Video: Email Writing - Beginners to Experts [Email Etiquette] 2024
Mange mennesker, der sender virksomhedskorrespondance via e-mail, er ikke klar over, at der er stor forskel på at bruge det til det formål og til at kommunikere med venner og familie. Når du sender en besked til en kompis eller en slægtning, kan du være ret afslappet. Du kan bruge slang, hvis du vil eller måske endda krydre det med upassende sprog, hvis du ved, at modtageren ikke har noget problem med det. Med andre ord kan du skrive som om du talte til den person.
Erhvervskorrespondance er helt anderledes. God e-mail etikette, faktisk forretningsmæssige etikette generelt, dikterer at du udfører dig selv med professionalisme. Når du er for afslappet, brug slang eller upassende sprog, eller send fejlfyldte meddelelser, det efterlader et dårligt indtryk på modtagerne af din besked. Her er nogle grundlæggende regler for e-mail-etikette.
Selv i en verden, hvor vi altid synes at være travlt for at få tingene gjort så hurtigt som muligt, så vi kan gå videre til den næste opgave, har gode manerer ikke gået ud af stil. Du vil ikke lyde gammeldags, hvis du altid bruger ordene "tak" og "tak". Din modtager vil sætte pris på din høflighed.En anden måde at vise gode manerer på er at henvende sig til folk, du ikke kender, eller kun har et formelt forhold til, ved deres titel og efternavn, for eksempel Mr. White eller Ms Gray. Hvis modtageren af din e-mail foretrækker at blive kaldt af hans eller hendes fornavn, vil han eller hun sandsynligvis rette dig.
Når du svarer på en e-mail, og afsenderen af den originale besked kun har brugt hans eller hendes fornavn, kan du med sikkerhed gå ud fra, at det også er i orden at bruge personens fornavn.
Se din toneTone er en højttaler eller i tilfælde af e-mail, forfatterens, måde at udtrykke hans eller hendes holdning til. Det er en vanskelig ting at formidle skriftligt, men du kan normalt opnå den korrekte tone ved at genlæse din besked flere gange, før du rammer send.
Sørg for at du står over for respektfuld, venlig og tilgængelig. Du vil ikke lyde curt eller krævende.
Hvis du skriver til en person, som du har meddelt før, begynder du med noget venligt som "Jeg håber du har det godt." E-mail forfattere bruger ofte emoticons eller emoji til at formidle en bestemt følelse: glad, trist, forvirret eller ophidset. Brug god bedømmelse her. Hvis du skriver til en person ofte og har et mindre formelt forhold til ham, så kan humørikoner og emoji være okay. For officiel mail, for eksempel, når du skriver til en potentiel arbejdsgiver, skal du blot holde dig til ord.
Det anses altid for dårlig e-mail-etikette at bruge alle store bogstaver. Det lader til, at du råber. Brug heller ikke små bogstaver.Nogle mennesker siger det vil gøre det til at virke som om du mumler.
Vær kortfattet
Enhver tid er værdifuld, og du bør respektere det. Din modtager kan lige have et øjeblik til at læse din e-mail og svare på det. Når du skriver din besked, skal du være så kort som muligt, mens du stadig sørger for at inkludere alle relevante oplysninger. Giv så mange detaljer som din læser skal forstå, hvad du forsøger at formidle.
Undgå at bruge tekstforkortelser
Som et samfund, der bruger meget tid på vores telefoner, har vi vænnet os til at bruge forkortelser for hvert ord to eller flere bogstaver langt.
Vi bruger U i stedet for dig, UR i stedet for din, 2 i stedet for at eller også, plz i stedet for tak, og thx i stedet for tak. Det er fint, hvis din modtager er en ven. Erhvervsmail skal være mere formel. Selvfølgelig er almindeligt anvendte forkortelser såsom Mr. og Mrs., FYI (for din information), ink. , og osv. er fint.
Brug en professionel e-mailadresse
Brug altid den e-mail-adresse, som din arbejdsgiver har tildelt dig til arbejdsrelateret korrespondance, men undgå at bruge den til noget andet. Hvis du for eksempel er jobjagt, skal du bruge en personlig e-mail-konto, men sørg for, at din adresse ser professionel ud. Overvej hvad der står om dig. Er du sexymom @ isp. com eller hotdad @ isp. com? Måske. Men vil du have en potentiel arbejdsgiver at tænke det? Overvej at få en adresse, der bruger dit første for- og efternavn eller dit fulde navn.
Hvis du er så knyttet til din adresse, at du ikke vil ændre den, overvej at tilføje en anden til kun erhvervsmæssig brug. Hvis din internetudbyder (Internet Service Provider) kun leverer en enkelt adresse, skal du undersøge, om du får en gratis konto.
Husk at stavning og grammatikantal
Altid korrekturlæse din email. Du vil være opmærksom på at rette stavning og ordentlig grammatik. Brug en automatisk stavekontrol, hvis du ønsker det, men vær forsigtig med at stole på det for stærkt. Hvis du bruger den forkerte stavemåde til en bestemt brug af et ord, for eksempel to versus vs. også, vil det ikke afhente din fejl. Forsøg ikke at gætte stavningen af et ord. Du bør se det op i en gratis online ordbog.
God grammatik er afgørende. Du kan bruge sammentrækninger, når du vil formidle en mere konversationstone. Brug aldrig slang eller noget stødende sprog.
Email Etiquette Tips til jobsøgere
Her er information om, hvad du skal medtage i dine jobsøgningsemails, hvordan at formatere dine e-mails, og hvordan du sikrer, at dine e-mail-meddelelser åbnes og læses.
Business Introduktion Etiquette til mænd og kvinder
Indførelsesreglerne i en forretningsindstilling er ikke meget anderledes end den accepterede skik af personlige introduktioner i en social indstilling.
Fly Spotting Etiquette: Gør det ikke for begyndere
Der er virkelig ingen ret eller forkert måde at få øje på fly. Men her er et par af de gør og don't af planet spotting verden.