ofte er årsagen til dette, fordi klienten ønsker at få et bedre håndtag på eventuelle uventede udgifter.

Husk altid at definere omhyggelige parametre omkring forventningerne, så begge parter er enige om, hvilke tjenester der skal leveres. Som en begivenhedsplanlægger skal du medtage en henvisning til fakturering for alle rimelige forretningsomkostninger, der måtte opstå.

Nogle arrangementer planlæggere kan markere driftsomkostninger som fragt, biludlejning og andre diverse udgiftsposter med så meget som 15-20%, mens andre ikke gør det. Hvis du gør det, skal du offentliggøre sådanne markeringer og opnå aftale med din klient på forhånd.

Når det kommer til timeplanlægningsfrekvenser, er det også vigtigt at afgøre, hvor ofte du kan regne for din tid.

Lad os antage, at en klient ansætter dig i oktober for at arrangere et dagsdags seminar i marts. Dine tjenester bliver kontraheret til kilden og forhandles til lokalet, cateringvirksomheden, A / V og bidrager til skabelsen af ​​indhold for et begrænset antal kommunikationsartikler (f.eks. Invitationer, dagsorden, evalueringsskemaer osv.).

Din klient ansætter dig også til at levere on-site management. Du opretter en aftale på forhånd, som du vil fakturere for identificerede tjenester på forskellige tidspunkter, og vil indsende fakturaer for alle ydelser, der udføres til dato hver uge, hver uge eller månedligt.

I henhold til denne aftale skal du og din klient både udarbejde en detaljeret redegørelse for arbejde, der omfatter begge parters forventede ansvar. Derefter kan du estimere et samlet budget på så mange timer plus rimelige udgifter (være klar over, hvad disse detaljer kan indeholde).

Gebyrer Baseret på Procentdel af Udgifter Plus Flatgebyr / Tidsfrekvens

Nogle gange bliver du ansat for at arrangere en begivenhed, og af en eller anden grund foretrækker kunden en sats baseret på en procentdel af udgifter. Dette er dog ikke nok til at dække omkostningerne i din samlede tid og service. I disse situationer er det rimeligt at præsentere dine gebyrer til en samlet pris i to forskellige kategorier.

For eksempel henter en klient dig til at organisere begivenheder i forbindelse med en konference. Din opgave er at organisere to private middage og en golfudflugt, hver med 50 gæster. De samlede omkostninger for disse kombinerede begivenheder løber ca. $ 20.000, men det kræver cirka 60 timer af din tid, og kompleksiteten af ​​dette projekt kan retfærdiggøre en højere fortjenstmargen. Med dette i betragtning kan du komme til dit endelige faste gebyr + timepris med følgende beregninger:

Procentdel af udgifter Estimat:
$ 20, 000 x 18% = $ 3, 600

Timeprisoverslag: < 60 timer x $ 75 / hr = $ 4, 500
Umiddelbart underskud:

$ 900 Hvis du kommer til et underskud, som vi gjorde i eksemplet ovenfor, kan du vælge at citere 15 timer til at styre logistik af flere eksterne leverandører. Dit citat kan så afspejle følgende:

Subtotale hændelsesudgifter:

$ 23, 600 Flatgebyr:
$ 1, 125 (baseret på 15 timer ved $ 75 / hr) du skal nøje afgøre, at du har beregnet dine timer på passende vis (en konto til dækning af ikke-standardmæssige driftsudgifter såsom personlig rejse). Som forventet er det kun få kunder, der glæder sig over senere øgede udgifter, medmindre der er begrundet begrundelse.

Gebyrer baseret på kommissible priser

En anden måde, hvorpå begivenhedsplanlæggere kan indsamle gebyrer for tjenester, er ved at sikre begivenhedsrum gennem arenaer, der tilbyder en kommissibel sats. Disse er gebyrer, der typisk leveres til rejsebureauer til booking af billetter, hotelværelser og andre former for transport.

For eksempel kan mange hoteller forlænge en provisionable sats op til så meget som 10% for værelser og andre udgifter.

Selvom nogle begivenhedsplanlæggere vil omfatte kommissible satser som indtægtskilde for sig selv, kan savvier klienter stille spørgsmålstegn ved eventplanlæggerens følelse af loyalitet, når kommissible satser er involveret. Derfor vil mange erfarne planlæggere begrænse alle planlægningsvalg, der inkluderer en kommissionsomkostninger eller forhandle ikke-provisionerede priser for deres programmer og overføre denne besparelseskilde direkte til deres kundes bundlinje.

Derudover kan nogle kunder være opmærksomme på, at provisible satser eksisterer, og ikke forvente, at deres eksterne konsulenter regner med nogen af ​​de andre identificerede faktureringsmetoder, vi har skitseret, og stadig betaler en provisionspris. Generelt betragtes det ikke som en god form for mange begivenhedsplanlæggere, at de i det væsentlige "double dip" deres indtægtsstrøm på denne måde.

Hvis du accepterer bestillingsfrekvenser, er det bedst ikke at opkræve dine kundegebyrer for dine tjenester ved hjælp af alternative faktureringsmetoder.

Der er scenarier, når kommissible satser giver det mest mening, f.eks. En mindre almennyttig eller forening, der kan ansætte dine tjenester til en medlemskabshendelse eller et møde, og hovedparten af ​​gebyrerne betales direkte af deltagerne i stedet for organisationen .

Et andet scenario kan være, hvis din klient køber klientgaver fra dig, og du kan også tilbyde salgsfremmende genstande. I så fald skal du simpelthen forhandle for salgsfremmende genstande og ikke opkræve betaling for dine ydelser på timebasis, medmindre din klient er opmærksom på alle omkostninger foran.